Перевод документооборота в электронный вид наложил на архивные службы новые обязанности по обеспечению сохранности, подлинности и юридической значимости электронных архивных документов (ЭАД)․ Процедура приема ЭАД на хранение — это ключевой этап, от которого зависит возможность дальнейшего долгосрочного использования документов, их передачи в государственные архивы или представления в судебные инстанции․ В статье подробно разбираются нормативные основы, технические требования и пошаговый алгоритм приема электронных документов в архив организации и государственного органа․

Нормативная правовая основа

Деятельность по приему и хранению электронных документов регулируется иерархией нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — устанавливает правовые основы создания, комплектования, хранения и использования архивных документов любых форм, включая электронные; регламентирует права и обязанности организаций и государственных архивов по обеспечению сохранности документов и их юридической значимости․
• Приказ Росархива от № 77 (ред․ от 2023 г․) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»․ Раздел X данного приказа целиком посвящен хранению электронных документов: требования к системам хранения (СХЭД), физическим носителям, описям, проверкам сохранности․
• Приказ Росархива от № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов»․ Документ определяет, что СХЭД в архиве государственного органа должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных из СЭД, их учет, управление хранением и доступ до выделения к уничтожению или передачи в государственный архив․
• Проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (методические материалы Росархива)․

Техническая инфраструктура: Система хранения электронных документов (СХЭД)

Прием документов невозможен без сертифицированной и настроенной СХЭД․ Согласно типовым требованиям, система должна обеспечивать:

1. Импорт/прием электронных архивных документов, переданных из системы электронного документооборота (СЭД) или иных информационных систем․
2. Автоматический учет поступивших документов с присвоением уникальных идентификаторов․
3. Управление хранением (контроль сроков, категорий ценности, условий доступа)․
4. Обеспечение доступа к документам в режиме чтения/просмотра без возможности несанкционированного изменения․
5. Подготовку к передаче в государственный архив (формирование передаточных случаев) или к уничтожению по истечении сроков хранения․

Важно: Требования к зданиям и помещениям, где размещена аппаратная часть СХЭД (серверные, ЦОД), должны соответствовать общим требованиям к архивным помещениям: защита от повреждений, вредных воздействий окружающей среды, несанкционированного физического доступа․

Состав архивного пакета: что именно сдается на хранение

Согласно статье 141 Правил (Приказ № 77) и актуальной практике (в т․ч․ рекомендации SL Soft и др․), в состав электронного архивного дела (ЭАД), размещаемого на хранение, обязательно входят следующие компоненты для каждого документа:

• Файл основной части электронного документа — в формате PDF/A (ISO 19005), гарантирующем визуальное воспроизведение и долговременное сохранение без зависимости от ПО;
• Файлы неотъемлемых приложений — если они имеются (схемы, чертежи, таблицы в нативных или открытых форматах, также желательно PDF/A)․
• Файл(ы) электронных подписей (ЭП) — при их наличии․ Квалифицированная электронная подпись (КЭП) подтверждает авторство, целостность и юридическую силу документа․ Подпись хранится неотрывно от документа (внутренняя или отсоединенная, ․sig/․p7s)․
• Файл метаданных документа в формате XML — содержит атрибуты описания (регистрационный номер, дата, автор, адресат, вид документа, срок хранения, шифр дела, связь с другими документами и т․д․)․ Структура XML обычно регламентируется внутренними стандартами организации или требованиями получающего архива (например, схемы СМЭВ/Госархива)․

Примечание: Отсутствие любого из обязательных компонентов (например, ЭП на юридически значимом документе или метаданных) является основанием для отказа в приеме на хранение до устранения несоответствий․

Процедура приема электронных документов на хранение (Пошаговый алгоритм)

Этап 1: Подготовка и формирование передаточного пакета (в структурном подразделении / СЭД)

• Формирование дела (совокупности документов) в соответствии с номенклатурой дел и сроками хранения․
• Конвертация файлов в формат PDF/A (если исходные форматы иные)․
• Проверка действительности сертификатов КЭП на момент подписания (через СМЭВ/реестры Минцифры)․
• Генерация XML-файла метаданных по утвержденной схеме․
• Упаковка в контейнер (ZIP, TAR или специализированный формат АРМ «Архивариус» / 1С / СЭД) с контрольной суммой (хеш-сумма SHA-256) для контроля целостности при передаче․

Этап 2: Передача в архив (СХЭД)

• Инициация сеанса передачи через программный интерфейс (API) между СЭД и СХЭД или через веб-интерфейс СХЭД (ручная загрузка)․
• Фиксация факта и времени передачи в журналах аудита обеих систем․

Этап 3: Входной контроль в СХЭД (Автоматизированный и ручной)

СХЭД должна автоматически выполнить проверки:

