Уничтожение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — это строго регламентированная процедура, требующая обязательного документального оформления. Главным документом, подтверждающим факт уничтожения, является Акт об уничтожении (списании) испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. В данной статье мы подробно разберем требования к составлению акта, его обязательные реквизиты, порядок проведения комиссии и предоставим актуальный образец заполнения на 2026 год.
Нормативная база и актуальность на 2026 год
Порядок ведения, хранения и уничтожения трудовых книжек регулируется:
- Постановлением Правительства РФ от № 645 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, бланков трудовых книжек и вкладышей в них» (п. 39, 40).
- Приказом Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по порядку заполнения трудовых книжек».
- Внутренними локальными нормативными актами организации (Политикой по кадровому делопроизводству, Инструкцией по работе с трудовыми книжками).
Важно: Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажные бланки по-прежнему используются (по желанию сотрудника или для архивных целей), а значит, процедура их уничтожения остается актуальной. Формы бланков акта не установлены строго законодательно, поэтому организации вправе разработать свой бланк, закрепив его в учетной политике или отдельном приказе, опираясь на рекомендации КонсультантПлюс, ГАРАНТ и типовые образцы (например, редакции от 2025–2026 гг.).
Когда необходимо составить акт об уничтожении?
Акт составляется в следующих основных случаях:
- Испорченные бланки: при заполнении допущены ошибки, исправления, помарки, порванные страницы, попавшая влага/краска, делающие бланк непригодным к использованию.
- Бланки с истекшим сроком годности: если бланки были приобретены заранее и не успели быть использованы до изменения реквизитов формы (редкий случай, но возможный при смене серии).
- Остатки при ликвидации/реорганизации: при прекращении деятельности работодателя все неиспользованные бланки подлежат уничтожению с составлением акта.
- Обнаружение недостач/потерь: при инвентаризации выявлены отсутствующие бланки (оформляется отдельный акт о расследовании причин потерь, а затем акт об уничтожении/списании, если они найдены в непригодном виде).
- Председатель (обычно заместитель директора по кадрам или главный бухгалтер).
- Члены комиссии (кадровые специалисты, ответственные за хранение бланков, представитель бухгалтерии).
- Секретарь комиссии (ведет протокол/акт).
- Выявление и изъятие: Ответственный кадровик выявляет испорченные бланки, изымает их из обхвата строгой отчетности.
- Инвентаризация/Служебная записка: Кадровик пишет служебную записку руководителю с просьбой создать комиссию и уничтожить бланки, приложив перечень (серии, номера).
- Приказ о комиссии: Руководитель издает приказ о создании комиссии по уничтожению (указывает состав, сроки проведения).
- Заседание комиссии: Члены комиссии сверяют бланки с перечнем в записке/описанной в акте, проверяют серии и номера.
- Физическое уничтожение: Бланки уничтожаются выбранным способом в присутствии всех членов комиссии.
- Подписание акта: Акт составляется минимум в 2 экземплярах (один — в архив/к делу учета строгой отчетности, второй — у ответственного за хранение/бухгалтерии). Подписывают все члены комиссии.
- Учет: Бухгалтерия/кадры списывают бланки с учета строгой отчетности (Дт 91.2 / Кт 006 «Строгая отчетность» или аналогичный счет).
- Председатель комиссии: [Должность председателя] [Название организации] [ФИО полностью]
- Член комиссии: [Должность] [ФИО полностью]
- Член комиссии: [Должность] [ФИО полностью]
- Секретарь комиссии: [Должность] [ФИО полностью]
- Отсутствие приказа о создании комиссии. Акт без приказа не имеет юридической силы.
- Неполный состав комиссии (менее 3 человек). Нарушает п. 39 Постановления № 645.
- Неуказание серий и номеров бланков. Фраза «партия бланков, около 10 шт.», недопустима. Нужен каждый номер.
- Расхождение данных с журналом учета. Номера в акте должны в точности совпадать с записями в Журнале учета движений бланков ТК/вкладышей.
- Списывают «заведенные» трудовые книжки через этот акт. Запрещено! Если трудовая книжка уже заведена (внесены данные о работнике), она подлежит аннулированию по другой процедуре (Акт об аннулировании ТК, п. 44 Инструкции № 69), а не уничтожению как бланка.
- Отсутствие подписи секретаря или председателя.
- Уничтожение без наличия всех членов комиссии. Процедура должна быть коллективной и одновременной.
Состав комиссии по уничтожению
Уничтожение производится только комиссией (не менее 3 человек), утвержденной приказом руководителя организации. В комиссию обязательно входят:
Примечание: Лицо, непосредственно ответственное за хранение бланков (кадровик), не может быть единственным членом комиссии, но должен участвовать в ней для предоставления объяснений.
