Оформление и оплата временной нетрудоспособности — одна из самых частых операций в работе кадровика и бухгалтера. С переходом на исключительно электронные листы нетрудоспособности (ЭЛН) и изменением правил взаимодействия с Социальным фондом России (СФР) процесс стал более автоматизированным, но требует строгого соблюдения сроков и правил учета. В статье подробно разбираем порядок начисления, выплаты и отражения в бухучете больничных в 2026 году.

Общие принципы и нормативная база

Основным документом, регулирующим порядок назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, является Федеральный закон от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 255-ФЗ).

Ключевые изменения, актуальные на 2026 год:

• Только электронный формат. Бумажные больничные листы не выдаются с года. Взаимодействие врача, пациента, работодателя и СФР происходит через информационную систему СФР (Ранее — ФСС).
• Проактивный (беззаявительный) режим выплат. Для большинства случаев (болезнь, уход за ребенком до 14 лет, карантин, беременность и роды) работнику не нужно сдавать справку работодателю, сообщать номер ЭЛН или писать заявление. СФР сам назначает и выплачивает пособие.
• Разделение источников финансирования. Общее правило: первые 3 дня оплачивает работодатель, с 4-го дня, СФР. Исключения — случаи, когда пособие выплачивается СФР полностью (беременность и роды, уход за больным ребенком, протезирование и др.).

Порядок расчета пособия по временной нетрудоспособности

Расчетный период и средний дневной заработок

Для расчета пособия в 2026 году берется два календарных года, предшествующих году наступления нетрудоспособности (для 2026 года — 2024 и 2025 годы).

Формула среднего дневного заработка (СДЗ):

СДЗ = Сумма заработка за расчетный период / 730 дней (сумма дней в двух годах).

В заработок включаются: оклады, тарифные ставки, премии, надбавки, вознаграждения, по которым начислены страховые взносы в пользу СФР.

Не включаются: пособия по больничным (выплаченные СФР), материальная помощь (в пределах 4000 руб. в год), дивиденды, выплаты по гражданско-правовым договорам (ГПХ), если по ним не платились взносы за себя.

Процент выплаты в зависимости от стажа

Размер пособия определяется процентом от среднего дневного заработка в зависимости от страхового стажа работника на момент болезни:

• 80% — стаж до 5 лет;
• 80% — стаж от 5 до 8 лет (ранее было 80%, сейчас едино 80% до 8 лет);
• 100% — стаж 8 лет и более.

Примечание: Для случаев ухода за больным ребенком до 14 лет (амбулаторно) процент от стажа не зависит, оплачивается 100% за первые 10 дней, далее 50%. Для стационарного лечения ребенка — 100% на весь период.

Предельные значения (Плафон) на 2026 год

Максимальная база для начисления страховых взносов по неоплачиваемым случаям (больничные) устанавливается ежегодно. Для 2026 года предельная база составляет 2 759 000 руб. (значение актуализируется ежегодно Правительством РФ).

Максимальный средний дневной заработок = Предельная база / 730.

Если фактический СДЗ превышает максимальный, в расчете используется предельное значение.

Минимальный размер пособия

Пособие не может быть ниже расчетного на основе МРОТ (минимального размера оплаты труда), действующего на момент болезни, с учетом регионального коэффициента. Если стаж менее 6 месяцев (или нет заработка за расчетный период), пособие считается от МРОТ по формуле: МРОТ * 24 месяца / 730 * % стажа (но не ниже 60% для стажа до 5 лет).

Процедура оплаты: Кто, когда и как платит

Обязанности работодателя

1. Получение сведений от СФР. Работодатель получает через личный кабинет СФР или ЭДО сведения о назначении пособия (формы 182н, уведомления о выплате).
2. Начисление «работодательской» части. Начисляет пособие за первые 3 дня (или полностью, если случай не оплачивается СФР, например, уход за больным членом семьи старше 14 лет — первые 7 дней за счет работодателя, далее СФР).
3. Срок выплаты. Пособие выплачивается работнику не позднее дня, следующего за днем получения сведений от СФР (для «работодательской» части), но не позднее очередного дня выплаты заработной платы (аванса/зарплаты).
4. Передача сведений в СФР (если требуется). В проактивном режиме работодатель, как правило, не передает сведения для назначения пособия СФР (это делает медорганизация). Но работодатель обязан предоставить сведения для расчета (сведения о заработке за 2 года — форму 182н) по требованию СФР или при обнаружении ошибок.

