Выплата пособия по беременности и родам (часто называемого «декретным» или «больничным по беременности») — одна из самых ответственных задач кадровика и бухгалтера. Ошибки в расчете или оформлении чреваты штрафами, претензиями Социального фонда России (СФР) и недовольством сотрудников. В 2025 году вступили в силу существенные изменения: выросли лимиты выплат, изменился порядок расчета для студенток и обновились правила исчисления временной нетрудоспособности.

В этой статье мы подробно разберем актуальный порядок оформления, формулу расчета, минимальные и максимальные размеры выплат на 2025–2026 годы, а также нюансы для разных категорий получателей.

Нормативная база и ключевые изменения 2025 года

Основным документом, регулирующим выплаты, является Федеральный закон от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в части пособий по временной нетрудоспособности и в связи с беременностью и родами).

Главные нововведения 2025 года:

• Индексация лимитов: Максимальная база для расчета страховых взносов за 2025 год установлена в размере 2 759 000 рублей (в 2024 г. — 2 225 000 руб.). Это напрямую увеличило потолок пособия.
• Изменение порядка выплаты студенткам: С 1 сентября 2025 года выплатой пособия по беременности и родам студенткам очной формы обучения (как бюджетникам, так и контрактникам) занимается Социальный фонд России (СФР). Заявления, поданные до 1 сентября, рассматривались учебными заведениями, после — СФР.
• Единовременная выплата: Пособие перечисляется единой суммой за весь период отпуска (140, 156 или 194 дня) в течение 10 рабочих дней после регистрации документов.
• Новый порядок исчисления: С 2025 года поменялся порядок исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утвержден Приказом Минтруда и Минздрава).

Кто имеет право на пособие

Право на пособие по беременности и родам имеют застрахованные лица (работающие женщины), в отношении которых работодатель (или несколько работодателей) уплачивает страховые взносы в СФР.

Категории получателей:

1. Работницы по трудовому договору (основное место работы, совместительство).
2. Граждане, заключившие гражданско-правовые договоры (ГПХ), если за них уплачиваются взносы в СФР по обязательному страхованию от НС и профзаболеваний.
3. Студентки очной формы обучения (с выплачивает СФР, до этой даты, учебное заведение).
4. Женщины, проходящие альтернативную гражданскую службу.
5. Безработные женщины, уволенные в связи с ликвидацией организации (выплачивается через СФР в минимальном размере).

Важно: Неработающие женщины (домохозяйки, ИП без уплаты взносов «за себя») на пособие по беременности и родам права не имеют. Они могут претендовать только на единовременную выплату при рождении ребенка (в 2025 г., 26 400 руб.) и пособие по уходу до 1,5 лет (минимальное).

Сроки декретного отпуска (количество дней оплаты)

Пособие выплачивается за все календарные дни отпуска по беременности и родам. Продолжительность зависит от обстоятельств:

Примечание: Если женщина ушла в декрет до 30 недель беременности (например, на 28 неделе при многоплодной), дни с 28 по 30 неделю оплачиваются как обычный больничный по болезни, а не как декретный.

Формула расчета пособия в 2025–2026 годах

Расчет производится на основе среднего дневного заработка за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая (началу декретного отпуска).

Алгоритм расчета:

1. Расчетный период: 2 календарных года перед годом декрета. (Для декрета в 2025 г., 2023 и 2024 гг.; для декрета в 2026 г. — 2024 и 2025 гг.).
2. Сумма заработка: Суммируются все начисления, с которых удерживались страховые взносы в СФР (зарплата, премии, надбавки, вознаграждения). Исключаются: пособия, компенсации, дивиденды, материальная помощь (в пределах 4000/12000 руб. в год) и т.д.
3. Применение лимита (потолка): Заработок за каждый год расчетного периода не может превышать максимальную базу взносов за соответствующий год.
   • Лимит 2023 г.: 1 917 000 руб.
   • Лимит 2024 г.: 2 225 000 руб.
   • Лимит 2025 г.: 2 759 000 руб.
4. Среднедневной заработок (СДЗ):

   СДЗ = (Заработок за Год1 (с учетом лимита) + Заработок за Год2 (с учетом лимита)) / 730

   730 дней — сумма дней в двух календарных годах (365+365). Високосные годы (366 дней) в знаменателе не учитываются, делим всегда на 730.

