Найм сотрудников существенно меняет финансовые обязательства индивидуального предпринимателя (ИП). Помимо выплаты заработной платы «на руки», работодатель выступает налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов за сотрудника. В 2026 году сохраняются прогрессивная шкала НДФЛ и дифференцированные ставки страховых взносов в зависимости от размера МРОТ и дохода работника. Ниже подробно разбираем все компоненты затрат ИП на одного наемного работника.

Основные платежи ИП за сотрудника

Все обязательные выплаты за работника делятся на две большие группы:

• НДФЛ (Налог на доходы физических лиц) — удерживается из дохода работника, ИП выступает налоговым агентом.
• Страховые взносы — оплачиваются ИП за свой счет сверх начисленной зарплаты (в Пенсионный фонд, ФОМС, ФСС).

Важно: Наличие наемных работников не освобождает ИП от уплаты фиксированных страховых взносов за себя (за 2026 год они составляют 53 658 руб. на ОПС + 5 279 руб. на ОМС = 58 937 руб., плюс 1% с дохода свыше 300 тыс. руб. на ОПС).

НДФЛ: прогрессивная шкала 2026 года

С 2025 года в России действует прогрессивная шкала НДФЛ для налоговых резидентов РФ. ИП-уплачиватель обязан рассчитать, удержать и перечислить налог в бюджет по следующим ставкам (статья 214.7 НК РФ):

Пример расчета «на руки»: Если сотрудник хочет получать 50 000 руб. «на руки», ИП должен начислить брутто (до удержания НДФЛ): 57 471 руб. (50 000 / 0,87). Из этой суммы удерживается 7 471 руб. НДФЛ (при ставке 13%), и работнику выплачиваются 50 000 руб.

Налоговые вычеты

ИП обязан предоставить работнику стандартные социальные и имущественные вычеты (на детей, обучение, лечение, покупку жилья), если сотрудник предоставит справку 2-НДФЛ и заявление. Это снижает налогооблагаемую базу и сумму удерживаемого НДФЛ.

Страховые взносы за работника: ставки 2026 года

Взносы платит ИП за свой счет (они не удерживаются из зарплаты). Общая базовая ставка составляет 30% (22% ОПС + 5,1% ОМС + 2,9% ОСС). Однако с 2023 года действует сниженная ставка на часть дохода, превышающую определенный порог.

Порог 1,5 МРОТ (правило «сниженной ставки»)

В пределах 1,5 МРОТ в месяц — применяется полная ставка 30%.
С суммы, превышающей 1,5 МРОТ в месяц — применяется сниженная ставка 15% (только ОПС 22% заменяется на 7,1%? Нет, структура: 15% это вклад в ОПС, ОМС и ОСС на превышающую часть не платятся? Уточнение: ставка 15% направляется полностью в Пенсионный фонд (ОПС); Взносы на ОМС и ОСС с превышающей части не исчисляются).

Пример из практики (МРОТ 2026 г. = 22 440 руб., 1,5 МРОТ = 33 660 руб.):
Зарплата работника — 60 000 руб.
• На 33 660 руб. (1,5 МРОТ) — взносы 30% = 10 098 руб.
• На 26 340 руб. (превышение) — взносы 15% = 3 951 руб.

Льготы для ИП из реестра МСП (Малое и среднее предпринимательство)

Индивидуальные предприниматели, включенные в реестр МСП (кроме ИП на патенте и АУСН с определенными кодами), имеют право на уменьшенные страховые взносы за сотрудников (ст. 427 НК РФ):

• 30% от МРОТ (фиксированная сумма в месяц за каждого сотрудника, даже если зарплата ниже или не начислена);
• 15% от суммы начислений, превышающей МРОТ (а не 1,5 МРОТ, как в общем порядке).

Это существенно снижает нагрузку на малый бизнес. Условие: среднесписочная численность сотрудников не более 100 человек, доход за 9 месяцев не более 2 млрд руб., доля госкорпораций не более 25%.

Особенности по специальным режимам налогообложения

АУСН (Автоматизированная упрощенная система налогообложения)

ИП на АУСН не платят страховые взносы за сотрудников в стандартном порядке. Вместо этого они уплачивают единый налог:

• АУСН «Доходы», 8% от доходов (включает взносы за себя и сотрудников).
• АУСН «Доходы минус расходы» — 20% от разницы доходов и расходов.

При этом НДФЛ за сотрудников удерживать и перечислять обязаны (ИП выступает налоговым агентом).