Обязанности и сроки СФР

• СФР назначает пособие в течение 10 рабочих дней со дня получения необходимых сведений (от медорганизации и/или работодателя).
• Выплата производится на банковскую карту («Мир») или счет работника.
• Если ЭЛН не закрыт (продлевается), СФР может выплачивать пособие частями (авансами) по представленным сведениям о продлении.

Особенности оплаты не закрытого больничного

Если ЭЛН открыт, но не закрыт к моменту расчета зарплаты:

• Работодатель оплачивает первые 3 дня (свою часть) в обычном порядке.
• Остальные дни не оплачиваются работодателем до закрытия листа. СФР выплатит их после закрытия ЭЛН.
• Если это продолжение предыдущего больничного (повторное нетрудоспособность в течение 30 дней после предыдущего), первые 3 дня не оплачиваются работодателем повторно — весь период оплачивает СФР.

Бухгалтерский учет: Проводки и отражение в отчетности

Суммы пособий, выплачиваемых за счет работодателя, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату их начисления (п. 5, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Пособия за счет СФР в расходы работодателя не включаются (это доходы работника, агентская операция СФР).

Основные счета учета

• Дт 20 / Кт 69.01 — начислено пособие за счет работодателя (первые 3 дня и др. случаи).
• Дт 20 / Кт 69.01 — начислены страховые взносы с суммы пособия за счет работодателя (30% / 15.1% в зависимости от категории плательщика). Важно: с пособий по временной нетрудоспособности, выплачиваемых за счет работодателя, взносы начисляются в полном объеме.
• Дт 69.01 / Кт 51 (50), выплата пособия работнику из расчетного счета (кассы).
• Дт 69.01 / Кт 68.01 — удержан НДФЛ с суммы пособия.
• Дт 69.01 / Кт 69.01, зачет/возврат авансов, переплат по взносам (если применимо).

Учет пособий за счет СФР (Агентские операции)

С 2021 года пособия по ЭЛН выплачиваются СФР напрямую работнику. В бухучете работодателя проводок по начислению и выплате этих сумм не делается.

Однако работодатель обязан отразить в учете факт получения от СФР сведений о назначенном пособии (для контроля и формирования отчетности по персоналу). Часто используют внеплановый счет или аналитику по счету 00/01 (внебалансовый учет) для контроля сумм, перечисленных СФР сотрудникам.

Пример проводок (Сценарий: Болезнь работника со стажем 10 лет, больничный на 10 дней)

1. Начисление за 3 дня за счет работодателя: Дт 20 / Кт 69.01 — сумма за 3 дня.
2. Начисление взносов (30% для основной группы): Дт 20 / Кт 69.01, сумма взносов.
3. Удержание НДФЛ (13%): Дт 69.01 / Кт 68.01.
4. Выплата на карту: Дт 69.01 / Кт 51 — (Сумма за 3 дня — НДФЛ).
5. Оплата взносов в бюджет: Дт 69.01 / Кт 68.02 (в срок до 28 числа следующего месяца).
6. СФР выплачивает за 4-10 дни напрямую работнику — в бухучете работодателя проводок нет.

Оформление в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0)

Автоматизация в 1С значительно упрощает процесс. Алгоритм действий:

1. Получение ЭЛН. В разделе «Зарплата и кадры», «Больничные листы» нажимаем «Получить ЭЛН из СФР» (или ждем автоматической загрузки при настройке обмена).
2. Проверка данных. Система заполняет документ «Больничный лист» (ЭЛН). Проверяем: период нетрудоспособности, причина (код), средний заработок (подтягиваеться из регистра «Сведения о заработке за расчетный период»), стаж.
3. Расчет. Нажимаем «Рассчитать». Программа сама разделит сумму: «За счет работодателя» (первые 3 дня) и «За счет СФР» (остальные).
4. Проведение. Проведение документа создает движения по счетам 20, 69.01, 68.01, 68.02.
5. Выплата. При формировании ведомости на выплату (Документ «Выплата заработной платы») программа автоматически включит сумму пособия за счет работодателя в к выплате.
6. Сдача отчетности. Данные для ЕФС-1 (Сведения о заработке и взносах) формируются автоматически на основании проведенных документов.

Важно: Если СФР выплатил пособие с ошибкой (не те дни, не та сумма), работодатель формирует «Сведения для корректировки» (форма 182н или уведомление) и направляет в СФР через личный кабинет/ЭДО. В 1С это делается через документ «Корректировка сведений для СФР».

