Ситуация, когда при создании документа «Начисление заработной платы» список сотрудников оказывается пустым или в нем отсутствуют конкретные работники, — одна из самых частых проблем у специалистов по зарплате и HR-менеджеров, работающих в конфигурации 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом). Причины могут кроться как в настройках самого документа, так и в кадравых документах, штатном расписании или графиках работы.

В данной статье подробно разберем основные причины этой проблемы и пошаговые алгоритмы их устранения для редакций 3.1 и 8.3.

Проверка параметров периода и отбора в документе

Первым делом необходимо проверить «шапку» документа и настройки отбора. Часто ошибка кроется в несовпадении дат.

• Период регистрации (Дата документа): Дата документа должна попадать в период действия трудового договора и назначения на должность. Если сотрудник нанят 15-го числа, а документ создается за 1-е число — он не попадет в начисление.
• Расчетный период: Поле «Период» (или «Расчетный период») в табличной части или шапке должно соответствовать отработанному времени. Для месячной зарплаты это обычно календарный месяц.
• Организация и Подразделение: Проверьте, выбрана ли правильная организация. Если в документе указана конкретная организация, а сотрудник числится в другой (даже в рамках одного информационного база), он не отобразится. Аналогично с подразделением — если стоит фильтр по конкретному подразделению.
• Настройка отбора (шестеренка/настройки списка): Откройте настройки списка (обычно значок «шестеренка» или «Настройки» над табличной частью). Убедитесь, что не стоят случайные отборы: по конкретным сотрудникам, по виду начисления, по категории персонала, которые исключают нужных людей.

Кадровые документы: Прием и Перевод

Документ начисления заполняется на основании данных регистров сведений, которые формируются кадровиками. Если кадровые документы не проведены или проведены с ошибками, сотрудник «невидим» для зарплаты.

Документ «Прием в организацию»

• Проведен ли документ? Только проведенные документы создают записи в регистрах.
• Дата приема: Должна быть меньше или равна дате начисления.
• Трудовой договор: На вкладке «Основное» или «Дополнительно» должен быть заполнен трудовой договор. Без договора нет основания для начисления.
• Ставка и график работы: В табличной части «Должности» (или на вкладке «Основное» в ЗУП 3.1) обязательно должна быть указана Ставка (например, 1.0) и График работы. Если ставка 0 или график не выбран — расчет не произойдет.

Документ «Перевод в организацию» / «Изменение условий труда»

Если сотрудник давно работает, но переводился на другую должность или менялась ставка:

• Проверьте дату перевода. Новая должность действует с даты перевода.
• Проверьте, не стоит ли флаг «Не участвует в расчете заработной платы» в строке должности (встречается редко, но бывает при специфических настройках).

Штатное расписание и штатные единицы

В 1С:ЗУП 3.1 связь сотрудника со штатным расписанием стала более строгой.

• Наличие вакантной штатной единицы: Сотрудник должен быть привязан к конкретной строке штатного расписания (Штатная единица). Откройте карточку сотрудника (или документ Приема) и посмотрите поле «Штатная единица». Если оно пустое, начисление не сработает.
• Соответствие должности: Должность в штатной единице должна совпадать с должностью в трудовом договоре/приказе о приеме.
• Период действия штатной единицы: Штатная единица должна действовать на дату начисления (не должна быть закрыта или удалена).
• Количество ставок: В штатной единице должно быть достаточно ставок для приема этого сотрудника (свободные ставки > 0).

Графики работы и производственный календарь

Отсутствие графика работы — критическая ошибка.

• В карточке сотрудника (раздел «Персонал» -> «Сотрудники» -> выбираем сотрудника -> вкладка «Зарплата» или в документе Приема) должен быть заполнен График работы (например, «Пятидневка», «Шестидневка», «Сменный» и т.д.).
• Для графика работы должен быть настроен Производственный календарь на текущий год (раздел «Администрирование» -> «Производственные календари»). Если календаря нет, программа не знает, сколько дней/часов отработано;
• Если используется Суммированный учет рабочего времени, проверьте настройку графика и период суммированного учета.

Настройки трудового договора и вида начисления

Даже если сотрудник есть в списке, конкретное начисление (Оклад, Тарифная ставка) может не рассчитаться.

• Вид начисления в трудовом договоре: Откройте Трудовой договор сотрудника. На вкладке «Начисления» должен быть хотя бы один вид начисления (Оклад, Тар. ставка) с заполненным Основанием» (Фиксированная сумма или По тариф. ставке) и суммой/ставкой.
• Флаг «Не начислять»: Проверьте, не стоит ли в строке начисления в трудовом договоре флаг «Не начислять» или «Не участвует в расчете среднего» (хотя последний не мешает попаданию в документ).
• Действие начисления: Период действия начисления в трудовом договоре должен пересекаться с периодом документа «Начисление заработной платы».