Патент (ПСН)

На ПСН можно нанимать до 15 сотрудников (по трудовому договору). ИП на патенте платит за работников:

• НДФЛ (как налоговый агент);
• Страховые взносы по общим правилам (30% / 15% или льготные 30% от МРОТ + 15% сверх МРОТ, если ИП в реестре МСП).

Сам патент оплачивается за счет потенциального дохода, взносы за себя на ПСН не платятся (кроме 1% с дохода свыше 300 тыс. руб. на ОПС, если доход по патенту превышает этот порог).

НПД (Налог на профессиональный доход / Самозанятость)

Самозанятые (физлица без статуса ИП) не имеют права нанимать работников по трудовому договору.
ИП на НПД может нанимать сотрудников, но тогда теряет право применять НПД по доходам от деятельности с наемным персоналом (переходит на УСН/ОСНО/ПСН) или разделяет деятельность (сложно). Обычно ИП на НПД не нанимают штат.

Дополнительные обязательства и расходы

Помимо налогов и взносов, ИП-работодатель несет расходы на:

1. Оформление трудового договора/ГПХ (юридическое сопровождение, СТД-Р).
2. Оплачиваемый отпуск (минимум 28 календарных дней в год).
3. Больничные листы (первые 3 дня оплачивает работодатель, остальное, ФСС).
4. Обязательное страхование от НС и профзаболеваний (тарифы зависят от класса риска деятельности, платит работодатель в ФСС).
5. Сдача отчетности: ЕФС-1 (ежемесячно), 6-НДФЛ (ежеквартально), 2-НДФЛ (ежегодно), СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ (в СФР).
6. Кассовый аппарат (ККТ), обязателен при расчетах с покупателями, для зарплат проекции не нужны, но нужны для авансов/возвратных сумм.

Реальная стоимость единицы труда (Cost-to-Company) для ИП на УСН/ОСНО/ПСН (общий порядок, без льгот МСП) при зарплате 60 000 руб. брутто:

• Начисленная зарплата (Брутто): 60 000 руб.
• НДФЛ (13%, удерживается из брутто): -7 800 руб. (работник получает 52 200 руб; на руки).
• Страховые взносы (за счет ИП, 30%/15%): ~14 049 руб. (расчет см. выше).

Для ИП из реестра МСП (льготные взносы) при той же зарплате 60 000 руб.:

Сроки уплаты в 2026 году

• НДФЛ: не позднее следующего дня после выплаты зарплаты/аванса (перечисление в бюджет).
• Страховые взносы: не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчетным (например, за январь — до 28 февраля).
• ЕФС-1 (отчетность по взносам): до 25-го числа следующего месяца.
• 6-НДФЛ: до последнего дня месяца, следующего за отчетным кварталом (за 1 кв. — до 30 апреля).

Чек-лист ИП при найме первого сотрудника

1. Зарегистрироваться в качестве страхователя в СФР (бывший ПФР/ФСС) — в течение 30 дней с даты найма (обычно происходит автоматически при сдаче первой ЕФС-1).
2. Заключить трудовой договор (ТК РФ) или ГПХ (гражданско-правовой договор) — с учетом рисков переквалификации.
3. Оформить личную карточку сотрудника (Т-2), заказ о приеме (Т-1).
4. Получить от сотрудника пакет документов (паспорт, СНИЛС, военский учет, диплом, справка 2-НДФЛ с прошлого места работы за текущий год для корректного НДФЛ).
5. Настроить расчет зарплаты в программе (1С, Мой Дель, Контур.Эльба и др.) с учетом прогрессивной шкалы НДФЛ и порога 1,5 МРОТ по взносам.
6. Обеспечить охрану труда (инструкции, обучение, медосмотры при необходимости).

В 2026 году налоговая нагрузка ИП за работника складывается из НДФЛ (13–22%, удерживается из зарплаты) и страховых взносов (30% до 1,5 МРОТ и 15% сверх, оплачиваются сверху). Наличие статуса МСП позволяет существенно сэкономить на взносах (база 15% снижается с 1,5 МРОТ до 1 МРОТ, плюс фиксированная часть 30% от МРОТ). На АУСН взносы за сотрудников включены в единый налог (8% или 20%), но НДФЛ удерживать всё равно нужно. Грамотный расчет ФОТ (фонда оплаты труда) на этапе планирования штата позволяет избежать кассовых разрыв и штрафов за несвоевременную отчетность.

Данная статья носит информационный характер. Для расчета конкретных сумм и оформления кадровых документов рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или использовать актуальные сервисы автоматизированного учета.