Специфические ситуации

Больничный у совместителя

• Если совместитель работает у разных работодателей — каждый платит свои первые 3 дня (своей части) исходя из заработка у этого работодателя.
• Если внутренний совместитель (у одного работодателя) — первые 3 дня оплачиваются один раз, исходя из суммарного заработка по всем ставкам. Пособие СФР назначается на основании суммарного заработка.

Уход за больным ребенком / членом семьи

• Ребенок до 14 лет (амбулаторно): СФР платит полностью. Первые 10 дней — 100% от заработка, последующие, 50%. Работодатель не платит первые 3 дня.
• Ребенок до 14 лет (стационарно): СФР платит 100% на весь период.
• Ребенок 14–17 лет: СФР платит полностью, но не более 15 дней в году (30 дней при определенных заболеваниях). Процент от стажа.
• Уход за больным членом семьи (не ребенок): Первые 3 дня — за счет работодателя (по стажу), с 4-го дня — за счет СФР (по стажу). Ограничение: не более 7 дней в году (30 дней при определенных заболеваниях).

Беременность и роды (БиР)

Пособие выплачивается СФР на весь период (140, 156, 194 дня) по 100% среднего заработка (без зависимости от стажа, но с учетом плафона). Работодатель не участвует в оплате, только предоставляет сведения о заработке (если СФР запросит).

Карантин

Оплачивается СФР полностью (100% заработка, без зависимости от стажа). Работодатель не платит первые 3 дня.

Отчетность и контроль

ЕФС-1 (Единая форма сведений о заработке и взносах)

С 2023 года это основная форма отчетности перед СФР и Налоговой. Сведения о начисленных пособиях (за счет работодателя) и взносах с них отражаются в разделе 1.1 (Сведения о заработке). Сведения о днях нетрудоспособности (для расчета СФР) — в разделе 1.2 (если требуется корректировка или предоставление первичных сведений).

Срок сдачи: не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (для ежемесячной сдачи) или в день выплаты аванса/зарплаты (для текущих сведений).

6-НДФЛ

Пособия за счет работодателя отражаются в 6-НДФЛ как доходы работника (код дохода 2000 — пособия по социальному страхованию, выплачиваемые за счет работодателя). Пособия СФР в 6-НДФЛ работодателем не отражаются (СФР выступает налоговым агентом за свою часть).

Типичные ошибки и риски

• Несвоевременная выплата «работодательской» части. Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц), уплата процента за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).
• Ошибки в сведениях о заработке (ф. 182н). Приводят к занижению/завышению пособия СФР, претензиям сотрудника, необходимости корректировок.
• Игнорирование проактивного режима. Не стоит требовать у сотрудника бумажку или номер ЭЛН для случаев, покрываемых проактивным режимом. Это создает лишнюю бюрократию.
• Неучет региональных коэффициентов и надбавок за выслугу лет при расчете среднего заработка для «северян».
• Оплата работодателем дней, подлежащих оплате СФР (например, 4-й день болезни, или первые 3 дня при уходе за ребенком до 14 лет). Это приведет к невозможности принятия расходов к налоговому учету (НДФЛ) и излишней нагрузке на кассу.

Резюме: Чек-лист для бухгалтера на 2026 год

1. Настроен обмен с СФР (Личный кабинет / ЭДО / 1С-Отчетность) для автоматического получения ЭЛН.
2. В 1С актуальны предельные базы взносов и МРОТ на 2026 год.
3. При получении ЭЛН: проверяем код причины нетрудоспособности (определяет источник оплаты).
4. Рассчитываем пособие в документе «Больничный лист», проверяем разбивку: «Работодатель» / «СФР».
5. Проводим документ, формируем ведомость на выплату только по части работодателя.
6. Сдаем ЕФС-1 в установленные сроки.
7. Контролируем, чтобы СФР перечислил свою часть работнику (по выписке со счета/справке сотрудника), при расхождении — направляем корректирующие сведения.

Грамотный учет больничных, это не только соблюдение Трудового кодекса и Закона № 255-ФЗ, но и минимизация налоговых рисков, отсутствие штрафов от СФР и Налоговой, а также своевременная социальная защита сотрудников. Автоматизация в 1С и проактивный режим СФР позволяют сократить ручной труд до минимума, переключив фокус бухгалтера на контроль и аналитику.