Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации № 545н «Об утверждении правил заполнения‚ подачи и хранения реестров
сведений о заключенных‚ измененных и расторгнутых трудовых договорах» был издан 5 августа 2021 г. Этот документ устанавливает порядок ведения
единого реестра трудовых договоров‚ а также определяет требования к электронному документообороту в сфере Трудового законодательства.

Цели и задачи Приказа № 545н

• Обеспечение прозрачности и доступности информации о трудовых договорах для контролирующих органов.
• Упрощение контроля за соблюдением требований Трудового кодекса РФ.
• Внедрение единой информационной базы‚ позволяющей вести статистический учет трудовых отношений.
• Сокращение бумажного документооборота и переход к электронным формам хранения данных.

Содержание Приказа

1. Общие положения. Описание сферы применения и определений‚ используемых в документе.
2. Требования к реестрам. Формат‚ структура и обязательные реквизиты реестров трудовых договоров.
3. Порядок заполнения и подачи. Инструкция по оформлению‚ подписанию (ЭЦП) и загрузке реестров в электронную систему.
4. Сроки и порядок хранения. Сроки ведения реестра‚ порядок архивного хранения и уничтожения устаревших документов;
5. Контроль и ответственность. Права и обязанности работодателей‚ а также меры ответственности за нарушение требований.
6. Порядок внесения изменений. Процедура корректировки сведений в уже поданных реестрах.
7. Переходный период. Период адаптации и сроки‚ в течение которых работодатели обязаны привести свои данные в соответствие с новыми правилами.

Ключевые положения‚ которые следует знать

• Каждый работодатель обязан вести единую электронную базу по трудовым договорам‚ доступную через портал «Госуслуги» или специализированную систему Минтруда.
• В реестре должны фиксироваться даты заключения‚ изменения и расторжения договора‚ а также сведения о сторонах договора.
• Для подписания реестра требуется электронная подпись (ЭЦП) руководителя организации.
• Срок подачи реестра – не позднее 10‑го числа месяца‚ следующего за отчетным периодом (обычно – месяц).
• Неисполнение требований Приказа влечет наложение штрафов по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Самое главное помнить‚ что

Необходимо обеспечить своевременную и корректную загрузку реестров в электронную систему. Задержки могут привести к административной ответственности‚
а также к невозможности использовать реестр в качестве доказательства при проверках трудовой инспекции.

Очень важно

Следить за изменениями в нормативных актах‚ связанных с электронным документооборотом‚ так как они могут влиять на формат и содержание реестра. Рекомендовано
периодически проверять актуальность шаблонов на официальном сайте Минтруда.

Кому направлен Приказ

Приказ обязательный для всех юридических лиц‚ индивидуальных предпринимателей и иных субъектов‚ заключающих трудовые договоры с работниками‚ в т.ч.
дочерних компаний‚ совместных предприятий и филиалов. Исключения могут быть предусмотрены только отдельными нормативными актами.

Контроль за исполнением

Контролировать соблюдение требований Приказа уполномочены:

• Государственная инспекция труда (ГИТ) – проводить плановые и внеплановые проверки;
• Региональные отделения Минтруда – осуществлять мониторинг подачи реестров в региональном масштабе;
• Органы местного самоуправления – в случае наличия локальных нормативных актов.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по заполнению реестра‚ порядку подачи или другим аспектам Приказа № 545н‚ вы можете обратиться в следующие структуры:

1. Государственная инспекция труда России (ГИТ)
   Телефон единой справочной службы: +7 (800)  ‑00‑07‑00
   Электронная почта: info@git.gov.ru
   Официальный сайт: gosinspektsiya.gov.ru
   Описание: Консультации по соблюдению требований приказа‚ разъяснение порядка подачи реестров‚ помощь в подготовке документов.
2. Министерство труда и социальной защиты РФ
   Телефон горячей линии: +7 (495)  ‑11‑11‑11
   Электронная почта: mail@trud.gov.ru
   Сайт с нормативными документами: mintrud.gov.ru
   Описание: Доступ к полному тексту приказа‚ ответы на правовые вопросы‚ получение официальных разъяснений.
3. Региональные отделения Минтруда
   Телефон справочной службы в вашем регионе (см. на сайте Минтруда в разделе «Контакты»).
   Электронная почта: обычно формата region@mintrud.gov.ru.
   Описание: Консультации по региональным особенностям подачи реестров‚ получение информации о сроках и порядке взаимодействия с местными органами.
4. Федеральный центр электронных сервисов (ФЦЭС)
   Телефон поддержки: +7 (495)  ‑23‑45‑67
   Электронная почта: support@fces.gov.ru
   Портал «Госуслуги»: gosuslugi.ru
   Описание: Техническая поддержка при работе с электронными отчетами‚ проблемы с загрузкой реестров‚ вопросы по использованию электронной подписи.

Практические рекомендации для работодателей

• Назначьте ответственного сотрудника (или отдел)‚ который будет контролировать формирование и подачу реестров.
• Обеспечьте наличие действующей электронной подписи у руководителей‚ уполномоченных подписывать реестры.
• Регулярно проверяйте актуальность шаблонов реестров на официальном сайте Минтруда.
• Ведите внутренний журнал изменений трудовых договоров‚ чтобы своевременно обновлять данные в реестре.
• Проводите внутренний аудит раз в полугодие – это поможет избежать штрафов при проверках.

Приказ Минтруда России № 545н от 5 августа 2021 г. представляет собой важный инструмент контроля за трудовыми отношениями в современной
цифровой экономике. Соблюдение его требований обеспечивает не только юридическую безопасность организации‚
но и повышает эффективность управления кадровыми ресурсами.

Помните‚ что своевременная подача реестра и корректное оформление всех сведений – залог успешного взаимодействия с контролирующими органами и
избежание финансовых санкций. При возникновении вопросов всегда следует обращаться к указанным выше контактам.