Выплата заработной платы через кассу организации — процедура, требующая строгого соблюдения кассовой дисциплины. Основным документом, подтверждающим выдачу денежных средств сотрудникам, является Расходный кассовый ордер (РКО) по унифицированной форме КО-2. В данной статье мы подробно разберем правила оформления, пошаговое заполнение каждого реквизита и нюансы выплаты зарплаты по ведомости на 2026 год.

Нормативная правовая база

Обязательность использования унифицированной формы КО-2 для всех юридических лиц (кроме кредитных организаций) закреплена в следующих документах:

• Постановление Госкомстата РФ от № 88 — утвердило форму РКО (ОКУД 0310002 / 0402009).
• Указания Банка России от № 3210-У (п. 4.1, 6) — регулируют порядок проведения кассовых операций и оформления кассовых документов.
• ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — ст. 9 (требования к первичным учетным документам).

Важно: Бланк формы КО-2 можно скачать в открытом доступе в форматах Word или Excel, а также сформировать в любой современной бухгалтерской программе (1С, Контур, МойСклад и др.) с последующей печатью.

Подготовительные документы к выплате зарплаты

Перед заполнением РКО кассир должен иметь на руках основание для выдачи денег. Для заработной платы основанием служит:

1. Расчетно-платежная ведомость (форма Т-53) или Платежная ведомость (форма Т-53а) — подписанная руководителем и главным бухгалтером.
2. Приказ (распоряжение) о выплате зарплаты.

В ведомости должны быть указаны: табельные номера, ФИО сотрудников, отработанное время, начисления, удержания (НДФЛ, алименты, исполнительные листы) и, главное, сумма к выдаче на руки.

Пошаговое заполнение РКО (Форма КО-2)

Расходный кассовый ордер заполняется в одном экземпляре (оригинал остается в кассе, вторая копия не предусмотрена формой, но часто делается для бухгалтерии). Заполнение производится ручником (чернила синего или черного цвета), печатным способом или с использованием ЭЦП при электронном документообороте. Исправления и зачистки не допускаются.

Шапка документа (Реквизиты 1–5)

Табличная часть (Реквизиты 6–12) — Самое важное для зарплаты

Реквизит 6: «Счет дебета» / «Счет кредита»

• Дебет: Обычно 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (субконто: сотрудник).
• Кредит: 50 «Касса» (субконто: касса организации).

Реквизит 7: «Сумма» (Прописью и цифрами)

• Цифрами: Общая сумма выдачи по ведомости (сумма графы «К выдаче» по всем сотрудникам). Копейки через запятую (например, 150 000,00).
• Прописью: «Сто пятьдесят тысяч рублей 00 копеек». Сумма прописывается с большой буквы, копейки — цифрами. Пустое место зачеркивается.

Реквизит 8: «Основание»

Ссылка на документ-основание. Пример заполнения:

Расчетно-платежная ведомость № 15 от г. за сентябрь 2026 г.

Реквизит 9: «Вид операции»

Код вида кассовой операции. Для выплаты заработной платы используется код 01 («Выплата заработной платы, авансов, пенсий, стипендий и т.д.»). Коды утверждены Приложением к Указаниям Банка России № 3210-У.

Реквизит 10: «Получатель» (Критически важное поле!)

Согласно п. 5.3 Указаний № 3210-У и разъяснениям Минфина/ЦБ, в строке «Получатель» (графа «Выдать») указываются Фамилия, Имя, Отчество лица, получающего средства.

Нюанс при выплате по ведомости:

• Если ведомость небольшая (до 5–10 человек), допускается перечислить всех получателей в строке «Получатель» или в приложении.
• При большом штате в строке «Получатель» пишут: «Согласно приложенной расчетно-платежной ведомости № 15 от г.», а саму ведомость (Т-53) прикрепляют к РКО как неотъемлемую часть. Подписи сотрудников о получении ставятся именно в ведомости (графа 11 «Подпись получателя»).

Реквизит 11: «Документ, удостоверяющий личность»

Заполняется только при выдаче денег непосредственно сотруднику (или доверенному лицу) в кассе.

• Наименование документа (Паспорт РФ, Водительское удостоверение и т.д.).
• Серия, номер, кем выдан, дата выдачи, код подразделения.

При выплате по ведомости: Данные паспортов в РКО не переписывают (это делается в ведомости Т-53, графа 9–10). В РКО ставят прочерк или ссылку на ведомость.

