Платежное поручение (ПП, платежка) — это банковский документ, с помощью которого организация переводит денежные средства со своего расчетного счета на счет получателя․ Одна из распространенных ситуаций его использования — возмещение сотруднику перерасхода по авансовому отчету, когда работник потратил на служебные нужды больше, чем получил под отчет․
Когда оформляется платежное поручение на возмещение по авансовому отчету
Сотрудник, направленный в командировку или закупающий товары и материалы для нужд компании, получает денежные средства под отчет․ После выполнения задания он составляет авансовый отчет и прикладывает подтверждающие документы (чеки, билеты, БСО, накладные)․ Если фактические расходы превысили выданный аванс, возникает перерасход, который работодатель обязан возместить работнику․
Возмещение может быть произведено:
- наличными из кассы организации (расходный кассовый ордер);
- безналичным путем, перечислением на банковскую карту или счет сотрудника․ Именно в этом случае оформляется платежное поручение․
Основание для перечисления средств
Прежде чем бухгалтерия сформирует платежку, должны быть выполнены следующие условия:
- Сотрудник представил авансовый отчет с оправдательными документами․
- Отчет проверен бухгалтерией и утвержден руководителем организации․
- Сумма перерасхода подтверждена документально и отражена в учете (проводка Дт 71 Кт 50/51)․
Как заполнить платежное поручение: основные реквизиты
Платежное поручение оформляется по форме, утвержденной Положением Банка России о правилах перевода денежных средств․ При возмещении расходов сотруднику обратите внимание на следующие поля:
- Получатель — ФИО сотрудника полностью, его ИНН (при наличии), реквизиты банковского счета (номер счета, БИК банка, наименование банка, корреспондентский счет)․
- Сумма — размер перерасхода по утвержденному авансовому отчету, цифрами и прописью․
- Назначение платежа — например: «Возмещение перерасхода по авансовому отчету № 15 от (командировочные расходы)․ НДС не облагается»․
- Очередность платежа, как правило, указывается 5-я очередь․
- Код (УИН) — проставляется «0», если платеж не связан с бюджетными обязательствами․
Образец назначения платежа
Примеры корректных формулировок в поле «Назначение платежа»:
- «Возмещение расходов по авансовому отчету № 8 от Иванову И․И․ (покупка канцелярских товаров)․ НДС не облагается»․
- «Перечисление перерасхода по командировке по авансовому отчету № 22 от ․ Без НДС»․
Налоговые нюансы
Возмещение подтвержденных документально расходов по авансовому отчету не является доходом сотрудника, поэтому НДФЛ и страховые взносы на эту сумму не начисляются․ Однако если оправдательные документы отсутствуют или расходы превышают установленные нормы (например, суточные сверх 700 рублей по России), разница может быть признана налогооблагаемым доходом работника․
Типичные ошибки при оформлении
- Неверно указаны реквизиты карты/счета сотрудника — деньги могут быть возвращены банком․
- В назначении платежа не указан номер и дата авансового отчета — это затрудняет сверку и вызывает вопросы при проверках․
- Перечисление произведено до утверждения авансового отчета руководителем․
- Отсутствует пометка «НДС не облагается», что может привести к запросам со стороны банка в рамках 115-ФЗ․
Платежное поручение на возмещение расходов по авансовому отчету, стандартный документ, но его корректное оформление важно для бухгалтерского и налогового учета․ Главное — опираться на утвержденный авансовый отчет, точно указывать реквизиты сотрудника и подробно формулировать назначение платежа со ссылкой на номер и дату отчета․