1. Целостность: сверка хеш-сумм полученных файлов с переданными․
2. Соответствие форматам: валидация PDF/A (соответствие стандарту ISO 19005), валидация XML по XSD-схеме․
3. Проверка ЭП: верификация подписей (целостность, валидность сертификата, цепочка доверия, отзыв)․
4. Комплектность: наличие всех 4-х компонентов (основной файл, приложения, ЭП, метаданные) для каждой единицы хранения․

Этап 4: Решение архивариуса (Экспертиза)

При автоматическом прохождении всех проверок документ принимается на хранение․ При выявлении ошибок:

• Формируется Акт о несоответствии (протокол проверки) с описанием ошибок․
• Пакет возвращается отправителю на доработку․
• После исправления процедура повторяется с этапа 2․

Этап 5: Оформление приема (Учет и Опись)

• Присвоение архивным кодам (инвентарным номерам) в пределах фонда/описи․
• Формирование/пополнение Электронной описи дела (в формате XML/PDF/A) с реквизитами каждого документа․
• Подписание описи архивариусом (КЭП) и руководителем архива/организации․
• Размещение файлов в защищенном хранилище СХЭД (основное + резервное копирование)․

Проверка сохранности принятых документов

Прием на хранение, не финальная точка․ Нормативные акты (Приказ № 77, практика госархивов) устанавливают обязательные периодические проверки сохранности ЭАД:

• При сдаче в архив (входной контроль, описанный выше)․
• Раз в три года (плановая проверка читаемости носителей, валидности форматов, верификации ЭП)․
• При перемещении архива в другое место (смене ЦОД, серверов)․
• При смене руководителя архива (акт приема-передачи)․
• При переносе документов на другие носители/форматы (миграция)․
• Перед передачей документов в государственный архив (выходной контроль)․

Результаты проверок оформляются Актом проверки сохранности․ Выявленные дефекты (битые файлы, просроченные сертификаты ЭП, устаревшие форматы) подлежат устранению (миграция, переподписание, восстановление из резервной копии);

Особенности передачи в Государственный архив (ГАРФ, региональные госархивы)

Ведомства и организации-источники комплектования обязаны передавать документы постоянного хранения в государственные архивы․ Процедура приема в госархив строже:

• Использование единых форматов передачи (часто на базе стандарта OAIS / METS / PREMIS)․
• Обязательное наличие Электронной описи дела, подписанной КЭП руководителя организации и архивариуса․
• Предварительная экспертиза комплектности и состояния документов в СХЭД организации-источника․
• Передача через защищенные контуры связи (СМЭВ, ведомственные КСЗИ) или на защищенных носителях с последующим приемом в СХЭД госархива․
• Получение Подтверждения о размещении документов в государственном архиве (Акта приема-передачи), которое является основанием для списания документов с учета у источника (если срок хранения «постоянный» и передача полная)․

Функциональные требования к информационным системам в части передачи в государственный архив содержатся в Приказе Росархива № 69 (п․ 1․5)․

Типичные ошибки и риски при приеме

Ошибка / Риск	Последствия	Меры предотвращения
Отсутствие или невалидная ЭП на юрзначимом документе	Отказ в приеме; потеря юридической силы; проблемы в суде․	Контроль подписания на этапе СЭД; обязательная верификация при входе в СХЭД․
Файл основной части не в PDF/A (например, DOCX, PDF 1․7)	Риск невозможности открытия через 10-50 лет; несоответствие Приказу № 77․	Принудительная конвертация в PDF/A-1b/2b/3b на этапе формирования дела․
Расхождение метаданных (XML) и атрибутов в файле/СЭД	Нарушение учетной единицы; невозможность поиска; отказ госархива․	Автоматическое формирование XML из БД СЭД; запрет ручного редактирования метаданных․
Потеря файлов приложений	Неполнота документа; искажение смысла․	Проверка комплектности по списку приложений, указанному в метаданных/описи․
Истечение срока действия сертификата КЭП к моменту проверки (через 3 года)	Невозможность автоматической верификации подписи․	Использование штампов времени (Time Stamping) при подписании; архивирование CRL/OCSP-ответов; процедура переподписания/архивирования доказательств (PAdES-LTV)․

Прием электронных документов на хранение — это не просто копирование файлов на сервер․ Это регламентированная юридически и технически сложная процедура, включающая:

• Строгое соответствие форматам (PDF/A, XML) и наличие КЭП․
• Автоматизированный входной контроль целостности, подлинности и комплектности в СХЭД․
• Оформление учетных документов (описей, актами) с применением квалифицированной электронной подписи․
• Обеспечение условий долговременного хранения (защита от порчи, устаревания форматов, потери ключей проверки ЭП)․
• Регулярные аудиты сохранности (не реже раза в 3 года)․

Соблюдение требований Приказов Росархива № 77 и № 69, а также Федерального закона № 125-ФЗ позволяет организации формировать правомерный электронный архив, документы которого будут признаны судами, контролирующими органами и приняты на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации․

---

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства (125-ФЗ, Приказы Росархива № 77, № 69) и методических рекомендаций Федерального архивного агентства․