Учет расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль — одна из самых обсуждаемых тем в налоговом учете. Если с расходами на производство и реализацию (прямыми и косвенными) всё более-менее понятно благодаря статье 264 НК РФ, то статья 265 НК РФ «Прочие расходы» часто вызывает вопросы у бухгалтеров и налоговиков. В данной статье мы подробно разберем, что входит в перечень «прочих внереализационных расходов», какие условия их учета установлены законом и судебной практикой, а также проанализируем свежие разъяснения Минфина и ФНС за 2026 год.

Нормативная база: статья 265 НК РФ

Согласно п. 1 ст. 265 НК РФ, к прочим расходам относятся расходы, не связанные с производством и реализацией продукции (работ, услуг), в т.ч.:

• проценты по долговым обязательствам;
• расходы по операциям с ценными бумагами;
• расходы на обучение, подготовку и переобучение кадров;
• расходы на проведение исследований, опытно-конструкторских и технологических работ (НИОКР), не связанных с производством;
• расходы в связи с предоставлением в пользование имущества;
• убытки от реализации имущества (кроме реализуемой продукции);
• убытки от списания дебиторской задолженности;
• прочие расходы, непосредственно связанные с получением доходов в виде дивидендов, процентов, роялти и иных доходов, указанных в ст. 284 НК РФ;
• иные расходы, не связанные с производством и реализацией, но отвечающие критериям ст. 252 НК РФ.

Ключевой момент: Перечень в ст. 265 НК РФ не является исчерпывающим (используется формулировка «в т.ч.»). Это означает, что налогоплательщик может отнести к прочим расходам и другие виды затрат, если они соответствуют общим критериям признания расходов (ст. 252 НК РФ) и не относятся к расходам на производство/реализацию (ст. 264 НК РФ).

Общие критерии признания расходов (ст. 252 НК РФ)

Прежде чем отнести затраты к «прочим», необходимо пройти «фильтр» ст. 252 НК РФ. Расход признается для налоговых целей, если он:

1. Экономически обоснован — направлен на получение дохода или сохранение источника дохода.
2. Документально подтвержден — есть первичные документы (договоры, акты, накладные, счета-фактуры, внутренние приказы и т.д.).
3. Связан с осуществлением деятельности — не является личными расходами учредителей/руководителя.
4. Не относится к перечню неучтенных расходов ст. 270 НК РФ (представительские, благотворительность сверх лимитов, штрафы, пени, дивиденды и т.д.).

Минфин в письме от № 03-03-06/1/12108 вновь подчеркнул: критерии «экономической обоснованности» и «документального подтверждения» применяются к любым расходам, включая прочие внереализационные. Отсутствие хотя бы одного основания делает расход неучтенным.

Детальный перечень и разбор основных групп прочих расходов

Проценты по долговым обязательствам (п. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ)

Учитываются проценты по кредитам, займам, облигациям, векселям. Важно разделять их на:

• Проценты по займам/кредитам, привлеченным под производство/реализацию — могут быть прямыми (ст. 264 НК РФ) или косвенными.
• Проценсы по «общим» займам — относятся к прочим расходам (п. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Ограничение: Ст. 269 НК РФ устанавливает предел учета процентов по контролируемому долгу (тонкая капитализация) и общие правила ограничения учета процентов (EBITDA-правило, введенное с 2024 г.). Превышающие лимиты суммы не учитываются ни в прямых, ни в прочих расходах текущего периода (переносяться на будущие).

Расходы по операциям с ценными бумагами (п. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ)

• Комиссии брокеров, депозитариев, регистраторов.
• Расходы на эмиссию собственных ценных бумаг (если не капитализируются в стоимость актива).
• Убытки от реализации ценных бумаг (разница между ценой продажи и первоначальной стоимостью).
• Резервы под обесценение ценных бумаг (п. 12 ст. 265 НК РФ — создание резерва к прочим расходам, восстановление, к прочим доходам).

Расходы на обучение, НИОКР, не связанные с основным производством (п. 3, 4 п. 1 ст. 265 НК РФ)

Если обучение персонала или НИОКР проводятся не для текущего производства, а для перспективных проектов, повышения квалификации в общем профиле или выполнения госзаказа на НИОКР (не связанного с основным бизнесом) — это прочие расходы.

Важно: Расходы на обучение, направленное на получение второй специальности или повышение квалификации по основной деятельности, часто спорны. Суды часто встают на сторону налогоплательщиков, если обучение сохраняет кадровый потенциал организации (источник дохода).

Расходы на предоставление имущества во временное пользование (п. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ)

• Амортизация сданного в аренду имущества.
• Расходы на ремонт, содержание, страхование сданного имущества.
• Земельный налог, имущественный налог на сданные объекты;

Доходы от аренды, это прочие доходы (ст. 250 НК РФ), соответственно расходы, прочие.

Убытки от реализации и списания имущества (п. 6, 7 п. 1 ст. 265 НК РФ)

• Убытки от продажи ОС, НМА, нематериальных активов, прав требования (кроме товаров/продукции).
• Убытки от списания дебиторской задолженности по истечении срока исковой давности (п. 7 п. 1 ст. 265 НК РФ) или в связи с ликвидацией должника/банкротством.

Расходы, связанные с получением доходов ст. 284 НК РФ (п. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ)

Прямые затраты на получение дивидендов, процентов по вкладам/облигациям, роялти (если они не связаны с основной деятельностью). Например, правовые услуги по оформлению лицензионного договора, комиссии банков по выплате купонного дохода.