Реквизит 12: «Подпись получателя»

При выплате по ведомости подпись в самом РКО не ставится (подписи есть в ведомости). Ставится прочерк или надпись «По ведомости».

Нижняя часть документа (Реквизиты 13–16)

• Кассир: Подпись кассира, выдавшего деньги, с расшифровкой (ФИО).
• Получил (для кассира): Подпись кассира, принявшего ордер к исполнению (если кассир один, ставит вторую подпись).
• Главный бухгалтер: Подпись гл. бухгалтера (или уполномоченного лица) с расшифровкой — подтверждение правильности оформления.
• Руководитель: Подпись директора (ИП) с расшифровкой, разрешение на выдачу. Обязательна для РКО на выплату зарплаты.

Особенности оформления в специальных случаях

Выплата зарплаты при увольнении

Порядок заполнения РКО идентичен, но в реквизите «Основание» (№8) указывается:

Расчетно-платежная ведомость № 5-ув от г. при полном расчете с Ивановым И.И. (увольнение по ст. 77 ТК РФ).

Срок выдачи — день увольнения (п. 6 ст. 140 ТК РФ). Если сотрудник не явился, деньги зачисляются на счет или кладутся на депозит (составляется отдельный РКО на зачисление на депозит).

Выплата через доверенное лицо

В РКО (реквизит 10 «Получатель») указываются ФИО доверенного лица. В реквизите 11 — данные его паспорта. К РКО прикладывается нотариальная или простая письменная доверенность (срок действия, до 3 лет, если не указан иной). В ведомости Т-53 в графе «Подпись получателя» подписывается доверенное лицо с пометкой «По доверенности №…».

Лимит расчетов наличными

Ограничение в 100 000 руб. (п. 5 Указаний № 3210-У) применяется к расчетам между юрлицами и ИП (по договорам). Выплата заработной платы сотрудникам данным лимитом не ограничена (п. 5 Указаний № 3210-У: «лимит не применяется к выплате заработной платы…»). Можно выдавать любую сумму, если она есть в кассе.

Типичный образец заполнения РКО на зарплату (Пример)

Учет в кассовой книге и бухгалтерии

1. Кассовая книга (форма КО-4): На основании РКО кассир делает запись в кассовой книге (проводка по кредиту счета 50). Запись заверяется подписью кассира и старшего кассира/руководителя.
2. Бухгалтерский учет: На основании РКО и ведомости бухгалтер делает проводку:
   • Дт 70 — Кт 50 — выплачена зарплата наличными.
   • Дт 70 — Кт 68 (НДФЛ) — удержан налог (отражается отдельно по уведомлению или в тот же день).
   • Дт 70, Кт 76 — удержания по исполнительным листам, алиментам и т.д.

Хранение документов

Срок хранения РКО (формы КО-2) и прикрепленной к ним ведомости (Т-53) составляет не менее 5 лет после окончания отчетного года (в соответствии с типовым перечнем управленческой документации, утвержденным Приказом Минкультуры России от № 236, позиция 1.1.1.12 и 1.1.1.13). Документы по расчетам с персоналом (увольнение, суды) хранятся дольше — до 50 или 75 лет.

Частые ошибки, которых стоит избегать

• Несовпадение суммы в РКО и ведомости. Сумма в РКО должна строго равняться итоговой сумме «К выдаче» в ведомости.
• Отсутствие подписи руководителя. РКО на зарплату без подписи директора/ИП недействителен для выдачи денег.
• Заполнение реквизита «Получатель» наименованием организации. Получателем является физическое лицо (сотрудник или доверенное лицо), а не ООО.
• Выдача денег без ведомости. Выдача «под расписку» на листе бумаги не заменяет утвержденную форму Т-53/Т-53а.
• Просрочка выдачи. Деньги должны быть выданы в день составления РКО (или в сроки, установленные ведомостью/ТК РФ). Нельзя держать РКО «открытым» несколько дней.

Грамотное оформление расходного кассового ордера формы КО-2 на выплату заработной платы — залог отсутствия претензий со стороны налоговой инспекции, профинспекции и при кассовых ревизиях. Ключевые правила: использование актуального бланка, неразрывная связка «РКО + Ведомость Т-53», верное заполнение реквизитов «Основание», «Получатель», «Вид операции» и обязательные подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира. Соблюдение данной процедуры обеспечивает прозрачность движений денежных средств в кассе организации.

Статья подготовлена на основании Указаний Банка России № 3210-У, Постановления Госкомстата № 88, ТК РФ и актуальной практики применения на 2026 год.