Вопрос закупки и оплаты трудовых книжек (и вкладышей к ним) в бюджетных учреждениях регулируется совокупностью трудового, бюджетного и архивного законодательства․ Несмотря на массовый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные бланки по-прежнему требуются для определенных категорий работников и в специфических ситуациях․ Ниже представлен подробный разбор процедуры возмещения затрат на приобретение бланков строгой отчетности (БСО) для трудовых книжек за счет средств бюджетного учреждения․

Нормативно-правовая база

Основными документами, регулирующими данную сферу, являются:

• ТК РФ (ст․ 66, 313): устанавливает обязанность работодателя вести трудовые книжки и хранить их․ Расходы на ведение трудовых книжек (в т․ч․ покупка бланков) ложатся на работодателя (ч․ 3 ст․ 313 ТК РФ)․
• Постановление Правительства РФ от № 691 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек․․․»: регламентирует требования к бланкам, их заполнению и хранению․
• ФЗ от № 145-ФЗ «Государственная служба пенсионного обеспечения» (ст․ 19): определяет порядок перехода на электронный вид․
• Бюджетный кодекс РФ (БК РФ) и ФЗ от № 44-ФЗ (или 223-ФЗ): регулируют закупки товаров (бланков БСО) за бюджетные средства․
• Приказ Минфина РФ от № 33н (КОСГУ): определяет коды экономической классификации расходов для учета затрат․
• Приказ Росахива от № 215 (утв․ типовые перечни документирования): вопросы хранения и учета бланков․

Кто и за счет чего оплачивает бланки трудовых книжек

Общее правило

Согласно ч; 3 ст․ 313 ТК РФ, расходы по ведению трудовых книжек, в т․ч․ на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, несут работодатели․ Для бюджетного учреждения это означает оплату за счет средств, выделенных на финансирование его деятельности (бюджетные ассигнования, внебюджетные средства, собственные доходы), в соответствии с утвержденным сметой расходов․

Запрет на переложение расходов на работника

Невозможно удержать стоимость бланка из заработной платы работника или потребовать от него самостоятельной покупки․ Это прямое нарушение ст․ 313 ТК РФ и оснований для проверки со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ)․

Особенности для бюджетных учреждений (Казначейское сопровождение)

Поскольку бюджетное учреждение не имеет расчетного счета в коммерческом банке для оплаты поставщикам (платежи проходят через Федеральное казначейство), закупка бланков должна быть запланирована в Кассовом плане (Платежном календаре) и отражена в Смете расходов по соответствующей статье КОСГУ․

Порядок закупки бланков трудовых книжек (БСО)

Бланки трудовых книжек и вкладышей относятся к бланкам строгой отчетности (БСО)․ Их закупка имеет специфику:

1. Планирование: Потребность в бланках рассчитывается на год вперед с учетом планового приема на работу, выдачи дубликатов, ведения вкладышей․ Данные вносятся в смету расходов․
2. Выбор поставщика: Покупка возможна только у организаций, имеющих лицензию ФСБ на деятельность по производству (изготовлению) бланков строгой отчетности (или у их уполномоченных дистрибьюторов)․ Покупка у случайных продавцов/маркетплейсов без лицензии недопустима․
3. Закупка по 44-ФЗ / 223-ФЗ:
   • Если сумма закупки не превышает 100 000 руб․ (для 44-ФЗ) или установленный порог (для 223-ФЗ) — допускается закупка из одного источника (если есть лицензия у поставщика) или запрос котировок․
   • Обязательно размещение извещения/протокола в ЕИС (Единая информационная система)․
4. Договор/Контракт: Оформляется договор поставки․ Важно: предмет договора — «Поставка бланков строгой отчетности (трудовые книжки, вкладыши)»․
5. Оплата: Через Федеральное казначейство по платежному поручению учреждения (электронный документ в АИС «Электронный бюджет» / СБП)․
6. Приемка: Акт приема-передачи бланков БСО (форма № МХ-4 или собственная, утвержденная приказом учреждения) с обязательной проверкой серий, номеров, качества печати, наличия защитных элементов․

Бухгалтерский и бюджетный учет (КОСГУ)

Отражение расходов производится по КОСГУ 244, «Прочие расходы по обеспечению деятельности учреждений» (подвид 2441 — «Расходы на приобретение товаров, работ, услуг для обеспечения деятельности учреждения» или иной уточняющий код, установленный ведомственным приказом/методическими рекомендациями основного распорядителя БА)․

Проводки по бухгалтерскому учету (с — ФСБУ 26/2020, ПБУ 1/2008 для малого бизнеса/НКО, но бюджетники ведут учет по КСБУ/ОСБУ):

Бюджетные учреждения ведут учет по КСБУ (Концепции стандартов бухгалтерского учета) и отраслевым стандартам (ОСБУ)․ Типовые проводки:

