Автоматизированная информационная система (АИС) «Элар-Архив» является ключевым инструментом для обеспечения доступа к электронным образам архивных документов в Белгородской области․ Система внедрена в ведущих архивных учреждениях региона и позволяет исследователям, историкам, генеалогам и гражданам, обращающимся по социально-правовым вопросам, эффективно работать с оцифрованными фондами․
Ниже представлена подробная информация об организации работы с АИС «Элар-Архив» в двух главных государственных архивах области: ОГКУ «Государственный архив Белгородской области» (ГАБО) и ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Белгородской области» (ГАНИБО)․
ОГКУ «Государственный архив Белгородской области» (ГАБО)
Это главное архивное хранилище региона, где развернут доступ к АИС «Элар-Архив» для широкого круга пользователей․
Доступ к АИС «Элар-Архив»
Важное ограничение: доступ к электронным образам архивных документов в АИС «Элар-Архив» имеется только в читальном зале архива․ Удаленный доступ (через интернет) к полнотекстовым образам документов не предоставляется․
Режим работы читального зала
- Понедельник – четверг: 10:00 – 17:00
- Пятница: 10:00 – 15:45
- Перерыв: 13:00 – 13:45
- Санитарный день: последний рабочий день месяца — неприёмный день․
Порядок допуска к работе в читальном зале
- Основание: доступ разрешается на основании письма от учреждения или личного заявления․
- Содержание заявления: должны быть указаны фамилия, имя, отчество пользователя, должность, учёное звание/степень (при наличии), тема и хронологические рамки исследования․
- Первый визит: необходимо иметь при себе паспорт и заполнить анкету установленного образца․
Заказ и выдача документов
- Документы выдаются в тот же день, если заказаны в первой половине дня, или на следующий день — если заказаны во второй половине․
- Число единовременно выдаваемых дел обычно не превышает 20 единиц․
- Возможен отказ или отсрочка выдачи при плохом физическом состоянии дела, ограничении доступа (засекреченность, персональные данные), или если дело выдано другому пользователю/экспонируется․
Платные услуги
В читальном зале возобновлена работа по предоставлению цифровых копий дел и документов․ Подробные условия и стоимость услуг регламентируются «Положением о порядке выполнения и оказания услуг на платной основе» и «Прейскурантом цен», доступными на официальном сайте архива в разделе «Читальный зал»․
Контакты и адрес ГАБО
- Адрес читального зала (приём заявлений): г․ Белгород, ул; Мокроусова, д․ 14, кабинет №3 (первый этаж)․
- Заведующая читальным залом: Котеля Татьяна Валерьевна (специалист 1 категории)․
- Официальный сайт: belarchive․ru (раздел «Читальный зал» → «Доступ к АИС Элар-Архив»)․
- Социальные сети: ВКонтакте — vk․ru/belarchive․
ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Белгородской области» (ГАНИБО)
Данный архив специализируется на документах советского и современного периода (новейшей истории)․ Работа с электронными ресурсами также организована через читальный зал․
Режим работы читального зала (исследовательская работа)
- Понедельник – четверг: 09:30 – 17:00
- Пятница: 09:30 – 13:00
Приём граждан по социально-правовым вопросам
- Понедельник – пятница: 09:00 – 13:00
Контакты ГАНИБО
- Телефон для предварительной записи в читальный зал: 8 (4722) 34-60-05
- Телефон приёма заявлений (социально-правовые): 8 (4722) 346-346
- Официальный сайт: ganibo․ru
Особенности работы с АИС «Элар-Архив» на практике
Локальный характер доступа
Система «Элар-Архив» развернута во внутренней сети архивов․ Это означает, что:
- Поиск по описям и просмотр сканов документов возможен только на компьютерах читального зала․
- Пользователи не могут скачать документы или работать с системой из дома․
- Для сохранения результатов поиска или копий документов необходимо обратиться к сотруднику читального зала за оформлением платных услуг на выдачу цифровых копий․
Инструментарий читального зала
Помимо доступа к АИС, читальные залы обоих архивов оснащены:
- Путеводителями по фондам архива (бумажными и электронными)․
- Справочной литературой․
- Описями дел (инвентарями)․
- Тематической картотекой․
Отзывы посетителей и репутация
На основе открытых картографических сервисов (Яндекс Карты) можно выделить общую тенденцию отзывов о ГАБО (ул․ Мокроусова, 14):
- Позитивные аспекты: многие посетители отмечают удобный поиск, наличие всего необходимого для работы в читальном зале, а также профессионализм и помощь со стороны сотрудников (в частности, упоминается Татьяна Валерьевна Котеля)․ Успешные случаи поиска сведений о предках встречаются часто․
- Негативные аспекты: встречаются жалобы на невежливое общение или «дерзкий» тон со стороны отдельных сотрудников․ Администрация архива рекомендует в конфликтных ситуациях обращаться к руководству учреждения․
Резюме: как подготовиться к визиту
Для максимально продуктивной работы с АИС «Элар-Архив» в Белгородской области рекомендуется:
- Определить архив: ГАБО (документы до 1917 г․ и частично советского периода) или ГАНИБО (советский период, новейшая история)․
- Проверить режим: уточнить расписание на сайте или по телефону перед поездкой (учитывать санитарные дни и сокращенные пятницы)․
- Подготовить документы: взять паспорт․ Если работаете по направлению организации — взять официальное письмо․ Если самостоятельно, написать заявление на месте (или заранее, если есть образец)․
- Сформулировать тему: четко понимать, какие фонды, годы и темы вас интересуют, чтобы быстрее сориентироваться в путеводителях и АИС․
- Запланировать время: учитывать, что заказ дел занимает время (выдача в тот же день или на следующий), а число одновременно выдаваемых дел ограничено (до 20)․
Работа с АИС «Элар-Архив» в Белгородской области — это надежный способ получить доступ к уникальным историческим источникам, но она требует личного присутствия в читальном зале и соблюдения установленных архивным законодательством правил․