Уничтожение документов с истекшими сроками хранения, это строго регламентированная процедура, требующая составления соответствующих актов․ Ошибки в оформлении могут привести к претензиям со стороны контролирующих органов (Росархива, налоговой инспекции, прокуратуры)․ В данной статье подробно разбираются виды актов, обязательные реквизиты, порядок составления комиссии и предоставляются рекомендации по заполнению на актуальные 2025–2026 годы․
Нормативная база и виды актов
Процедура уничтожения документов регулируется:
- ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 19, 22)․
- Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил ведения делопроизводства․․․» (утверждает форму акта выделения документов на уничтожение)․
- ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Национальная система стандартизации․ Архивное дело․ Документы архивные․ Требования к составу и параметрам описания»․
- Внутренние документы организации: Положение о службе делопроизводства, График хранения документов, Приказ о создании экспертной комиссии․
Важно: Существует два ключевых документа, которые часто путают:
- Акт о выделении документов на уничтожение (форма по Приказу Росархива № 77) — составляется ДО процедуры уничтожения․ Фиксирует решение комиссии о том, что документы подлежат уничтожению․
- Акт об уничтожении (утилизации) документов — составляется ПОСЛЕ физического уничтожения․ Единой утвержденной государством формы для него нет, он разрабатывается организацией самостоятельно (в свободной форме) на основании общих правил деловой документации (ГОСТ Р 7․0․97-2016)․
Акт о выделении документов на уничтожение (Форма по Приказу № 77)
Обязательные реквизиты
Согласно Приказу Росархива № 77, бланк акта о выделении должен содержать:
- Наименование документа: «Акт о выделении документов на уничтожение»․
- Дата составления и место (город/населенный пункт)․
- Наименование организации․
- Основание для составления: номер и дата приказа (распоряжения) о создании экспертной комиссии․
- Состав экспертной комиссии: ФИО, должности каждого члена (председатель, секретарь, члены)․
- Ссылку на График хранения (номер, дата утверждения)․
- Табличную часть с перечнем дел (описание каждого дела: шифр, заглавие, даты начала/окончания, срок хранения, количество листов)․
- Подписи всех членов комиссии с расшифровкой․
Пример заполнения табличной части
| № п/п | Шифр дела | Заглавие дела | Даты начала и окончания | Срок хранения (лет) | Кол-во листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-05 | Наказы к зарплатным ведомостям за 2018 г․ | – | 5 | 150 | Срок хранения истек |
| 2 | 02-12 | Первичная учетная документация (приходные накладные) за 2017 г․ | – | 5 | 320 | Срок хранения истек |
Акт об уничтожении (утилизации) документов — свободная форма
После утверждения акта о выделении и получения согласования (если требуется) у вышестоящего архива или уполномоченного органа, производится физическое уничтожение․ О результатах составляется Акт об уничтожении документов․
Рекомендуемая структура акта (Образец 2025–2026 гг․)
АКТ об уничтожении документов
г․ _____________________ «___» _____________ 20__ г․
Мы, нижеподписавшиеся:
- Председатель комиссии: _________________________ /_________________/ (ФИО полностью)
- Секретарь комиссии: _________________________ /_________________/
- Члены комиссии: _________________________ /_________________/
- _________________________ /_________________/
назначенные приказом № ______ от «___» _____________ 20__ г․, в присутствии ответственного за делопроизводство _________________________ (ФИО, должность), составили настоящий Акт о том, что «___» _____________ 20__ г․ по адресу: _________________________________________________________________________,
путем шредерования / сжигания / макулатуры (подчеркнуть необходимое) уничтожены документы, подлежащие утилизации в соответствии с Актом о выделении на уничтожение № ______ от «___» _____________ 20__ г․
Перечень уничтоженных документов:
| № | Шифр дела | Заглавие дела | Период (даты) | Срок хранения | Объем (листы/тома) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-05 | Наказы к зарплатным ведомостям за 2018 г․ | 2018 | 5 лет | 150 л․ |
| 2 | 02-12 | Первичная учетная документация за 2017 г․ | 2017 | 5 лет | 320 л․ |
Всего уничтожено дел: ____ (________________), листов: ____ (________________)․
Способ уничтожения: ____________________________________________________________ (например: механическое шредерование до невозможности восстановления по ГОСТ Р 50739-95)․
Место уничтожения: ______________________________________________________________ (кабинет №, территория организации, полигон макулатуры)․
Образовавшиеся отходы (макулатура) весом ____ кг переданы на утилизацию организации _________________________________________ (наименование, ИНН) на основании Договора № ____ от ___________ / Акта приема-передачи отходов № ____ от ___________․
Настоящий Акт составлен в 3 (три) экземплярах: один — в архив организации, второй — у ответственного за делопроизводство, третий — в бухгалтерию / уполномоченный орган․
