С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ При увольнении сотрудника, у которого ведётся ЭТК, работодатель обязан предоставить определённый пакет документов, аналогичный тому, что выдаётся при бумажной книжке, но в электронном виде․ В статье подробно рассмотрены все необходимые формальности, порядок их оформления и контакты, по которым можно получить разъяснения․
Содержание
- Правовая база и основные требования
- Список документов, выдаваемых при увольнении
- Порядок оформления и передачи документов
- Контакты для обращений и справочная информация
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база и основные требования
Обязанности работодателя регламентируются Трудовым кодексом РФ (ст․ 80‑82), Приказом Минтруда РФ от № 303н «Об электронных трудовых книжках», а также нормативными актами Департамента труда и социальной защиты населения города Москвы․ Ключевые положения:
- ЭТК хранится в единой государственной системе (СФР – Система Фондов России)․
- Все сведения о трудовой деятельности (приём, перевод, увольнение, причины, основания) фиксируются в электронном виде;
- При увольнении работодатель обязан предоставить работнику полную информацию о трудовой истории в день расторжения договора․
Самое главное помнить, что все перечисленные документы должны быть переданы в электронном виде (через Личный кабинет на портале Госуслуг или на электронный почтовый адрес работника) и в копиях, если работник просит их в бумажном виде․
Список документов, выдаваемых при увольнении
Ниже приведён полный перечень документов, которые работодатель обязан выдать сотруднику, у которого ведётся электронная трудовая книжка․
Основные обязательные документы
- Приказ об увольнении – оригинал приказа с подписью руководителя и печатью организации․
- Справка о заработке за последние 2 года (форма 182‑н) – требуется для расчёта страховых выплат и больничных․
- Сведения о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) – официальная выписка из ЭТК, содержащая:
- ФИО, дату рождения, СНИЛС;
- название и реквизиты работодателя;
- даты и основания приема на работу, перевода, увольнения;
- должность, квалификацию, профессию и структуру подразделения;
- причину прекращения трудового договора․
- Расчётный лист (Платёжная ведомость) за последний месяц – подтверждение выплаты зарплаты и начислений․
- Акт сдачи‑приёмки ЭТК – документ, подтверждающий передачу выписок из электронной книжки сотруднику․
Дополнительные документы (по требованию работника)
- Выписка из ЭТК за определённый период (по запросу в МФЦ, ПФР или через Госуслуги)․
- Справка о сумме начисленных отпускных․
- Справка о размере пособия по временной нетрудоспособности․
- Копия трудовой книжки в бумажном виде (если работник не отказался от неё)․
Порядок оформления и передачи документов
Подготовка документов
- Составляется приказ об увольнении, подписывается руководителем․
- В системе 1С (или иной кадровой программе) вносятся сведения об увольнении в ЭТК․
- Автоматически генерируется форма СТД‑Р, которую проверяют на корректность․
- Подготавливается справка 182‑н и расчётный лист за последний месяц․
Передача в электронном виде
Все документы выгружаются в личный кабинет работника на портале Госуслуги либо отправляются на указанный им электронный почтовый ящик (например, worker@example․com)․ Работнику следует подтвердить получение с помощью кода подтверждения․
Выдача в бумажном виде (по запросу)
Если работник попросил бумажные копии, они печатаются, заверяются подписью и печатью и вручаются в день увольнения под подписью работника․
Сдача ЭТК
В тот же день работодатель оформляет акт сдачи‑приёмки, в котором фиксирует, что сведения из ЭТК переданы работнику․
Контакты для обращений и справочная информация
При возникновении вопросов по оформлению и выдаче документов можно обратиться в следующие организации:
- Департамент труда и социальной защиты населения г․ Москвы
- Телефон: +7 (495) ‑60‑00‑00
- Email: info@trudmos․ru
- Адрес: ул․ Сретенка, 6, Москва, 123112
- Многофункциональный центр (МФЦ)
- Телефон справочной службы: +7 (495) ‑17‑00‑00
- Сайт: mfc․ru (раздел «Электронные трудовые книжки»)
- Возможность записаться онлайн на приём․
- Пенсионный фонд России (ПФР)
- Телефон горячей линии: +7 (495) ‑25‑41‑00
- Email: support@pfr․gov․ru
- Личный кабинет на портале pfrf․gov․ru
- Портал государственных услуг «Госуслуги»
- Техподдержка: +7 (495) ‑55‑57‑00
- Онлайн‑чат: gosuslugi․ru
- Юридическая служба вашего предприятия
- Контактное лицо: Иванов И․И․, руководитель отдела кадров
- Телефон: +7 (495) ‑23‑45‑67
- Email: hr@company․ru
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли выдавать бумажную трудовую книжку, если у сотрудника уже есть ЭТК?
Бумажную книжку выдавать не требуется, если работник не подал заявление об отказе от ЭТК․ При желании работника можно оформить одновременно обе версии․
Как получить выписку из ЭТК, если она не была предоставлена в день увольнения?
Запрос можно сделать через Личный кабинет на «Госуслугах», в МФЦ или в ПФР․ Срок обработки обычно составляет до 5 рабочих дней․
Что делать, если в форме СТД‑Р обнаружена ошибка?
Необходимо немедленно обратиться в отдел кадров для исправления данных в системе 1С․ После корректировки формируется новая выписка, которую работнику предоставляют заново․
Какие последствия для работодателя при несвоевременной выдаче СТД‑Р?
Работодатель может быть привлечён к дисциплинарной ответственности, а также к выплате штрафов в соответствии со ст․ 80 ТК РФ․
Электронная трудовая книжка упрощает процесс хранения и передачи сведений о трудовой деятельности, но не меняет обязанности работодателя по своевременному выдаче полного пакета документов при увольнении․ Соблюдение установленного порядка, правильное оформление формы СТД‑Р и своевременная передача справок помогут избежать юридических проблем и сохранить хорошие отношения с сотрудниками․
Если у вас остались вопросы – пользуйтесь перечнем контактов из раздела «Контакты для обращений»․ Помните, что правильное оформление – залог безболезненного выхода сотрудника из организации и сохранения его прав․