Расширяемый перечень: «Иные расходы» (судебная практика и позиция Минфина)

На практике к прочим расходам часто относят (при соблюдении ст. 252 НК РФ):

• Судебные издержки, госпошлины, расходы на адвокатов по спорам, не связанным с производством/реализацией (арбитраж по аренде, корпоративные споры, взыскание долгов по займам).
• Штрафы, пени, неустойки, выплаченные по договорам гражданско-правового характера (аренда, заем, поставка ОС) — НО не штрафы за нарушение налогового/административного законодательства (п. 6 п. 1 ст. 270 НК РФ).
• Расходы на консультирование, аудит, правовые услуги общего профиля (не по конкретному контракту продажи).
• Расходы на рекламу и продвижение бренда/компании в целом (имиджевая реклама), если их нельзя отнести к конкретной реализации (косвенные расходы ст. 264 НК РФ). Суды часто позволяют выбирать: либо косвенные, либо прочие.
• Убытки от уничтожения/порчи имущества вследствие стихийных бедствий, пожаров, атак БПЛА.

Спорные ситуации и разбор кейсов

Кейс 1: Недостача/хищение ТМЦ при инвентаризации (виновные не установлены)

Ситуация: По итогам инвентаризации выявлена недостача товаров. Виновные лица не установлены, ущерб не возмещен.

Учет:

• НДС: Восстанавливается «входной» НДС (п. 3 ст. 170 НК РФ — утрата имущества), если товары были приняты к учету с вычетом. Исключение: если недостача выявлена в рамках естественной убыли в нормах, НДС не восстанавливается.
• Налог на прибыль: Стоимость недостающих товаров (учетная цена) списывается на прочие расходы (п. 1 ст. 265 НК РФ) как убытки от списания активов. Важно: должен быть акт инвентаризации (ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-19), приказ о списании, решение органа внутренних дел об отказе в возбуждении УД (или итоги проверки СБ).

Кейс 2: Представительские расходы и благотворительность

Четко разграничивайте:

• Представительские расходы (п. 2 п. 1 ст. 264 НК РФ) — учитываются в пределах 4% от фонда оплаты труда (ФОТ) по основной деятельности. Это косвенные расходы.
• Благотворительность — не учитывается в расходах на производство/реализацию. Учитывается в прочих расходах в пределах 1% от выручки от реализации (п. 2 п. 2 ст. 275 НК РФ). Сверх лимита — в неучтенные (ст. 270 НК РФ).

Кейс 3: Ремонт сданного в аренду имущества

Капитальный ремонт сданного в аренду ОС — увеличивает первоначальную стоимость (капитализируется), амортизация идет в прочие расходы. Текущий ремонт — списывается сразу на прочие расходы периода.

Учет в налоговом регистре и декларации

Для подтверждения расходов перед камеральной/выездной проверкой необходимо вести Налоговый регистр учета прочих расходов (форма не утверждена, разрабатывается самостоятельно в УП). Регистр должен содержать:

• Наименование расхода.
• Документ-основание (номер, дата).
• Сумму расхода.
• Обоснование связи с получением дохода / сохранением источника дохода (кратко).
• Код расхода по классификации (для заполнения декларации).

В Декларации по налогу на прибыль прочие расходы отражаются в Разделе 2, стр. 060 (всего прочих расходов) и детализируются в Приложении к Разделу 2 (стр. 060.1 – 060.х) по кодам видов расходов (утв. Приказом ФНС от № ЕД-7-3/742@).

Типичные ошибки, приводящие к начислениям

1. Отсутствие обоснования «экономической целесообразности». Директор подписал акт приема-передачи на консультационные услуги, но нет ТЗ, отчета консультанта, письма с вопросом — расход вычеркивают.
2. Смешивание прямых/косвенных и прочих. Ремонт станка основного производства списали на прочие расходы, ошибка (это косвенные/прямые). Ремонт офиса генерального директора (если не производственный) — можно в прочие (или косвенные, по выбору в УП).
3. Учет штрафов/пени по налогам в прочих расходах. Грубое нарушение п. 6 п. 1 ст. 270 НК РФ.
4. Игнорирование лимитов ст. 269 НК РФ (проценты) и ст. 275 НК РФ (благотворительность, спорт).
5. Несвоевременное признание убытков от списания ДЗ. Списание возможно только после истечения 3-летнего срока исковой давности (п. 7 п. 1 ст. 265 НК РФ) или факта невозвращаемости (банкротство, ликвидация). Раннее списание — риск.

Резюме: чек-лист для безопасного учета

Категория «прочие внереализационные расходы» (ст. 265 НК РФ) — это «резервуар» для всех экономически обоснованных и документарно подтвержденных затрат бизнеса, которые не вошли в стоимость производства/реализации. Открытость перечня дает налогоплательщику гибкость, но требует высокой качественной проработки обоснования каждого вида затрат.

Особое внимание в 2026 году стоит уделить:

• Правильному разделению процентов (ст. 269 НК РФ, EBITDA и тонкая капитализация).
• Учету убытков от форс-мажоров/военных действий (позиция Минфина от — убытки в прочие расходы, НДС не восстанавливать).
• Документированию судебных издержек и штрафов по гражданским договорам.
• Своевременному списанию безнадежной ДЗ строго по основаниям п. 7 п. 1 ст. 265 НК РФ.

Грамотная налоговая политика (УП) по прочим расходам, закрепленная во внутренних локальных актах, — лучшая защита при общении с контролирующими органами.