Особенности заполнения документа «Начисление заработной платы»

Кнопка «Заполнить» vs Ручной ввод

Обычно документ заполняется кнопкой «Заполнить» (или «Заполнить по расписанию/графику»). Если вы вводите строки вручную — программа не проверит корректность оснований автоматически.

Заполнение по табелю учета рабочего времени

Если в организации ведется табель (документ «Табель учета рабочего времени»), документ начисления часто заполняют на основании табеля. В этом случае:

• Табель должен быть проведен.
• В табеле должны быть отражены отработанные часы/дни (коды «Я», «Р», «Н» и т.д.).
• Если табель пуст или не проведен — документ начисления, заполненный на его основании, будет пустым.

Настройка автозаполнения (ЗУП 3.1)

В ЗУП 3.1 существует механизм «Настроек расчета заработной платы» (доступен из меню «Зарплата» -> «Настройки расчета» или через гиперссылку в документе). Проверьте:

• Включены ли нужные виды расчета в настройке для данной организации/подразделения.
• Не стоит ли галочка «Не рассчитывать автоматически» для нужных видов начислений.

Специфические ситуации и «подводные камни»

Внутреннее совместительство

Если сотрудник оформлен как внутренний совместитель, он имеет две записи в списке сотрудников (Основное место работы и Совместительство). Документ начисления заполняеться отдельно для каждого вида занятости. Проверьте, не смотрите ли вы на вкладку «Основное место», а сотрудник оформлен только как совместитель (или наоборот). В шапке документа есть поле «Вид занятости».

ГПХ (Гражданско-правовые договоры)

Сотрудники по ГПХ (договоры подряда, авторские задания) не попадают в документ «Начисление заработной платы». Для них используется документ «Начисление по ГПХ» или «Акт приема-передачи». Не путайте эти потоки.

Увольнение или Отпуск без сохранения содержания

• Если сотрудник уволен (документ «Увольнение» проведен) — он не попадет в начисление за период после даты увольнения.
• Если сотрудник в отпуске по уходу за ребенком (документ «Отпуск по уходу за ребенком») и за этот период не предусмотрено выплат (пособия считаются отдельно) — оклад не начислится. Но сам сотрудник может отображаться в списке с нулевой суммой.

Удаленная работа / Иностранные работники

Для удаленных сотрудников (ст. 312.1 ТК РФ) и иностранных граждан обязательно наличие соответствующих доп. соглашений и настроек в трудовом договоре (вид режима работы «Удаленная»). Их отсутствие не исключает из начисления оклада, но может повлиять на расчет НДФЛ и страховых взносов.

Диагностика с помощью отчетов и регистров

Если визуальный осмотр документов не помог, используйте инструменты 1С:

1. Отчет «Анализ кадровых документов сотрудника» (Персонал -> Отчеты): Показывает полную историю: прием, переводы, ставки, графики, штатные единицы на любую дату. Позволяет увидеть «провалы» в данных.
2. Отчет «Сотрудники организации» (Персонал -> Отчеты): С настройкой отбора по дате и организации. Покажет, кого программа считает работающим на конкретную дату.
3. Регистры сведений (для продвинутых пользователей):
   • Занятость сотрудников: Ключевой регистр. Проверьте записи на дату начисления: есть ли строка с нужным сотрудником, организацией, подразделением, должностью, ставкой > 0, графиком работы.
   • Штатные единицы организаций: Проверьте наличие свободных ставок и привязку сотрудника.
   • Трудовые договоры: Проверьте наличие действующего договора с настройками начислений.
4. Консоль отчетов / СКД: Создайте быстрый отчет по регистру «ЗанятостьСотрудников» с отбором по Периоду, Организации и Сотруднику. Это самый точный способ узнать, «видит» ли расчетный движок сотрудника.

Алгоритм быстрой проверки (Чек-лист)

1. Дата документа «Начисление» попадает в период работы сотрудника?
2. Выбрана верная Организация в шапке документа?
3. Сотрудник имеет проведенный документ «Прием в организацию»?
4. В Приеме заполнены: Должность, Ставка (>0), График работы, Штатная единица?
5. Трудовой договор активен и содержит вид начисления (Оклад) с суммой?
6. Штатная единица существует, активна, имеет свободные ставки?
7. Производственный календарь на год утвержден для графика работы сотрудника?
8. Нажата кнопка «Заполнить» в документе начисления (или заполнено на основании Табеля)?
9. В настройках списка документа нет лишних отборов?

В 90% случаев проблема «сотрудник не попадает в начисление» решается проверкой трех основных условий: актуальность кадровых документов (Прием/Перевод), корректность заполнения Ставки и Графика работы, привязку к действующей Штатной единице.

Рекомендуется вести кадровый учет строго хронологически, проводить документы сразу после подписания приказа и регулярно использовать отчет «Анализ кадровых документов сотрудника» для выявления пробелов до начала расчетного периода. Это сэкономит часы работы при закрытии месяца.