Запрос котировок (Request for Quotation, RFQ) — это формальный бизнес-процесс, с помощью которого организации запрашивают конкурентные коммерческие предложения у нескольких поставщиков для закупки товаров, работ или услуг. Грамотно организованный процесс RFQ позволяет снизить затраты, обеспечить прозрачность закупок и выбрать наиболее выгодных партнеров.

В данной статье подробно рассматривается процесс отправки запроса котировок, основанный на функционале Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management, который является одним из стандартов де-факто для управления цепочками поставок на предприятии.

Основные этапы процесса RFQ

Жизненный цикл запроса котировок состоит из трех ключевых задач:

1. Создание и отправка — формирование документа с требованиями и направление его одному или нескольким поставщикам.
2. Получение и регистрация предложений — сбор ответов от поставщиков, внесение цен, сроков поставки и условий в систему.
3. Перенос в заказ — преобразование принятого предложения в заказ на покупку, договор на покупку или заявку на закупку.

Создание обращения по запросу котировок (RFQ Case)

Базовым документом в системе является Обращение по запросу котировок (RFQ Case). Это контейнер, объединяющий все строки номенклатуры и список приглашенных поставщиков. Создать его можно тремя способами:

• Из запланированных заказов — на основе потребностей, выявленных планированием производства или закупок.
• Из заявки на закупку — если процесс инициируется внутренним запросом подразделения.
• Вручную — для разовых или специфических закупок, не связанных с автоматическим планированием.

В обращении необходимо заполнить:

• Строки номенклатуры (товары/услуги, количество, единицы измерения).
• Сроки поставки и адреса доставки.
• Критерии оценки (при необходимости) — параметры, по которым будут сравниваться предложения (цена, срок, качество и т.д.).
• Список поставщиков, которых вы хотите пригласить к участию.

Отправка запроса котировок поставщикам

После подготовки обращения и добавления поставщиков наступает ключевой момент — отправка. В Dynamics 365 для этого используется действие «Отправить» (в версии для госсектора, «Отправить и опубликовать»).

Что происходит при нажатии «Отправить»:

• Для каждого поставщика создается отдельный документ — Журнал запросов котировок (Vendor RFQ journal).
• Генерируются печатные формы или электронные отчеты для каждого участника.

Настройка каналов доставки (опции печати)

Система позволяет гибко настроить, как именно поставщик получит запрос:

• Архивация — сохранение отчета в электронном архиве организации.
• Электронная почта, автоматическая отправка отчета на e-mail контактного лица поставщика.
• Печать — формирование бумажного документа для ручной отправки.

Дополнительная возможность: Можно настроить генерацию листа ответов — формы, которую поставщик заполняет своими ценами и условиями и возвращает вам.

Совместная работа с поставщиками (Vendor Collaboration)

Описанный выше процесс подразумевает обмен документами по электронной почте или на бумаге. Однако Dynamics 365 поддерживает современный сценарий — Портал совместной работы с поставщиками (Vendor Collaboration Portal).

Если он включен:

• Поставщики получают уведомление в портале.
• Они вводят свои предложения (цены, сроки, скидки, доп. расходы) напрямую в систему.
• Данные мгновенно становятся доступны закупщику для анализа, исключая ошибки ручного ввода.

Изменение и повторная отправка RFQ

Если после отправки возникла необходимость скорректировать условия (изменить количество, сроки, спецификацию), используется процесс управления изменениями:

1. Действие «Создание изменения» — создает черновик новой версии.
2. Внесение корректировок.
3. Действие «Завершение изменения» — финализирует новую версию.
4. После этого запрос можно повторно отправить поставщикам. Система сгенерирует новые журналы и отчеты с пометкой об изменении.

Работа с ответами поставщиков

Полученные предложения (будь то введенные вручную из email или присланные через портал) обрабатываются на странице «Запросы котировок».

Вторая итерация (Возврат на доработку)

Если условия предложения не устраивают, но вы хотите дать поставщику второй шанс, используйте действие «Возврат». Это создаст новый журнал и отчет, который будет отправлен поставщику для пересмотра цены или условий.

Оценка и сравнение предложений

Для принятия взвешенного решения доступны мощные инструменты анализа:

• Страница «Сравнить ответы» (Compare replies) — центральный экран для принятия решения. Она позволяет сравнивать:
  • Цены по строкам и итоговые суммы.
  • Даты получения поставки.
  • Наличие дополнительных расходов (доставка, упаковка).
  • Скидки (объемные, за раннюю оплату).

Принятие решения и формирование заказа

После анализа на странице «Сравнить ответы» вы выбираете линию ставки (Accepted bid) — лучшее предложение (или несколько лучших по разным позициям).

Действия:

• Принять — вы можете принять все строки или только выбранные.
• Отклонить — остальные строки/поставщики отклоняются.

Результат принятия:

• Автоматически создается Договор на покупку (Purchase Agreement), Заказ на покупку (Purchase Order) или Заявка на закупку (в зависимости от настроек и типа закупки).
• Генерируются Журналы приема (для принятых) и Журналы отказа (для отклоненных).
• Соответствующие уведомления и отчеты печатаются, архивируются и отправляются поставщикам согласно настроенным правилам печати.

Ключевые преимущества структурированного процесса RFQ

Отправка запроса котировок — это не просто отправка письма с вопросом «сколько стоит?», а структурированный бизнес-процесс. Использование специализированных систем (например, Dynamics 365 Supply Chain Management) позволяет:

• Стандартизировать взаимодействие с поставщиками.
• Минимизировать ручной труд и ошибки ввода данных.
• Обеспечить правовую значимость и аудиторскую прослеживаемость каждого шага.
• Ускорить цикл закупки от потребности до заказа.

Настройка параметров печати, интеграция с порталом поставщиков и использование критериев оценки — это те «ручки управления», которые позволяют адаптировать стандартный процесс под уникальные требования вашей организации.