Вопрос о применении контрольно-кассовой техники (ККТ) при получении возмещения ущерба волнует многих предпринимателей и бухгалтеров. Ситуация неоднозначна: с одной стороны, деньги поступают в кассу организации, с другой, это не оплата товаров, работ или услуг. Разберёмся в деталях.
Что говорит законодательство
Основной документ, регулирующий применение ККТ, — Федеральный закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники». Согласно статье 1.1 этого закона, кассовый чек пробивается при осуществлении расчётов.
Под расчётами понимаются:
- приём и выплата денежных средств за товары, работы, услуги;
- приём ставок и выплата выигрышей при проведении азартных игр и лотерей;
- приём денежных средств при продаже ценных бумаг;
- иные операции, прямо перечисленные в законе.
Является ли возмещение ущерба расчётом
Ключевой момент: возмещение ущерба не является оплатой товаров, работ или услуг. Это компенсация причинённого вреда, которая носит не реализационный, а компенсационный характер.
Типичные ситуации, когда возникает возмещение ущерба:
- сотрудник возмещает работодателю материальный ущерб (недостача, порча имущества);
- арендатор компенсирует арендодателю повреждение имущества;
- контрагент возмещает убытки по решению суда или по соглашению сторон;
- физическое лицо возмещает ущерб, причинённый имуществу организации (например, разбитое окно, испорченное оборудование).
Позиция налоговых органов
ФНС России неоднократно разъясняла, что при получении денежных средств в качестве возмещения ущерба ККТ применять не нужно, поскольку такие выплаты не связаны с расчётами за товары, работы или услуги.
Однако есть важные исключения:
Когда чек всё-таки нужен
- Если возмещение оформлено как реализация. Например, организация продаёт физическому лицу повреждённое имущество или оформляет компенсацию как оплату услуги. В этом случае операция становится расчётом, и чек обязателен.
- Если ущерб возмещается в рамках договора оказания услуг. Например, гостиница включает стоимость испорченного имущества в счёт гостю как дополнительную услугу — тогда сумма проходит по кассе.
- Если фактически происходит продажа. Когда «возмещение ущерба» — лишь формулировка, а по сути покупатель приобретает товар, чек пробивать необходимо.
Как оформить поступление денег без ККТ
Если возмещение ущерба не требует применения кассы, поступление денег оформляется следующими документами:
- приходный кассовый ордер (форма КО-1) — при поступлении наличных в кассу;
- акт о причинении ущерба — фиксирует факт и размер ущерба;
- соглашение о возмещении ущерба или решение суда;
- расписка — при расчётах с физическим лицом (по желанию сторон).
Возмещение ущерба сотрудником
Отдельная ситуация — удержание ущерба из заработной платы работника. Здесь деньги вообще не проходят через кассу: сумма просто удерживается из зарплаты на основании приказа руководителя или соглашения с работником. Никаких кассовых документов, включая чек ККТ, не требуется.
Если же сотрудник вносит деньги наличными в кассу добровольно, оформляется приходный кассовый ордер, но кассовый чек не пробивается.
Налоговые последствия
Стоит помнить, что возмещение ущерба учитывается при налогообложении:
- в налоговом учёте суммы возмещения включаются во внереализационные доходы;
- НДС с компенсаций, не связанных с оплатой товаров (работ, услуг), как правило, не начисляется;
- при УСН возмещение ущерба также учитывается в доходах на дату поступления денег.
- Возмещение ущерба по общему правилу не требует пробития кассового чека, так как не является расчётом за товары, работы или услуги.
- Чек нужен, если компенсация оформлена как реализация или включена в стоимость услуг.
- Поступление наличных оформляется приходным кассовым ордером.
- Удержание ущерба из зарплаты вообще не затрагивает кассовые операции.
- Суммы возмещения учитываются в налоговом учёте как внереализационные доходы.
В спорных ситуациях рекомендуется запросить письменное разъяснение в своей налоговой инспекции, это защитит от возможных претензий при проверке.