Пояснительная записка в Фонд социального страхования (с 2023 года — Социальный фонд России, СФР) — это документ, который страхователь (работодатель) составляет при обращении за возмещением расходов на выплату пособий и иного страхового обеспечения. Несмотря на то, что формально пояснительная записка давно не входит в состав обязательной бухгалтерской отчетности, территориальные органы фонда нередко требуют ее предоставления, руководствуясь Порядком, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от № 55.

Когда требуется пояснительная записка

Документ может понадобиться в следующих ситуациях:

• возмещение расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности, произведенных до 1 января 2021 года (до перехода на прямые выплаты);
• возмещение расходов на выплату социального пособия на погребение;
• возмещение расходов на оплату дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами;
• возмещение расходов на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний;
• подтверждение основного вида экономической деятельности для установления тарифа взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (НС и ПЗ);
• пояснение расхождений в отчетности, выявленных при камеральной или выездной проверке.

Общие требования к оформлению

Унифицированной формы пояснительной записки законодательством не установлено, поэтому документ составляется в свободной форме. Однако он должен содержать обязательные реквизиты:

1. Шапка документа — наименование территориального органа фонда, в который подается записка.
2. Реквизиты страхователя — полное наименование организации (или ФИО индивидуального предпринимателя), регистрационный номер в фонде, ИНН, КПП, юридический адрес.
3. Название документа — «Пояснительная записка».
4. Основная часть — суть пояснений: за какой период возмещаются расходы, на какие виды пособий, в какой сумме, со ссылками на подтверждающие документы.
5. Перечень приложений — список прилагаемых документов (заявление о возмещении, справка-расчет, копии больничных листов, платежные документы и т. д.).
6. Подпись и дата — подпись руководителя организации и главного бухгалтера, печать (при наличии).

Структура содержательной части

В основной части записки рекомендуется последовательно изложить:

• период, за который произведены расходы;
• виды выплаченных пособий и их размер;
• сумму начисленных страховых взносов за соответствующий период;
• сумму превышения расходов над взносами, подлежащую возмещению;
• ссылки на нормативные акты, регулирующие право на возмещение.

Пример формулировки

«За период с по ООО «Пример» произведены расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности в размере 150 000 руб. Сумма начисленных страховых взносов на обязательное социальное страхование за указанный период составила 90 000 руб. Сумма превышения расходов над начисленными взносами, подлежащая возмещению, составляет 60 000 руб. Просим возместить указанную сумму на расчетный счет по реквизитам, указанным в заявлении».

Документы, прилагаемые к записке

Как правило, вместе с пояснительной запиской подаются:

1. заявление о возмещении расходов по установленной форме (например, по формам, утвержденным приказом ФСС России от № 26);
2. справка-расчет, представляемая при обращении за выделением средств;
3. копии документов, подтверждающих расходы (листки нетрудоспособности, справки о рождении ребенка, платежные поручения);
4. расшифровка расходов по каждому получателю пособия.

Пояснительная записка для подтверждения тарифа НС и ПЗ

Отдельный случай — подтверждение основного вида экономической деятельности для установления тарифа взносов на травматизм. В этом случае в фонд подаются:

• заявление о подтверждении основного вида деятельности;
• справка-подтверждение;
• пояснительная записка к бухгалтерскому балансу за предыдущий год (для организаций, не относящихся к малым предприятиям).

В записке указываются доли выручки по каждому виду деятельности в общем объеме, что позволяет фонду определить основной вид деятельности и установить соответствующий класс профессионального риска.

Порядок подачи и сроки

Документы можно подать:

• лично в территориальное отделение СФР;
• почтовым отправлением с описью вложения;
• в электронном виде через портал Госуслуг или по каналам ТКС (для отчитывающихся в электронном виде).

Фонд рассматривает обращение и принимает решение о возмещении, как правило, в течение 10 рабочих дней. При необходимости проведения камеральной или выездной проверки срок может быть продлен.

Типичные ошибки при составлении

• отсутствие регистрационного номера страхователя;
• расхождение сумм в записке, заявлении и справке-расчете;
• неполный перечень приложений;
• отсутствие подписи руководителя или главного бухгалтера;
• указание неверных банковских реквизитов для перечисления средств.

Грамотно составленная пояснительная записка существенно ускоряет процесс возмещения средств из фонда и снижает риск отказа или запроса дополнительных документов. Перед подачей рекомендуется уточнить в своем территориальном отделении СФР актуальные требования к составу и оформлению документов, поскольку региональные практики могут различаться.