Председатель комиссии _________________ / _______________________ / (Подпись / ФИО)
Секретарь комиссии _________________ / _______________________ /
Член комиссии _________________ / _______________________ /
Ответственный за делопроизводство _________________ / _______________________ /
М․П․ (При наличии печати организации)
Порядок проведения процедуры (Пошаговый алгоритм)
- Формирование экспертной комиссии․ Приказом руководителя организации создается комиссия (не менее 3 человек)․ В состав обязательно входит секретарь (обычно архивариус/делопроизводитель) и представители структурных подразделений, документы которых уничтожаются․
- Проведение экспертизы сроков хранения․ Комиссия сверяет дела с утвержденным Графиком хранения․ Выделяются дела с истекшим сроком, не имеющие исторической/научной ценности․
- Составление Акта о выделении на уничтожение (Форма № 77)․ Заполняется таблица, подписывается всеми членами комиссии․
- Согласование (при необходимости)․ Для отдельных категорий документов (нотариальные, судебные, строгой отчетности, персональные данные) может потребоваться согласование с вышестоящим архивом, Росфинмониторингом или уполномоченным по персональным данным․
- Физическое уничтожение․ Проведение процедуры способом, гарантирующим невозможность восстановления (шредеры класса безопасности P-4 и выше для конфиденциальных документов, сжигание, макулатура)․
- Составление Акта об уничтожении (свободная форма)․ Оформляется сразу после процедуры․ Обязательно указывается способ, место, дата и лица, проводившие/свидетельствовавшие уничтожение․
- Утилизация отходов․ Макулатура сдается по договору на переработку․ Акт приема-передачи отходов прикладывается к Акту об уничтожении․
- Учет в описи дел․ В описи дел (форма № 14 или электронный аналог) напротив уничтоженных дел ставится отметка «Уничтожено», ссылаясь на номер и дату Акта об уничтожении․
Особенности уничтожения отдельных категорий документов
Документы с персональными данными (ФЗ-152)
- Требуется наличие в акте указания на категорию ПДн․
- Способ уничтожения должен соответствовать уровню защищенности (обычно шредерование до фракции не более 2х15 мм)․
- Рекомендуется зафиксировать процесс фото/видео или привлечь независимых свидетелей․
Документы строгой отчетности (БСО, чеки, талоны)
- Уничтожение производится только после истечения срока хранения (обычно 5 лет после отчетного года) и проведения инвентаризации․
- Акт должен содержать номера серий, начальный и конечный номера уничтоженных форм․
Нотариальные и судебные документы
- Подлежат обязательной экспертизе ценности в архивных органах перед уничтожением (ст․ 22 ФЗ-125)․
- Требуется заключение экспертной комиссии архивного органа․
Электронные документы
Акт об уничтожении электронных документов должен содержать:
- Способ безвозвратного удаления (программная перезапись, физическое уничтожение носителя, дегауссирование)․
- Сведения о носителе (инвентарный номер HDD/SSD/флешки, серийный номер)․
- Протокол работы программного обеспечения для стирания (если используется ПО)․
Типичные ошибки и риски
- Отсутствие Приказа о создании комиссии․ Акт, подписанный неавторизованными лицами, недействителен․
- Несогласованный График хранения․ Уничтожение документов без утвержденного Графика — грубое нарушение․
- Смешение Акта выделения и Акта уничтожения․ Это разные этапы․ Нельзя подписать Акт об уничтожении до фактического проведения процедуры․
- Отсутствие сведений о способе уничтожения․ Фраза «уничтожены» без указания метода (шредер, сжигание) недопустима для конфиденциальных документов․
- Уничтожение до истечения срока․ Даже если документ «не нужен», срок хранения из Графика обязателен․
- Потеря экземпляров акта․ Минимум 3 экземпляра: для архива, инициатора, бухгалтерии/контролей․
Хранение актов об уничтожении
Сами акты об уничтожении (и акты о выделении) являются документами архивного характера․
- Срок хранения: Обычно устанавливается в Графике хранения организации как «Постоянно» или «75 лет» (для актов на уничтожение дел длительного хранения) / «10 лет» (для оперативных документов)․
- Они шифруются в отдельное дело (например, шифр «Акты об уничтожении документов за 2026 год») и хранятся в архиве организации․
Грамотное оформление актов об утилизации документов — залог безопасности организации при проверках․ Ключевой момент: разделение этапов (решение комиссии -> Акт выделения -> Физическое уничтожение -> Акт уничтожения)․ Используйте утвержденную Росархивом форму для первого этапа и тщательно проработанный внутренний бланк (как в образце выше) для второго․ Всегда прикладывайте подтверждающие документы: Приказ о комиссии, График хранения, Договор на утилизацию макулатуры, Акт приема-передачи отходов․
Данная статья носит информационный характер․ Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к архивариусу организации или юристу, специализирующемуся на архивном законодательстве и защите персональных данных․ Актуальность нормативных актов проверяйте на официальных ресурсах (pravo․gov․ru, rg․ru) на дату составления документов․