Личное дело государственного гражданского служащего — это основной документ, содержащий сведения о прохождении службы, назначениях, поощрениях, взысканиях, результатах аттестаций и иных сведениях, предусмотренных законодательством. Доступ к нему строго регламентирован Федеральным законом от № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ», Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом от № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья актуальна на . Ниже подробно разобраны основания, процедура и представлен образец запроса.

Правовые основания предоставления личного дела

Согласно ч. 2 ст. 10 Закона № 79-ФЗ, госслужащий имеет право ознакомиться с материалами своего личного дела. Порядок такого ознакомления устанавливается федеральным законом и нормативными правовыми актами, принимаемыми в соответствии с ним (в отличие от работников коммерческих организаций, где порядок часто регламентируется локальными актами);

• Ст. 86 ТК РФ, гарантирует право работника (в т.ч. госслужащего) на ознакомление с документами, непосредственно касающимися его трудовой деятельности.
• Ст. 10 Закона № 79-ФЗ — специальная норма для госслужащих, закрепляющая право на ознакомление с личным делом и получение копий документов.
• Постановление Правительства РФ от № 81 «Об утверждении Положения о личном деле федерального государственной гражданской службы» (применяется по аналогии на региональном/муниципальном уровне, если иные акты не установлены).

Важно: Как указано в судебной практике (в т.ч. материалах КонсультантПлюс), отказ в ознакомлении с личным делом (за исключением документов, содержащих гостайну или сведения о частной жизни третьих лиц) является незаконным и может быть обжалован в суде.

Кто и в каком случае имеет право на запрос

1. Сам госслужащий — в любой момент прохождения службы (для проверки достоверности сведений, подготовки к аттестации, обжалования взыскания и т.д.).
2. Уполномоченный представитель — по нотариальной доверенности или доверенности, заверенной руководителем органа (ст. 185 ГК РФ).
3. Судебные органы, прокуратура, следственные органы, в рамках производственного расследования или судебного разбирательства (на основании постановления/определения).
4. Новый работодатель (орган госслужбы) — при переводе госслужащего (передается по инвентаризационному акту, а не «на руки»).

Порядок подачи запроса и сроки рассмотрения

Этап 1: Написание заявления

Заявление пишется от имени госслужащего руководителю органа (или уполномоченному лицу — начальнику кадровой службы/отдела кадров). Свободная форма, но с обязательными реквизитами (см. образец ниже).

Этап 2: Подача

• Лично в канцелярию/отдел кадров (на вторую копию ставится отметка о принятии).
• По почте (ценным письмом с вложением и описью вложения).
• Через систему электронного документооборота (СЭД), если она внедрена в органе.

Этап 3: Рассмотрение и предоставление

Закон не устанавливает жесткий срок для предоставления личного дела к ознакомлению (в отличие от 3 рабочих дней на выдачу копий документов по ст. 62 ТК РФ). Однако руководствуясь принципом разумного срока (ст. 8 Закона № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан») и судебной практикой, оптимальный срок — 3–5 рабочих дней.

Ознакомление происходит только в помещении органа (в кабинете кадровика или специально отведенном месте) под контролем ответственного лица. Выдача личного дела «на руки» или домой запрещена (риск утери, подмены, повреждения);

Этап 4: Составление акта ознакомления

После ознакомления составляется Акт ознакомления с личным делом (подписывается госслужащим и ответственным лицом). В акте можно зафиксировать замечания по содержанию дела (например, неполноту, ошибки).

Образец заявления (запроса) на ознакомление с личным делом

Образец Акта ознакомления с личным делом (для информации)

Документ составляется кадровиком в 2 экземплярах (один остается в деле, второй — у госслужащего).

Получение копий документов из личного дела

Согласно ч. 2 ст. 10 Закона № 79-ФЗ и ст. 62 ТК РФ, госслужащий имеет право получить копии любых документов из своего личного дела (кроме содержащих гостайну или сведения о частной жизни других лиц без их согласия).

• Срок выдачи копий: не позднее 3 рабочих дней с дня обращения (ст. 62 ТК РФ).
• Оплата: копии выдаются бесплатно (п. 23 Постановления Пленума ВС РФ от № 2).
• Заверение: копии заверяются подписью руководителя органа (или уполномоченного лица) и скрепляются печатью органа (если печать предусмотрена).

Типичные ошибки и риски

Особенности при увольнении и передаче дела

При увольнении госслужащего личное дело не выдается на руки. Оно направляется в архив органа или в новый орган госслужбы (при переводе) по инвентаризационному акту (ф. № 0504421 или внутренняя форма).

Госслужащий имеет право перед увольнением ознакомиться с делом и получить копии нужных документов (справка о стаже, копии приказов о присвоении классных чинов, награждении и т.д. для Пенсионного фонда/СФР).

Запрос на личное дело — это законное право госслужащего, закрепленное в ст. 10 Закона № 79-ФЗ. Ключевые правила:

1. Пишите официальное заявление (образец выше) с регистрацией во входящих.
2. Ознакомление — только в органе, под контролем кадровика.
3. Обязательно подписывайте Акт ознакомления (фиксируйте замечания, если есть).
4. Копии документов выдаются в течение 3 дней бесплатно.

В случае нарушения прав (отказ, задержка, неполное дело) — обращайтесь в суд по месту нахождения органа (иск освобожден от госпошлины по ст. 333.36 НК РФ для трудовых споров, к которым приравниваются споры госслужащих).

---

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормативная база актуальна на . Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональному юристу, специализирующемуся на государственной службе.