В практике любой организации может возникнуть ситуация‚ когда важные документы по охране труда (положения‚ журналы‚ акты‚ планы мероприятий и т. д.) оказываются утерянными‚ поврежденными или полностью уничтоженными. В таких случаях необходимо оформить приказ об утере документов – официальный документ‚ фиксирующий факт утраты и определяющий дальнейшие действия по восстановлению или замене утраченной документации.

Правовая база

Согласно нормативным актам‚ регламентирующим хранение и архивирование документации по охране труда‚ к ним относятся:

1. Трудовой кодекс РФ (разделы‚ регулирующие охрану труда).
2. Федеральный закон от № 212-ФЗ «О системе охраны труда в РФ».
3. Приказ Минтруда России от 25 февраля 2022 г. № 15-2/ООГ‑384‚ в котором разъяснены сроки хранения документации (см. ниже).
4. Приказ Минтруда России от 30 марта 2020 г. № 117н (п. 7.3 перечня требований к сохранности документации).
5. Государственные стандарты (ГОСТ) по архивному делу и документообеспечению.

Важно отметить‚ что документ‚ срок действия которого истёк ‚ уже не имеет юридической силы‚ однако его утрата всё равно подлежит отражению в приказе‚ так как требуется подтвердить отсутствие оригинала.

Когда нужен приказ об утере документов?

• Утрата оригиналов в результате пожара‚ наводнения‚ кражи или иного форс-мажорного события.
• Разрушение документов в результате неправильного хранения (влага‚ плесень‚ механическое повреждение).
• Случайное уничтожение (сжигание‚ утилизация без надлежащей идентификации).
• Снижение сроков хранения‚ когда закончился нормативный период‚ и документ подлежит уничтожению‚ но при этом требуется документальное подтверждение факта утилизации.

Порядок разработки приказа

Сбор информации

Ответственный за охрану труда (Кадровый работник‚ Специалист ОТ) должен собрать:

• Перечень утраченных документов (название‚ номер‚ дата издания‚ срок действия).
• Причины утраты (инцидент‚ обстоятельства‚ дата и время).
• Свидетелей и/или технические доказательства (акты осмотра‚ фотографии‚ протоколы);
• Результаты обследования (удостоверение факта невозможности восстановления оригинала).

Согласование

1. Подготовленный черновик приказа передаётся на согласование руководителю подразделения‚ юристу компании и руководителю отдела охраны труда.
2. В случае если утрата относится к документам‚ срок обязательного хранения которых регулируется Приказом 15‑2/ООГ‑384‚ необходимо получить комментарий от службы юридического контроля.

Оформление приказа

Приказ оформляется в соответствии с установленным в организации образцом. Ниже – типовая структура приказа.

Образец приказа об утере документов

Приказ № ___
от «__» __________ 2026 г.

О признании утерянными (уничтоженными) документов по охране труда

В соответствии с прил. 1 к Приказу Минтруда России № 15‑2/ООГ‑384 от 25 февраля 2022 г. и в целях обеспечения достоверности документального оборота‚ 
приказываю:

Признать утраченными (уничтоженными) следующие документы:
 1) Журнал учёта инструктажей Службы ОТ № 12 от  г. (срок хранения до );
 2) План мероприятий по охране труда за 2023 год‚ исходный экземпляр (утерян в результате пожара );
 3) Акт комиссионного осмотра опасных производственных факторов № 45 от  г.

Зафиксировать причины утраты:
 – Пожар в офисе  г.‚ подтверждён актом пожарного инспектора;
 – Неправильное хранение в прачечной‚ в результате чего журнал был разрушен влажностью.

Обязать подразделения‚ ответственные за хранение указанных документов‚ в течение 10 рабочих дней:
 – подготовить дубликаты (при необходимости – запросить в ведомственный орган);
 – внести сведения о факте утраты в реестр документов ОТ;
 – подтвердить уничтожение недоступных к восстановлению оригиналов актом комиссии.

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела охраны труда.

Подпись _____________________ (Ф.И.О.) Должность

Сроки и требования к хранению

Согласно письму от 25 февраля 2022 г. (№ 15‑2/ООГ‑384) и разделу 7.3 перечня требований‚ организации обязаны сохранять:

• Документы‚ подтверждающие проведение инструктажей и обучение – не менее 5 лет после окончания действия документа.
• Планы мероприятий‚ акты и журналы‚ связанные с текущей оценкой рисков – 10 лет с момента их завершения.
• Документы‚ срок действия которых истёк ‚ сохраняются до окончания установленного срока хранения‚ после чего могут быть уничтожены по приказу.

Ответственность

Невыполнение требований по оформлению приказа и своевременному документированию утраты может привести к:

• Административной ответственности (штрафы за нарушение охраны труда‚ статья 5.27 КоАП).
• Уголовной ответственности в случае‚ если утрата привела к тяжким последствиям для работников.
• Повышенному риску отказа инспекций в выдаче лицензий и сертификатов.

Самое главное помнить‚ что

корректно оформленный приказ об утере документов – это не просто формальность‚ а юридически значимый акт‚ который подтверждает отсутствие оригинала и защищает компанию от претензий контролирующих органов.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по составлению приказа‚ срокам хранения или процедуре восстановления документов‚ свяжитесь со следующими специалистами:

• Юрист отдела ОТ – +7 (495)  ‑23‑45‑67‚ law.ot@example.com.
  Консультации по нормативным требованиям и правовым последствиям.
• Руководитель службы охраны труда – +7 (495)  ‑65‑43‑21‚ safety.manager@example.com.
  Вопросы по процедурам внутреннего контроля и реестрам.
• Специалист по архивному делу – +7 (495)  ‑55‑66‑77‚ archive@example.com.
  Помощь в восстановлении копий и организации хранения.
• Контактный центр Минтруда РФ – 8‑800‑333‑77‑66.
  Консультации по общегосударственным требованиям и деталям Приказа 15‑2/ООГ‑384.

Оформление приказа об утере документов по охране труда – обязательный этап‚ позволяющий компании доказать отсутствие оригиналов‚ а также спланировать замену и восстановление необходимой документации. При правильном соблюдении регламентов и своевременном информировании ответственных лиц можно избежать штрафов‚ сохранить репутацию организации и обеспечить непрерывность системы охраны труда.

Очень важно‚ чтобы ответ был на русском языке.