В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП 3.1) порядок выплаты аванса (зарплаты за первую половину месяца) претерпел существенные изменения с 2023 года. В этой статье подробно разберём, какие способы расчёта аванса существуют, как изменить настройки выплаты аванса сотрудникам и какие документы для этого использовать.

Нормативная база и терминология

В Трудовом кодексе РФ термина «аванс» не существует. Законодательство использует понятия «зарплата за первую половину месяца» и «зарплата за вторую половину месяца». Согласно ст. 136 ТК РФ, заработная плата должна выплачиватся работникам не реже одного раза в полмесяца.

С 2023 года изменился порядок учёта НДФЛ: зарплатные доходы учитываются по дате выплаты, и с аванса также необходимо удерживать налог. Это ключевой момент, на котором бухгалтеры чаще всего допускают ошибки.

Способы расчёта аванса в 1С:ЗУП

В программе 1С:ЗУП 8.3 исторически предусмотрены три варианта расчёта аванса:

• Фиксированной суммой — сотруднику выплачивается заранее установленная сумма;
• Процентом от тарифа — аванс рассчитывается как процент от оклада или тарифной ставки;
• Расчётом за первую половину месяца — аванс начисляется исходя из фактически отработанного времени за первую половину месяца.

Важно! С версии 1С:ЗУП 3.1.24.212 возможность использования авансов фиксированной суммой и процентом от тарифа отменена с 2023 года. Это связано с изменениями в порядке исчисления НДФЛ. Рекомендуемый и фактически единственный корректный способ — расчёт за первую половину месяца.

Как изменить способ выплаты аванса

Документ «Изменение авансов» (до 2023 года)

Ранее для изменения способа расчёта аванса использовался документ «Изменение авансов». Сейчас он доступен в программе с пометкой «(до 2023 года)» и применяется только для работы со старыми периодами.

Чтобы найти этот документ:

1. Перейдите на вкладку «Зарплата»;
2. Выберите пункт «Изменение авансов (использовались до 2023 года)»;
3. Создайте новый документ, добавьте сотрудников и укажите новый способ расчёта аванса;
4. Проведите документ.

Настройка аванса при приёме на работу

Способ расчёта аванса задаётся в индивидуальном порядке для каждого работника при регистрации его приёма на работу в документе «Приём на работу». Также способ выплаты можно изменить кадровыми документами, например «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда».

Фиксированный аванс через документ «Изменение оплаты труда»

Если всё же требуется выплачивать аванс фиксированной суммой (например, по договорённости с сотрудником), можно использовать следующий механизм:

1. Создайте документ «Изменение оплаты труда»;
2. В табличную часть по команде «Добавить» внесите начисление «Фиксированный аванс» и укажите сумму;
3. Проведите документ;
4. Сформируйте документ «Начисление за первую половину месяца»;
5. Зарегистрируйте выплату аванса с помощью документа «Ведомость» (в банк, через кассу или на счета).

Для корректной работы этого механизма в настройках начисления должен быть установлен специальный флажок «Начисляется только при расчете аванса».

Порядок начисления и выплаты аванса расчётом за первую половину месяца

1. Убедитесь, что в карточке сотрудника установлен способ аванса «Расчётом за первую половину месяца»;
2. Создайте документ «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»);
3. Заполните документ по кнопке «Заполнить», программа автоматически рассчитает суммы исходя из отработанного времени;
4. Проверьте расчёт НДФЛ — с 2023 года налог исчисляется и с аванса;
5. Проведите документ;
6. Сформируйте «Ведомость» на выплату и зарегистрируйте выплату.

Особенности учёта НДФЛ при выплате аванса

С 2023 года при выплате аванса работодатель обязан рассчитать НДФЛ с этой суммы. При расчёте аванса способом «Расчёт за первую половину месяца» в 1С:ЗУП можно учесть предполагаемый НДФЛ, чтобы сумма к выплате была корректной. Перед выплатой зарплаты рекомендуется выполнять проверку учёта НДФЛ с помощью специальных отчётов программы.

Типичные ошибки и рекомендации

• Не используйте устаревшие способы расчёта аванса (фиксированной суммой или процентом) для периодов после 2023 года — это может привести к ошибкам в расчёте НДФЛ;
• Проверяйте даты выплаты — именно они определяют период признания дохода для НДФЛ;
• Следите за актуальностью релиза программы — изменения законодательства оперативно отражаются в обновлениях 1С:ЗУП;
• При изменении условий оплаты труда сотрудника не забывайте проверять настройки аванса в кадровых документах.

Изменение выплаты аванса в 1С:ЗУП — несложная процедура, если понимать текущие требования законодательства. С 2023 года основным способом расчёта является расчёт за первую половину месяца с обязательным исчислением НДФЛ. Для настройки используйте кадровые документы («Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда»), а для начисления и выплаты — документы «Начисление за первую половину месяца» и «Ведомость».