Пособие по беременности и родам (в обиходе — «декретные»), одна из самых распространённых выплат, с которыми сталкивается бухгалтер. Несмотря на кажущуюся простоту, у начисления есть свои нюансы: порядок расчёта, источник финансирования, отражение в учёте и отчётности. Разберём всё по порядку.
Правовая основа и кто имеет право на пособие
Порядок назначения и выплаты пособия регулируется:
- Федеральным законом от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;
- Федеральным законом от № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей»;
- Постановлением Правительства РФ № 1540 (порядок расчёта пособий);
- НК РФ (в части страховых взносов и НДФЛ).
Право на пособие имеют:
- женщины, работающие по трудовому договору;
- женщины, уволенные в связи с ликвидацией организации и вставшие на учёт в службе занятости;
- студентки очной формы обучения;
- военнослужащие по контракту;
- женщины, усыновившие ребёнка в возрасте до 3 месяцев;
- лица, добровольно уплачивающие взносы в СФР (ИП, адвокаты и др.).
Продолжительность отпуска по беременности и родам
Пособие выплачивается за весь период отпуска по беременности и родам:
- 140 дней — при обычной беременности (70 дней до родов и 70 после);
- 156 дней — при осложнённых родах;
- 194 дня — при многоплодной беременности (84 дня до родов и 110 после);
- при усыновлении ребёнка до 3 месяцев — 70 дней (при усыновлении двух и более детей, 110 дней).
Порядок расчёта пособия
Шаг 1. Определяем расчётный период
Пособие рассчитывается исходя из среднего заработка за два календарных года, предшествующих году ухода в отпуск по беременности и родам. Например, при уходе в декрет в 2026 году берутся 2024 и 2025 годы. Если в этих годах сотрудница была в декрете или в отпуске по уходу за ребёнком, годы можно заменить на предыдущие (по заявлению работницы, если это увеличит пособие).
Шаг 2. Считаем средний дневной заработок
Формула:
Средний дневной заработок = Сумма заработка за 2 года / 730
Из 730 дней исключаются периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком, а также периоды освобождения от работы без начисления взносов.
Шаг 3. Сравниваем с минимальным и максимальным размерами
- Минимум — рассчитывается исходя из МРОТ (если стаж менее 6 месяцев или заработок ниже минимального);
- Максимум — ограничен предельной базой для начисления страховых взносов за соответствующие годы.
Шаг 4. Рассчитываем итоговую сумму
Пособие = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска
Пособие по беременности и родам всегда выплачивается в размере 100% среднего заработка, независимо от страхового стажа (кроме случая стажа менее 6 месяцев — тогда не выше МРОТ за месяц).
Кто выплачивает пособие
С 2021 года по всей России действует механизм прямых выплат: пособие назначает и перечисляет Социальный фонд России (СФР) напрямую работнице. Работодатель обязан:
- получить от работницы заявление и сведения (электронный больничный формируется автоматически);
- передать в СФР необходимые сведения в течение 3 рабочих дней;
- ответить на запросы фонда при необходимости.
Оплата первых 3 дней за счёт работодателя на пособие по беременности и родам не распространяется — оно полностью финансируется за счёт средств СФР.
Налогообложение
Пособие по беременности и родам:
- не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ) — в расчёт 6-НДФЛ не включается;
- не облагается страховыми взносами (пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Отражение в бухгалтерском учёте
Коммерческие организации
При прямых выплатах работодатель пособие не начисляет и не выплачивает, поэтому проводок по начислению, как правило, нет. Если же выплата производится через работодателя (например, доплата до фактического заработка по локальному акту), используются проводки:
- Дт 69-1 Кт 70, начислено пособие за счёт средств СФР (при зачётной системе);
- Дт 70 Кт 50 (51), выплачено пособие работнице;
- Дт 20 (26, 44) Кт 70 — начислена доплата до среднего заработка за счёт работодателя (облагается НДФЛ и взносами).
Бюджетные и автономные учреждения
Автономное учреждение на сумму начисленного пособия делает запись:
- Дт 4 303 02 000 Кт 4 302 13 000 — начислено пособие по беременности и родам (п. 161 Инструкции № 183н);
- Дт 4 302 13 000 Кт 4 201 34 000 — выдача пособия из кассы (п. 88, 157 Инструкции № 183н).
Отражение в расчёте по страховым взносам (РСВ)
Хотя пособие не облагается взносами, его нужно показать в РСВ:
- строки 030 и 040 подраздела 1.1 приложения 1 к разделу 1 — как выплаты, не облагаемые взносами;
- приложение 3 к разделу 1 — расходы на цели обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
- приложение 2 к разделу 1 — при превышении расходов над взносами отражается сумма возмещения от СФР.
Обратите внимание: несоответствие РСВ и 6-НДФЛ по этим суммам, не ошибка, поскольку пособие в 6-НДФЛ не включается вовсе.
Типичные ошибки бухгалтера
- Неверный выбор расчётного периода (не учтена замена лет по заявлению работницы).
- Не исключены дни болезни и предыдущих декретов из 730 дней.
- Удержание НДФЛ с пособия — это недопустимо.
- Отражение пособия в 6-НДФЛ.
- Несвоевременная передача сведений в СФР (штрафные риски).
- Отсутствие перерасчёта при досрочном выходе работницы из отпуска — в таком случае пособие подлежит перерасчёту, а в РСВ подаётся уточнённый расчёт.
Пример расчёта
Сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам в 2026 году на 140 дней. Заработок за 2024 год, 720 000 руб., за 2025 год — 780 000 руб. Исключаемых периодов нет.
- Сумма заработка: 720 000 + 780 000 = 1 500 000 руб.
- Средний дневной заработок: 1 500 000 / 730 = 2 054,79 руб.
- Пособие: 2 054,79 × 140 = 287 670,60 руб.
Сумма выплачивается СФР единовременно за весь период отпуска, НДФЛ и взносами не облагается.
Начисление пособия по беременности и родам требует от бухгалтера внимательности: правильного определения расчётного периода, корректного отражения в учёте и отчётности, своевременного взаимодействия с СФР. Помните главное: пособие полностью финансируется фондом, не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но обязательно отражается в РСВ. Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок, доначислений и штрафов.