5. Размер пособия:

   Пособие = СДЗ × Количество дней декретного отпуска

Процент оплаты в зависимости от страхового стажа:

• 8 лет и более — 100% от СДЗ.
• От 5 до 8 лет — 80% от СДЗ.
• Менее 5 лет — 60% от СДЗ.
• Стаж менее 6 месяцев (или отсутствует): пособие рассчитываеться от МРОТ, действующего на момент начала отпуска, но не выше среднего дневного заработка.

Минимальные и максимальные размеры пособия в 2025 году

СФР ежегодно утверждает предельные значения. Для 2025 года (декрет начинается в 2025 г., расчетный период 2023–2024) установлены следующие границы за полный период отпуска (без учета районных коэффициентов):

Максимальные суммы (при стаже 8+ лет и высокой зарплате):

• 140 дней (обычные роды): 794 355,80 руб. (по некоторым данным округляется до 794 356 руб.)
• 156 дней (сложные роды): ~884 000 руб. (рассчитывается пропорционально).
• 194 дня (многоплодная беременность): 1 100 750,18 руб.

Минимальные суммы (при стаже менее 6 мес. или низком заработке):

Рассчитываются от МРОТ 2025 года (19 242 руб. до 01.02, 22 440 руб. с 01.02 — уточняйте актуальный МРОТ на дату начала отпуска). Формула минимума: МРОТ × 24 / 730 × Кол-во дней × % по стажу.

Ориентировочные минимальные значения за 140 дней (при стаже 8+ лет):

• От 103 285 руб. (на начало 2025 г.).
• С учетом районного коэффициента (для Амурской области 1,2–1,4): минимальная сумма умножается на коэффициент.

Пример из практики (РИА Новости, Лента.ру): «При беременности и родах без осложнений работающей маме одного ребенка в 2025 году выплатят от 103 285 до 794 355,8 рублей, а при многоплодной беременности, от 143 123,5 до 1 100 750,18 рублей».

Порядок оформления и выплаты (пошагово)

Этап 1. Получение электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН)

С 2022 года бумажные листки нетрудоспособности практически полностью заменены ЭЛН. Врач женской консультации/роддома оформляет ЭЛН по беременности и родам (код вида нетрудоспособности, 02). Работодатель получает сведения об ЭЛН через СФР (личный кабинет работодателя, СЭД, 1С/ЗУП).

Этап 2. Проверка данных и расчет

• Проверьте правильность дат в ЭЛН (начало/окончание).
• Сформируйте справку о заработке за 2 предшествующих года (если сотрудник просит учесть заработок у предшественников работодателей — нужно запросить справки у них).
• Рассчитайте СДЗ с учетом лимитов базы взносов за каждый год расчетного периода.
• Определите страховой стаж на день начала отпуска.
• Рассчитайте сумму пособия.

Этап 3. Начисление и удержание НДФЛ

Пособие по беременности и родам подлежит облажению НДФЛ (13% для резидентов, 30% для нерезидентов). Работодатель выступает налоговым агентом. НДФЛ удерживается из суммы пособия при фактической выплате.

Этап 4. Внесение сведений в СФР (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ)

Данные о периоде нетрудоспособности отражаются в отчете СЗВ-ТД (вид записи «О» — отпуск по беременности и родам) и в СЗВ-СТАЖ (если это первый год работы или нужно подтвердить стаж).

Этап 5. Выплата сотруднику

• Срок: Не позднее дня очередной выплаты заработка (аванса/зарплаты), следующего за днем предоставления ЭЛН (ст. 136 ТК РФ). На практике, вместе со следующей зарплатой/авансом.
• Форма: На карту (через банк) или наличными через кассу.
• Единовременность: Вся сумма за 140/156/194 дней выплачивается сразу.

Особенности для разных категорий

А. Работницы, работающие у нескольких работодателей

Женщина имеет право получить пособие по месту работы у каждого работодателя, у которого она застрахована. Каждый работодатель рассчитывает пособие исходя из заработка, выплаченного именно им. Суммы не суммируются для проверки лимита — лимит применяется отдельно к заработку у каждого работодателя.

