Расчет отпускных — одна из самых распространенных операций в работе бухгалтера. Ошибки в начислении и отражении отпускных выплат в учете могут привести к штрафам со стороны налоговых органов и трудовой инспекции. В этой статье подробно разберем, как рассчитать отпускные, какие проводки использовать и какие изменения действуют с 1 сентября 2025 года.

Общий порядок расчета отпускных

Отпускные рассчитываются исходя из среднего дневного заработка работника за расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (ст. 139 ТК РФ, Положение № 922).

Формула расчета

Средний дневной заработок = Выплаты за расчетный период / 12 / 29,3

где 29,3 — среднемесячное число календарных дней.

Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска

Если месяц отработан не полностью (например, работник болел), количество дней в нем считается по формуле:

29,3 / Число календарных дней месяца × Число отработанных календарных дней

Что включается и не включается в расчет

• Включаются: оклад, тарифная ставка, премии, надбавки, доплаты за условия труда, районные коэффициенты.
• Не включаются: больничные, отпускные за прошлые периоды, командировочные, материальная помощь, компенсации питания и проезда.

Изменения с 1 сентября 2025 года

С 1 сентября 2025 года в России действуют обновленные правила расчета отпускных. Основные новшества:

• уточнен порядок учета премий и стимулирующих выплат при расчете среднего заработка;
• отдельные категории работников могут получить более высокие отпускные за счет включения в расчет дополнительных выплат;
• скорректированы правила индексации среднего заработка при повышении окладов в организации.

Бухгалтерам рекомендуется проверить настройки расчетных программ и локальные нормативные акты организации на соответствие новым требованиям.

Сроки выплаты отпускных

Отпускные должны быть выплачены работнику не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Нарушение срока влечет административную ответственность и обязанность выплатить компенсацию за задержку.

Проводки по начислению и выплате отпускных

Основные проводки

Резерв на оплату отпусков

Организации (кроме тех, кто ведет упрощенный учет) обязаны создавать резерв на оплату отпусков (ПБУ 8/2010). Отчисления в резерв отражаются проводкой:

Дт 20 (23, 26, 44) — Кт 96 — начислен резерв на оплату отпусков.

Далее отпускные и взносы списываются за счет резерва: Дт 96 — Кт 70, 69. Если резерва не хватает, разница относится на счета затрат.

Налогообложение отпускных

• НДФЛ: удерживается при выплате отпускных по ставке 13% (при повышенных доходах — по прогрессивной шкале до 22%). Перечисляется в составе единого налогового платежа в установленные сроки;
• Страховые взносы: начисляются на всю сумму отпускных по единому тарифу (в общем случае 30% в пределах базы) и на взносы от несчастных случаев.
• Налог на прибыль: отпускные учитываются в составе расходов на оплату труда.

Пример расчета

Работник уходит в отпуск на 14 календарных дней. Выплаты за расчетный период — 720 000 руб., период отработан полностью.

1. Средний дневной заработок: 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 руб.
2. Отпускные: 2 047,78 × 14 = 28 668,92 руб.
3. НДФЛ (13%): 3 727 руб.
4. К выплате: 24 941,92 руб.

Проводки: Дт 20, Кт 70 (28 668,92), Дт 70 — Кт 68 (3 727), Дт 20 — Кт 69 (страховые взносы), Дт 70 — Кт 51 (24 941,92);

Типичные ошибки бухгалтеров

• включение в расчет среднего заработка выплат, которые не должны учитываться;
• неверное определение расчетного периода;
• нарушение срока выплаты отпускных;
• неприменение индексации при повышении окладов по организации;
• ошибки в отражении отпускных, приходящихся на два месяца (переходящий отпуск).

Корректный расчет отпускных и правильное отражение их в бухгалтерском учете — залог отсутствия претензий со стороны работников и контролирующих органов. С учетом изменений, вступивших в силу с 1 сентября 2025 года, бухгалтерам следует перепроверить методику расчета и при необходимости обновить учетную политику организации.