Выплата заработной платы наличными денежными средствами через кассу организации — это традиционный и полностью законный способ расчетов с сотрудниками. Несмотря на широкое распространение безналичных перечислений на банковские карты, многие организации и индивидуальные предприниматели продолжают выдавать зарплату «из кассы». В данной статье подробно рассмотрим порядок, документальное оформление и ответственность работодателя при наличном расчете с работниками.

Правовые основы выплаты заработной платы наличными

Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, заработная плата выплачивается в денежной форме в валюте Российской Федерации, то есть в рублях. Законодательство не запрещает выплачивать зарплату наличными — выбор способа расчетов остается за работодателем и работником и закрепляется в трудовом или коллективном договоре.

Ключевые требования законодательства:

• заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца;
• конкретные даты выплат устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором;
• дата выплаты не может быть позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена зарплата;
• при совпадении дня выплаты с выходным или праздничным днем зарплата выдается накануне;
• работнику при каждой выплате должен выдаваться расчетный листок с указанием составных частей заработной платы, удержаний и итоговой суммы.

Источники наличных денег для выплаты зарплаты

На выплату заработной платы организация может направлять:

1. Наличную выручку, поступившую в кассу — это прямо разрешено Указанием ЦБ РФ от № 5348-У «О правилах наличных расчетов», которое позволяет расходовать наличную выручку на выплаты работникам.
2. Денежные средства, снятые с расчетного счета — организация получает наличные в банке по чеку или корпоративной карте с целевым назначением «на выплату заработной платы».

Индивидуальный предприниматель закрепляет удобный способ расчетов по заработной плате в трудовом договоре (микропредприятия вправе использовать типовую форму трудового договора).

Документальное оформление наличной выплаты

При наличном расчете работодателю крайне важно зафиксировать момент выдачи денег, поскольку за просрочку выплаты заработной платы предусмотрена ответственность. Для документального подтверждения факта расчета в установленный срок применяются унифицированные формы первичных документов (либо самостоятельно разработанные и утвержденные в учетной политике формы):

• Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) — совмещает начисление и выплату заработной платы;
• Расчетная ведомость (форма № Т-51) — используется для начисления;
• Платежная ведомость (форма № Т-53) — применяется только для выплаты.

Порядок выдачи денег

1. Бухгалтерия составляет ведомость, в которой указываются фамилии работников, суммы начислений, удержаний и суммы к выдаче.
2. Ведомость подписывается руководителем организации и главным бухгалтером.
3. На общую сумму по ведомости оформляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2).
4. В ведомости указывается срок выплаты (как правило, не более 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке).
5. Кассир подготавливает подлежащую выдаче работнику сумму и передает ему ведомость для подписания.
6. Работник расписывается в получении денег в соответствующей графе ведомости.
7. В конце ведомости указываются итоговые суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

Депонирование невыплаченной зарплаты

Если работник по каким-либо причинам (болезнь, командировка, отпуск) не получил заработную плату в установленный срок, по истечении периода выплаты в расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) или платежной ведомости (форма № Т-53) против его фамилии — соответственно в графах 23 и 5 — делается отметка «Депонировано».

Депонированные суммы сдаются в банк на расчетный счет организации и выдаются работнику позднее по его требованию на основании расходного кассового ордера. Следует помнить, что согласно статье 236 ТК РФ невыданная в срок заработная плата считается задержанной, поэтому работодателю рекомендуется выплачивать депонированные суммы не позднее дня, следующего за днем обращения работника.

Ответственность за нарушение сроков выплаты

За нарушение установленных сроков выплаты заработной платы работодатель несет ответственность:

• Материальную (ст. 236 ТК РФ) — компенсация в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной суммы за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты;
• Административную (ст. 5.27 КоАП РФ), штраф для должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, для ИП, от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей (при повторном нарушении штрафы увеличиваются);
• Уголовную (ст. 145.1 УК РФ) — при длительной невыплате зарплаты из корыстной или иной личной заинтересованности.

Может ли работник требовать выплату наличными?

Способ выплаты заработной платы определяется трудовым или коллективным договором. Если в договоре закреплено перечисление зарплаты исключительно на банковский счет, работодатель не обязан соглашаться на требование работника о выплате наличными. И наоборот — если договором предусмотрена выдача через кассу, работник вправе подать заявление о переводе выплат на свою банковскую карту, указав реквизиты не позднее чем за 15 календарных дней до дня выплаты.

Преимущества и недостатки наличного расчета

Преимущества:

• не требуется заключение зарплатного проекта с банком и оплата банковских комиссий;
• удобно для небольших организаций и ИП с малым штатом;
• работники получают деньги сразу, без ожидания зачисления на карту.

Недостатки:

• необходимость организации кассы и соблюдения кассовой дисциплины;
• повышенные требования к документальному оформлению и хранению наличных;
• риски, связанные с транспортировкой и хранением крупных сумм;
• необходимость депонирования при неявке работников.

Наличный расчет с работниками по выплате заработной платы — законный и рабочий инструмент, который при грамотной организации не вызывает претензий со стороны контролирующих органов. Главные условия: закрепить способ выплаты в трудовом или коллективном договоре, строго соблюдать сроки, установленные статьей 136 ТК РФ, правильно оформлять расчетно-платежные и платежные ведомости, выдавать расчетные листки и своевременно депонировать невостребованные суммы. Соблюдение этих правил защитит работодателя от штрафов и обеспечит прозрачность расчетов с персоналом.