Платежная ведомость — это первичный учетный документ, который оформляется при выдаче заработной платы сотрудникам наличными деньгами из кассы организации. Чаще всего для этих целей применяется унифицированная форма Т-53, утвержденная Постановлением Госкомстата России от № 1. В данной статье подробно рассмотрим, что представляет собой платежная ведомость, как правильно ее заполнить и какие требования к ней предъявляются.
Что такое платежная ведомость и для чего она нужна
Платежная ведомость служит для документального подтверждения факта выплаты заработной платы работникам. Она фиксирует:
- фамилии, имена и отчества сотрудников;
- табельные номера работников;
- суммы, подлежащие выплате каждому сотруднику;
- подписи работников, подтверждающие получение денежных средств;
- общую сумму выданной и депонированной заработной платы.
Документ является основанием для списания денежных средств из кассы организации и подтверждает исполнение работодателем обязанности по выплате заработной платы в установленные сроки.
Какие формы зарплатных ведомостей существуют
В практике кадрового и бухгалтерского учета применяються три основные формы:
- Форма Т-49, расчетно-платежная ведомость. Объединяет в себе расчет начислений, удержаний и выплату заработной платы. Используется как единый документ при выдаче зарплаты наличными.
- Форма Т-51 — расчетная ведомость. Применяется для расчета заработной платы, когда выплата производится на банковские карты сотрудников.
- Форма Т-53 — платежная ведомость. Используеться исключительно для оформления фактической выплаты зарплаты наличными через кассу.
Кроме того, существует форма Т-53а — журнал регистрации платежных ведомостей, в котором учитываются все составленные в организации ведомости.
Следует помнить, что с 2013 года применение унифицированных форм не является обязательным: организация вправе разработать собственный бланк платежной ведомости, утвердив его в учетной политике. Однако форма Т-53 остается наиболее удобной и распространенной.
Структура платежной ведомости Т-53
Документ состоит из двух основных частей:
Титульный лист
На титульном листе указываются:
- наименование организации и структурного подразделения (если ведомость формируется по подразделению);
- код по ОКПО;
- номер документа и дата его составления;
- расчетный период, за который производится выплата (как правило, месяц);
- срок выплаты заработной платы;
- общая сумма к выплате — цифрами и прописью;
- подписи руководителя организации и главного бухгалтера, разрешающие выплату.
Табличная часть
Таблица содержит следующие графы:
- порядковый номер записи;
- табельный номер работника;
- фамилия и инициалы сотрудника;
- сумма к выплате;
- графа для подписи работника о получении денег;
- примечание (например, отметка о депонировании).
Порядок заполнения платежной ведомости
Для правильного оформления документа необходимо выполнить следующие шаги:
- Заполнить шапку документа. Указать наименование организации, номер и дату ведомости, расчетный период и сроки выплаты.
- Указать общую сумму выплаты. Сумма проставляется цифрами и обязательно прописью — это исключает ошибки и подделки при расчетах.
- Заполнить табличную часть. Внести данные по каждому работнику: табельный номер, ФИО, сумму к выдаче.
- Получить подписи работников. При получении денег каждый сотрудник расписывается в соответствующей графе.
- Оформить итоги. В конце ведомости указывается общая сумма выданной заработной платы (строка «По настоящей ведомости выплачено») и депонированной суммы (строка «и депонировано»).
- Указать реквизиты расходного кассового ордера (форма КО-2), по которому деньги были получены для выплаты зарплаты из кассы.
- Оформить подписи. Ведомость подписывают руководитель, главный бухгалтер и кассир, ответственный за выдачу средств.
Депонирование заработной платы
Если по истечении срока выплаты (обычно 3–5 дней) какой-либо работник не получил заработную плату, против его фамилии в графе «Подпись» проставляется отметка «Депонировано». Невыданные суммы сдаются в банк, а работник может получить их позднее по расходному кассовому ордеру.
Исправления и хранение документа
Платежная ведомость является кассовым документом, поэтому исправления в ней нежелательны. Если ошибка все же допущена, неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, рядом вносится правильное значение с пометкой «Исправленному верить», подписью ответственного лица и датой. Однако лучше составить новый бланк.
Заполненная и закрытая ведомость подшивается к расходному кассовому ордеру и хранится в архиве организации не менее 5 лет.
Ответственный за составление
Ответственным за составление платежной ведомости является специалист, ведущий начисление заработной платы в организации, — как правило, бухгалтер по расчету зарплаты. Документ должен быть утвержден к выплате: об этом свидетельствуют подписи руководителя и главного бухгалтера в шапке документа.
Платежная ведомость по форме Т-53 — важный первичный документ, подтверждающий выплату заработной платы наличными. Правильное ее оформление защищает работодателя от претензий со стороны работников и контролирующих органов. Бланк ведомости можно скачать в формате Excel или Word на специализированных бухгалтерских ресурсах либо сформировать автоматически в учетной программе (например, 1С). Главное — соблюдать порядок заполнения, получать подписи всех работников и обеспечивать надлежащее хранение документа.