• Дт 1050 «Материалы» — Кт 1010 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — приняты к учету бланки трудовых книжек (БСО)․
• Дт 1010, Кт 1030 «Расчеты за счет бюджетных ассигнований», оплата поставщику через Казначейство․
• Дт 1060 «Расходы на обеспечение деятельности» — Кт 1050 — списание стоимости бланков на расходы по мере выдачи работникам (или сразу при приемке, если сумма незначительна и учетная политика позволяет)․

Важно: Бланки трудовых книжек учитываются как материальные запасы (БСО), а не как основные средства․ На балансе они отражаются на счете 1050 (или 105․04 в старом плане счетов) до момента выдачи работнику․

Учет и хранение бланков в учреждении

Поскольку это БСО, к ним применяются строгие требования (Приказ Минфина РФ от № 37н, типовые нормативы):

• Журнал учета бланков строгой отчетности (форма № МХ-3 или собственная): регистрация поступления (серия, номера, количество, дата, документ-основание) и выдачи (кому выдан, дата, подпись)․
• Хранение: В сейфе/металлическом шкафу у ответственного лица (часто — кадрового специалиста или бухгалтера), доступ к которому имеют только уполномоченные лица․
• Инвентаризация: Ежегодная (перед составлением отчетности) и внеплановая (при смене ответственного лица)․ Составляется инвентаризационная опись (форма № ИНВ-22)․
• Списание брака/порчи: Акт комиссии о списании испорченных бланков (с изъятием защитных элементов/уничтожением под актом)․

Выдача трудовой книжки работнику: оформление расходов

Момент списания стоимости бланка на расходы учреждения (КОСГУ 244) совпадает с моментом выдачи трудовой книжки работнику (оформления первичного документа)․

Порядок действий:

1. Работник пишет заявление о приеме на работу (или о выдаче дубликата)․
2. Кадровый сотрудник заполняет бланк ТК/вкладыша․
3. В Журнале учета трудовой книжки (форма Т-3) и Журнале учета движения бланков БСО вносится запись: серия, номер, ФИО работника, дата выдачи, подпись получателя․
4. Работник подписывается за получение в журнале Т-3 и в личной карточке (Т-2)․
5. Бухгалтерия списывает стоимость одного бланка (или вкладыша) на расходы (Дт 1060 — Кт 1050)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и бумажные бланки: актуальное состояние на 2024–2025 гг․

С вступил в силу переход на ЭТК․ Однако бумажные бланки все еще нужны в случаях:

• Работник не перешел на ЭТК (написал заявление о сохранении бумажной ТК до или при приеме на работу после этой даты — заявление о ведении бумажной ТК)․
• Выдача дубликата трудовой книжки (в случае утери/порчи оригинала) — дубликат выдается только в бумажном виде (ПП РФ № 691, п․ 43)․
• Работники, для которых ведение ЭТК не предусмотрено законом (отдельные категории, например, отдельные виды общественных работ, хотя круг сужается)․
• Необходимость выдачи вкладыша к существующей бумажной ТК (когда заполнены все строки наград/работы)․

Типовые ошибки и риски при проверках

Образец перечня документов для оформления закупки (чек-лист для специалиста)

1. Служебная записка от кадрового отдела/бухгалтерии о потребности в бланках (с расчетом количества)․
2. Утвержденная смету расходов с заложенной строкой затрат (КОСГУ 244)․
3. Закупка в ЕИС (извещение/протокол/договор) — рег․ номер закупки․
4. Договор поставки (с указанием лицензии поставщика)․
5. Счет на оплату / УПД от поставщика․
6. Платежное поручение (электронное) в АИС «Электронный бюджет» / СБП (статус «Исполнено»)․
7. Акт приема-передачи бланков БСО (МХ-4) с проверкой серий/номеров/защиты․
8. Записи в Журнале учета БСО (МХ-3) о поступлении․
9. Приказ о назначении материально ответственного лица за хранение бланков․
10. Инвентаризационная опись (ИНВ-22) по итогам года․

Резюме

Возмещение стоимости трудовой книжки в бюджетном учреждении — это обязательная статья расходов, финансируемая за счет средств учреждения (бюджетных ассигнований)․ Ключевые принципы:

• Бесплатность для работника: никаких удержаний из зарплаты․
• Плановость: включение в смету расходов по КОСГУ 244․
• Законность закупки: только у лицензированных производителей БСО (44-ФЗ/223-ФЗ)․
• Строгий учет: бланки — это БСО, требующие журналов, сейфа, инвентаризаций и отчетов о движении․
• Актуальность: несмотря на ЭТК, бумажные бланки нужны для дубликатов, вкладышей и работников, оставивших бумажный формат․

Грамотное оформление данного процесса исключает финансовые риски для руководителя и главного бухгалтера, обеспечивает соблюдение трудовых прав граждан и прохождение проверок контролирующих органов без замечаний․