Б. Студентки очной формы обучения (Важное изменение с )

• До : Пособие назначала и выплачивала стипендиальная комиссия учебного заведения. Размер зависел от стипендии.
• С : Пособие назначает и выплачивает СФР. Женщина подает заявление через Госуслуги или лично в МФЦ/СФР. Размер пособия теперь привязан к величине регионального прожиточного минимума для трудоспособного населения (рассчитывается как 100% ПМТ за календарный месяц на каждый календарный месяц отпуска, но не ниже минимального и не выше максимального федеральных лимитов).

В. Женщины, уволенные в связи с ликвидацией организации

Получают пособие через СФР в минимальном размере (как при стаже менее 6 месяцев). Работодатель при уволении выдает справку о заработке за 2 года, но СФР платит по своим правилам.

Расчет пособия в 2026 году (прогноз и правила)

Для декретных отпусков, начинающихся в 2026 году:

• Расчетный период: 2024 и 2025 годы.
• Лимиты базы взносов: 2024 г. — 2 225 000 руб.; 2025 г., 2 759 000 руб.
• МРОТ 2026 г.: Ожидаеться рост (проект закона, около 22 000+ руб., точная цифра известна к концу 2025 г.).
• Максимальное пособие: Будет выше, чем в 2025 г., за счет роста лимита 2025 года (2,759 млн) по сравнению с лимитом 2023 года (1,917 млн), входящим в расчет 2025 г.

Пример (Контур.Экстерн): Для расчета выплаты в 2026 г. будут учитываться доходы в 2024 и 2025 годах.

Частые ошибки и риски

1. Игнорирование лимитов базы взносов по годам. Нельзя просто сложить зарплату за 2 года и поделить на 730. Нужно срезать заработок каждого года по лимиту соответствующего года.
2. Неучет премии за прошлые годы. Годовые премии, выплаченные в расчетном периоде, подлежат включению в заработок.
3. Ошибка в стаже. Стаж считается по календарным дням на дату начала отпуска. Периоды ухода за ребенком до 1,5 лет (до 4,5 лет суммарно), служба в армии, уход за инвалидом I группы/пенсионером 80+, включаются в стаж.
4. Поздняя выплата. Нарушение срока (не позднее следующего за ЭЛН дня выплаты зарплаты) грозит штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц) и компенсацией задержки заработной платы (1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки).
5. Неучет районного коэффициента. Минимальное пособие умножается на районный коэффициент (для Крайнего Севера и приравненных территорий). Максимальное — не умножается.

Чек-лист для бухгалтера перед начислением

• [ ] Получены данные ЭЛН (вид нетрудоспособности 02, верные даты, верное количество дней).
• [ ] Определен расчетный период (2 предшествующих календарных года).
• [ ] Собраны данные о заработке за расчетный период (в т.ч. у предшественников работодателей, если сотрудник просит).
• [ ] Применены лимиты максимальной базы взносов за каждый год расчетного периода отдельно.
• [ ] Рассчитан среднедневной заработок (деление на 730).
• [ ] Определен страховой стаж на дату начала отпуска (для % оплаты).
• [ ] Сравнена сумма с мин/макс пределами 2025 года (с учетом районного коэф. для минимума).
• [ ] Рассчитана сумма НДФЛ к удержанию.
• [ ] Подготовлен расчетный листок / ведомость на выплату.
• [ ] Плановая дата выплаты не позднее следующего за получением ЭЛН дня выплаты зарплаты/аванса.
• [ ] Сформированы СЗВ-ТД (вид записи «О») и при необходимости СЗВ-СТАЖ.

Правильная выплата пособия по беременности и родам требует внимательности к деталям: актуальным лимитам базы взносов за каждый год расчетного периода, правильному определению стажа и срокам перечисления. Ключевые изменения 2025 года — значительный рост максимальной выплаты (до ~794 тыс. руб. за 140 дней) и переход студенток на обслуживание СФР с 1 сентября. Использование автоматизированных систем (1С:ЗУП, Контур.Экстерн, личный кабинет СФР) минимизирует риск арифметических ошибок, но ответственность за правильность исходных данных и своевременность выплаты полностью лежит на работодателе.

Дисклеймер: Статья подготовлена на основе открытых источников (РИА Новости, Лента.Ру, РБК, Контур.Экстерн, портал МоиФинансы.РФ, Минтранс РФ) по состоянию на . Нормативная база может меняться. Перед расчетом конкретных выплат обязательно сверяйтесь с актуальным текстом 255-ФЗ, приказами Минтруда/Минздрава и письмами СФР.