Обязательные реквизиты акта (согласно п. 2 ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и п. 39 Постановления № 645)
В акте должны быть отражены следующие сведения:
| Реквизит | Описание и требования к заполнению |
|---|---|
| Наименование документа | «Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним» или «Акт о списании…». |
| Дата составления | Дата проведения процедуры уничтожения (ДД.ММ.ГГГГ). |
| Населенный пункт | Город/село, где находится организация (место составления акта). |
| Наименование организации | Полное и/или сокращенное наименование юрлица или ИП. |
| Основание | Номер и дата приказа о создании комиссии, ссылка на инвентаризационную опись или служебную записку о обнаружении брака. |
| Состав комиссии | Должности, Фамилии, Имена, Отчества всех членов комиссии (председатель, члены, секретарь). |
| Период накопления / Дата порчи | За какой период накапливались бланки (например, «за 2025 год») или конкретная дата порчи. |
| Причины уничтожения | Конкретная причина: «технический брак бланка», «ошибка при заполнении», «порча при хранении», «истечение срока годности формы». |
| Перечень бланков (Табличная часть) | Критически важный блок: Серия, Номер бланка (начальный и конечный, если партия сплошная), Количество бланков, Серия и номера вкладышей (если уничтожаются отдельно или вместе). |
| Способ уничтожения | «Шредером (перемалывание)», «Сжигание в печи/спец. установе», «Нарубание ножницами с последующей утилизацией». Способ должен гарантировать невозможность восстановления. |
| Общее количество уничтоженных бланков и вкладышей (цифрами и прописью). | |
| Подписи | Личных подписей всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО). Печать организации ставится по усмотрению (не обязательна для ИП, для юрлиц — по уставу/учетной политике). |
Пошаговая процедура уничтожения
Образец заполнения акта (Текстовый шаблон для Word)
Ниже приведен универсальный образец, соответствующий требованиям 2026 года. Вы можете скопировать его в Word, заполнить переменные части (в скобках) и распечатать.
АКТ
об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
г. [Населенный пункт] «[День]» [Месяц] 20[Год] г.
Мы, нижеподписавшиеся:
составили настоящий Акт о том, что в целях списания с баланса/учета строгой отчетности уничтожены испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, принадлежащие [Полное наименование организации / ФИО ИП].
Основание: Приказ [Название организации] № [Номер приказа] от «[Дата]» [Месяц] 20[Год] г. «Об утверждении комиссии по уничтожению испорченных бланков трудовых книжек» / Служебная записка кадровика № [Номер] от [Дата].
Причина уничтожения: [Например: технический брак типографии (смещение текста, отсутствие водяных знаков) / ошибки при заполнении кадровиком / порча в результате ЧС (затопление, пожар) / истечение срока годности формы].
Период накопления испорченных бланков: с [Дата начала] по [Дата окончания] (или «на [Дата]»).
Способ уничтожения: [Например: перемалывание на шредере марка/модель с получением пыли / сжигание в металлическом баке с последующим заполнением пеплом].
ПЕРЕЧЕНЬ УНИЧТОЖЕННЫХ БЛАНКОВ
| № п/п | Наименование бланка | Серия | Номер бланка (Начальный — Конечный) | Количество (шт.) | Примечание (кем испорчен, вид дефекта) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бланк трудовой книжки | [Серия, напр. 45ЛО] | [Напр. 1234567 — 1234567] | [1] | [Испорчен при заполнении: помарка чернила] |
| 2 | Вкладыш в трудовую книжку | [Серия, напр. ВО] | [Напр. 8901234 — 8901236] | [3] | [Брак печати: отсутствует микрозащита] |
| ВСЕГО ИСПОРЧЕННЫХ БЛАНКОВ УНИЧТОЖЕНО: | [Общее кол-во] | ||||
Всего уничтожено бланков трудовых книжек: [Цифрами] ([Прописью]) шт.
Всего уничтожено вкладышей в трудовые книжки: [Цифрами] ([Прописью]) шт.
Бланки уничтожены в нашем присутствии, восстановлению не подлежат. Об уничтожении соответствующая запись внесена в журнал учета движений бланков трудовых книжек и вкладышей.
Акт составлен в [2 / 3] экземплярах: один — в архив организации (к делу учета строгой отчетности), второй — у ответственного за хранение бланков, третий — в бухгалтерии (при необходимости).
| Председатель комиссии ________________ / [ФИО] М.П. (при наличии) | Члены комиссии: ________________ / [ФИО] ________________ / [ФИО] |
| Секретарь комиссии ________________ / [ФИО] | |
Типовые ошибки при оформлении акта (Чек-лист для проверки)
Хранение акта
Срок хранения акта об уничтожении бланков строгой отчетности (к которым относятся ТК и вкладыши) — не менее 5 лет (согласно типовым перечням сроков хранения документов, утвержденным Росархивом, и внутреннему графику организации). Акт хранится в деле «Учет строгой отчетности» или в деле комиссии по инвентаризации/уничтожению.
Электронный документооборот (ЭДО) и акты
В 2026 году многие организации переводят кадровый документооборот в электронный вид. Акт об уничтожении можно оформить в ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) всех членов комиссии. Юридическая сила такого акта равна бумажному. Однако физическое уничтожение бланков все равно должно происходить очно с фиксацией факта (фото/видео протокола при желании для внутреннего контроля).
Различия: Акт об уничтожении бланков vs Акт об аннулировании заведенной ТК
Это критически важное различие для кадровиков:
| Документ | Объект | Основание | Ключевой реквизит |
|---|---|---|---|
| Акт об уничтожении | Чистые/испорченные бланки (пустые формы) и вкладыши | Брак, ошибка заполнения до передачи сотруднику, ликвидация остатков | Серия и номер бланка |
| Акт об аннулировании | Уже заведенная трудовая книжка (с записями о работнике) | Ошибка в данных работника, двойное трудоустройство, признание недействительной | Серия и номер ТК, ФИО работника, причина аннулирования, ссылка на п. 44 Инструкции № 69 |
Внимание: Не смешивайте эти акты в один документ. Для заведенных ТК используется строгая форма акта об аннулировании с обязательной пометкой «АННУЛИРОВАНО» на ьном листе ТК.
Грамотное оформление акта об уничтожении трудовых книжек — это гарантия отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции (ГИТ) и аудиторов. Главные правила: комиссия из 3+ человек, приказ на комиссию, точный перечень серий и номеров, указание причины и способа уничтожения, подписи всех участников. Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте под структуру своей организации и закрепите бланк во внутренних документах.
Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому праву или консультироваться с ГИТ по месту регистрации организации. Актуальность нормативной базы проверена на .