Одна из самых распространённых проблем, с которой сталкиваются бухгалтеры и расчётчики заработной платы при работе в программах 1С (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия), — ситуация, когда при автоматическом заполнении ведомости на выплату суммы к выплате отсутствуют, равны нулю или сотрудник вообще не попадает в документ. В этой статье подробно разберём основные причины такого поведения программы и способы их устранения.
Как программа формирует суммы к выплате
Прежде чем искать ошибку, важно понимать логику работы программы. При заполнении ведомости по кнопке «Заполнить» 1С анализирует:
- остатки взаиморасчётов с сотрудниками (начислено, но не выплачено);
- соответствие вида выплаты (аванс, зарплата, отпускные, премия) документам начисления;
- задолженность сотрудника перед организацией;
- удержания по исполнительным документам;
- способ выплаты, указанный в карточке сотрудника (через кассу, в банк, на счёт).
Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, сумма к выплате может не сформироваться.
Основные причины отсутствия сумм к выплате
Задолженность сотрудника перед организацией
Если на момент выплаты аванса у сотрудника имеется задолженность перед организацией (например, в прошлом месяце ему ошибочно выплатили больше, чем было начислено), то при автоматическом заполнении ведомости сумма к выплате уменьшается на сумму этой задолженности. Если долг превышает сумму аванса, сотрудник вообще не включается в ведомость.
Как проверить: сформируйте Расчётный листок сотрудника — сумма задолженности будет видна в нём. Также можно воспользоваться отчётом «Взаиморасчёты с сотрудниками по остаткам и оборотам».
Несоответствие вида выплаты документу начисления
Алгоритм программы таков: каждому документу выплаты должен соответствовать свой документ-основание. Типичные ошибки:
- в 1С:Бухгалтерии сделано начисление аванса, а в ведомости на выплату установлен флажок «Зарплата»;
- в 1С:ЗУП начислен отпуск, а в ведомости в поле «Выплачивать» указано не начисление отпуска, а, например, начисление зарплаты.
В результате программа либо не заполняет ведомость вовсе, либо заполняет её с ошибками. Решение: проверьте, что вид выплаты в ведомости точно соответствует виду начисления.
Неправильно указан вид дохода в настройках вида начисления
Если в настройках начисления неверно указан вид дохода (или код дохода для НДФЛ), программа может некорректно определять суммы, подлежащие выплате. Проверьте настройки вида начисления в разделе настроек зарплаты.
Неверный способ выплаты зарплаты сотрудника
Если в карточке сотрудника указан способ выплаты «через банк» (зарплатный проект), то автоматически по кнопке «Заполнить» он будет попадать только в документ «Ведомость в банк». В ведомость через кассу такой сотрудник не попадёт. Аналогично и наоборот. Проверьте способ выплаты в личных данных сотрудника.
Удержания по исполнительным документам
Когда с доходов сотрудников производятся удержания по исполнительным листам, в ведомостях в банк и на счета заполняется колонка «Взыскано». Если сумма удержаний велика, сумма к выплате может оказаться нулевой. Проверьте колонку «Взыскано» и документы удержаний.
Ошибки в остатках регистров прошлых периодов
Иногда проблема уходит корнями в прошлые периоды: например, невыплаченные суммы сторнируются при проведении документа так, как будто выплаты не было, и включаются в очередную ведомость. Это приводит к искажению сумм к выплате в текущем периоде (рядом с суммой указывается «в т.ч. за июль, август» и т.д.).
Решение: остатки регистров можно скорректировать, не перепроводя ведомости прошлого года, с помощью служебных документов корректировки или обработок. Перед этим обязательно сделайте резервную копию базы.
Особенности выплаты прочих доходов
В конфигурации ЗУП ПРОФ выплата прочих доходов не предусмотрена: такие доходы сразу считаются выплаченными при проведении документов начисления. Поэтому в ведомости они не попадают, это нормальное поведение программы, а не ошибка.
Округление копеек
В 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 в ведомости на выплату заработной платы с видом «Аванс» суммы отражаются без учёта копеек. Если сумма аванса небольшая, после округления она может визуально отличаться от ожидаемой.
Пошаговый алгоритм диагностики
- Сформируйте Расчётный листок сотрудника и проверьте наличие задолженности (как за организацией, так и за сотрудником).
- Проверьте отчёт «Взаиморасчёты с сотрудниками» — есть ли положительный конечный остаток к выплате.
- Убедитесь, что вид выплаты в ведомости соответствует виду начисления.
- Проверьте способ выплаты в карточке сотрудника.
- Проверьте наличие удержаний по исполнительным документам (колонка «Взыскано»).
- Сверьте НДФЛ: сумма налога в ведомости должна соответствовать НДФЛ за период из расчётного листка.
- При необходимости скорректируйте ведомость вручную: создайте ведомость на выплату и удалите или измените строку с некорректной суммой в графе «К выплате».
Отсутствие сумм к выплате в расчётной ведомости — почти всегда следствие либо задолженности сотрудника, либо несоответствия настроек (вид выплаты, способ выплаты, вид дохода), либо ошибок в остатках регистров прошлых периодов. Систематическая проверка расчётных листков и отчётов по взаиморасчётам позволяет быстро локализовать проблему и исправить её без перепроведения документов прошлых периодов.