Когда нужен дубликат и кому его выдают
Дубликат трудовой книжки оформляют только в двух случаях:
Утеря или утрата, при порче, обесценивании или невозможности использования оригинала.
Отсутствие трудовой книжки (форма № Т-2) у работника, впервые поступающего на работу, когда компания принимает на хранение старый документ.
Важно!
- Дубликат оформляет только текущий (последний) работодатель на основании письменного заявления работника.
- Подменяется только собственно трудовая книжка (форма № Т-2), вкладыш о стаже и прочие приложения не воспроизводятся.
Документы для оформления дубликата
- Заявление работника с просьбой выдать дубликат книжки.
- Паспорт гражданина РФ (ID-дискретно).
- Справка из ПФР СТАЖ (выписка из пенсионного дела содержащая размер страхового стажа).
- Подтверждающие документы о стаже:
- Приказы о приёме и увольнении (копии).
- Трудовые договоры.
- Справки выданные предыдущими работодателями.
- Военные билеты для вновь принятых на госслужбу граждан.
- Квитанция об оплате госпошлины (300 руб. или 600 руб. при оформлении через МФЦ — уточняйте в регионе).
Пошаговая инструкция (2026)
Шаг 1. Подготовка документов
- Оформите заявление (форма Т-61): «Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с её утратой». Укажите дату и подпись.
- Соберите все доступные документы о стаже: сканированные копии хранятся у работодателя. При отсутствии приказов запрашивайте архивные справки.
- Сверьте данные в ЕГИССО (федеральный реестр сведений о труде) через сервис ФНС или портал «Госуслуги»; разрешаются распечатки.
Шаг 2. Сдать документы в кадровую службу
Пошлите по электронке или принесите оригиналы и копии в отдел кадров. Срок их хранения на проверке, не более 3 рабочих дней.
Шаг 3. Оформление дубликата
- Кадровое подразделение печатает бланк дубликата (форма № Т-2) на официальной бумаге, подготовленной Федеральной службой труда.
- Вносит все записи, начиная с первого дня работы, проставляя даты, названия организаций и должности, соответствующие записям в архиве.
- Каждый лист заверяется подписью кадровика (расшифровка) и круглой синей печатью (клише) организации.
- В дубликате на титульном листе ставится штамп «ДУБЛИКАТ ВЫДАН » и указывается номер дубликата, соответствующий номеру в книге учета формы Т-54.
Шаг 4. Выдача дубликата
Работник расписывается в Журнале выдачи трудовых книжек (форма Т-54), после чего получает дубликат на руки. Старый документ при хранении аннулируется.
Сроки и стоимость
| Пункт | Регламент |
|---|---|
| Максимальный срок рассмотрения заявления | 3 рабочих дня |
| Плата за дубликат | 0 руб. (всё за счёт работодателя), но госпошлина МФЦ 300/600 руб. при личной подаче |
| Хранение дубликата текущего года | 75 лет |
Что делать при ошибке в дубликате
Если после получения вы заметили ошибку, например, неверную дату приёма, требуйте:
- Заверенную корректирующую справку (форма Т-2у).
- Внесение изменений в дубликате через служебную записку, подписанную руководителем.
- При подаче в ПФР — загрузите корректные данные в ЕГИССО через работодателя.
Электронный дубликат: тренд 2026
С 01 января 2026 г. вступили в силу поправки 303-ФЗ, разрешающие кадровым службам полностью заменить бумажный дубликат цифровым свидетельством:
— Работник получает QR-код в личном кабинете «Госуслуг».
— Используется при трудоустройстве через СПАРК-Работа (СЭР 3.0).
— Требует согласия работника: анкетный вопрос «Согласны ли вы на электронный дубликат?» проставляется в ЕГИССО.
Контакты для обращений
- Минтруд РФ, г. Москва, наб. Академика Туполева, д. 5: +7 (495) ‑05-65-65, info@mintrud.gov.ru
- Рособрнадзор / ЕГИССО: ### (бесплатно по РФ)
- Горячая линия Альфа-Банка (консультирование по игре Ассоциации): ###
- ПФР Личный кабинет (подтверждение стажа): es.pfrf.ru
Важно! При личном обращении в МФЦ или Работодателя храните копии всех заявлений, чтобы восстановить порядок событий в случае спора.