Приём на работу иностранного гражданина или лица без гражданства накладывает на работодателя ряд обязанностей, одна из которых — уведомление территориального органа МВД России (ранее — ФМС России) о заключении трудового или гражданско-правового договора. Одним из законных способов подачи такого уведомления является его направление по почте. В этой статье подробно разберём, как правильно оформить и отправить уведомление почтовым отправлением, какие сроки необходимо соблюсти и какие риски несёт работодатель при нарушении порядка.
Нормативная база
Обязанность работодателя уведомлять миграционные органы установлена статьёй 86 Федерального закона от № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации». Форма уведомления и порядок его представления утверждены приказом МВД России (ранее действовал Приказ ФМС России от № 147, регламентировавший формы и порядок уведомления об осуществлении иностранными гражданами трудовой деятельности).
Сроки подачи уведомления
Работодатель обязан уведомить территориальный орган МВД России:
- о заключении трудового или гражданско-правового договора с иностранным гражданином — в течение трёх рабочих дней с даты заключения договора;
- о расторжении договора — также в течение трёх рабочих дней с даты расторжения.
Уведомление подаётся в отношении каждого иностранного работника отдельно. Пропуск срока являеться административным правонарушением и влечёт штраф по статье 18.15 КоАП РФ: для должностных лиц — от 35 000 до 70 000 рублей, для юридических лиц — от 400 000 до 1 000 000 рублей (в Москве и Санкт-Петербурге суммы выше), вплоть до приостановления деятельности.
Способы подачи уведомления
Законодательство предусматривает два основных способа:
- Личная подача в территориальный орган МВД по вопросам миграции (с отметкой о принятии на втором экземпляре);
- Направление по почте — заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
Как правильно отправить уведомление по почте
Чтобы почтовое отправление имело юридическую силу и могло служить доказательством исполнения обязанности, необходимо соблюсти несколько важных правил:
Заполните актуальную форму уведомления
Форма уведомления утверждена приказом МВД. Заполняется она на каждого иностранца отдельно, в двух экземплярах. Указываются сведения о работодателе, об иностранном гражданине (ФИО, гражданство, данные документа, удостоверяющего личность, патента или разрешения на работу), дата заключения договора.
Оформите заказное письмо
Уведомление направляется заказным почтовым отправлением. Простое письмо не подходит, так как не позволяет подтвердить факт отправки и получения.
Составьте опись вложения
Опись вложения (форма 107) оформляется в отделении почтовой связи. В ней указывается наименование документа — «Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином (ФИО)». Опись заверяется работником почты, один экземпляр остаётся у отправителя.
Закажите уведомление о вручении
Уведомление о вручении (форма 119) вернётся к вам после получения письма адресатом и подтвердит, что орган МВД получил документ.
Сохраните все подтверждающие документы
Работодателю следует хранить:
- копию направленного уведомления;
- чек об оплате почтовых услуг;
- заверенную опись вложения;
- уведомление о вручении.
Именно этот комплект документов станет доказательством своевременного исполнения обязанности в случае проверки или спора. Важно: датой подачи уведомления считается дата отправки письма (дата на почтовом штемпеле), а не дата его получения органом МВД.
Обязанность самого иностранца при работе по патенту
Отдельно стоит помнить, что иностранный гражданин, работающий по патенту, также несёт собственную обязанность: в течение двух месяцев со дня выдачи патента он должен лично представить либо направить заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении в подразделение МВД, выдавшее патент, копию трудового или гражданско-правового договора. При нарушении этого правила патент аннулируется (подп. 4 п. 22 ст. 13.3 Закона № 115-ФЗ), причём это применяется даже в случаях, когда иностранец не был официально трудоустроен в течение двух месяцев со дня выдачи патента (см., например, Апелляционное определение Свердловского областного суда от по делу № 33а-13673/2016).
Практические рекомендации
- Отправляйте уведомление в день заключения договора или на следующий рабочий день, чтобы гарантированно уложиться в трёхдневный срок;
- Проверяйте актуальность формы уведомления — она периодически обновляется приказами МВД;
- Уточняйте точный адрес территориального подразделения по вопросам миграции, в которое направляется документ;
- Аналогичным образом уведомляйте МВД и о расторжении договора с иностранным работником;
- Организуйте в компании журнал учёта поданных уведомлений и храните почтовые подтверждения не менее установленных сроков хранения кадровых документов.
Направление уведомления о заключении трудового договора с иностранцем по почте — удобный и юридически надёжный способ исполнения обязанности работодателя, если оформить отправление правильно: заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Соблюдение трёхдневного срока и сохранение подтверждающих документов защитят организацию от существенных штрафов, а иностранного работника — от проблем с миграционным статусом.