Трудовая книжка, один из главных документов работника, подтверждающий его трудовой стаж и профессиональный путь. Ошибки при её заполнении могут привести к серьёзным последствиям: от штрафов для работодателя до проблем с назначением пенсии у сотрудника. В этой статье подробно разберём, как правильно оформить трудовую книжку при приёме на работу, переводе и увольнении, а также расскажем об электронной трудовой книжке (ЭТК).
Общие правила заполнения трудовой книжки
Заполнение трудовой книжки регламентируется Трудовым кодексом РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ № 225) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69).
Основные требования:
- записи выполняются аккуратно, ручкой с чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета;
- все записи вносятся без сокращений (нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья»);
- даты указываются арабскими цифрами в формате: число и месяц, двузначными, год — четырёхзначными (например, );
- каждая запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при её наличии);
- записи вносятся в течение недели с момента издания приказа, а при увольнении — в день увольнения.
Кто вносит записи в трудовую книжку
Записи в трудовую книжку работника вносит специалист по кадрам, сам руководитель организации или другое уполномоченное лицо, назначенное приказом. Работник не имеет права самостоятельно вносить какие-либо записи в свою трудовую книжку.
Титульный лист: образец заполнения
Титульный лист заполняется при первичном оформлении трудовой книжки. На нём указываются:
- Фамилия, имя, отчество, полностью, без сокращений, на основании паспорта.
- Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Образование, на основании документа об образовании (например, «высшее»).
- Профессия, специальность — по диплому.
- Дата заполнения — день оформления книжки.
После заполнения работник расписывается на титульном листе, подтверждая правильность сведений. Затем ставится подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печать организации (при наличии).
Запись о приёме на работу: образец
Запись о приёме на работу оформляется в разделе «Сведения о работе» и состоит из четырёх граф:
| № записи | Дата | Сведения о приёме на работу | Основание |
|---|---|---|---|
| 1 | Общество с ограниченной ответственностью «Пример» (ООО «Пример»). Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам. | Приказ от № 15-к |
Важные нюансы:
- в графе 3 сначала указывается полное наименование организации, а также сокращённое (при наличии);
- наименование структурного подразделения указывается, если это условие прописано в трудовом договоре;
- должность указывается в точном соответствии со штатным расписанием;
- в графе 4 указываются дата и номер приказа о приёме на работу.
Запись о переводе
Если работник переводится на другую должность внутри организации, запись оформляется аналогично:
«Переведён в отдел маркетинга на должность старшего менеджера» — с указанием даты и реквизитов приказа о переводе.
Запись об увольнении: образец
Запись об увольнении вносится в день увольнения и должна точно повторять формулировку из Трудового кодекса РФ со ссылкой на соответствующую статью:
| № записи | Дата | Сведения об увольнении | Основание |
|---|---|---|---|
| 2 | Трудовой договор прекращён по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 48-у |
После записи об увольнении указывается должность и подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, ставится печать (при наличии), а работник расписывается в ознакомлении с записью.
Обратите внимание: увольнение за прогул (отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд без уважительных причин или в течение всего рабочего дня) оформляется по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ, и формулировка в книжке должна строго соответствовать закону.
Как исправить ошибку в трудовой книжке
Зачёркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе» запрещено. Исправление вносится следующим образом:
- ставится следующий порядковый номер записи;
- указывается дата внесения исправления;
- в графе 3 пишется: «Запись за номером … недействительна», после чего вносится правильная формулировка;
- в графе 4 указываются реквизиты приказа, на основании которого внесено исправление.
На титульном листе неверные сведения зачёркиваются одной чертой, рядом вносятся правильные данные, а на внутренней стороне обложки делается ссылка на документ-основание с подписью ответственного лица и печатью.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. ЭТК — это цифровой аналог бумажной книжки: все сведения о трудовой деятельности (приём, переводы, увольнения) работодатель передаёт в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд России).
Работник мог выбрать: продолжить ведение бумажной книжки или перейти на электронный формат. При выборе ЭТК бумажная книжка выдаётся на руки, а в неё вносится запись о подаче заявления.
Где посмотреть сведения электронной трудовой книжки:
- на портале «Госуслуги»;
- в личном кабинете на сайте Социального фонда России;
- через МФЦ (выписка по заявлению);
- у работодателя (форма СЗВ-ТД по последнему месту работы).
При увольнении работнику, выбравшему ЭТК, выдаётся выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р), которую можно предъявить новому работодателю.
Ответственность за ошибки
Неправильное ведение трудовых книжек может повлечь административную ответственность для работодателя по статье 5.27 КоАП РФ. Кроме того, ошибочные записи могут стать причиной отказа в зачёте стажа при назначении пенсии, поэтому работнику важно проверять правильность всех записей.
Правильное оформление трудовой книжки — обязанность работодателя и гарантия защиты прав работника. Соблюдайте установленные формулировки, не допускайте сокращений, своевременно вносите записи и заверяйте их должным образом. А с развитием электронного документооборота всё больше сведений о трудовой деятельности хранится в цифровом виде, что упрощает доступ к информации о стаже в любой момент.