Организации и индивидуальные предприниматели, выплачивающие доходы работникам или иным физическим лицам, выступают в роли налоговых агентов. Они обязаны исчислить НДФЛ с этих доходов, удержать его и перечислить в бюджет. При этом бухгалтеры часто сталкиваются с вопросом: в чём разница между исчисленным и удержанным налогом? Разберёмся подробно.

Что такое исчисленный НДФЛ

Исчисленный НДФЛ, это сумма налога, которую налоговый агент рассчитал (начислил) с дохода физического лица, но ещё не удержал из него. Исчисление происходит на дату фактического получения дохода:

• для заработной платы — в последний день месяца, за который она начислена;
• для отпускных, больничных, премий — в день их выплаты;
• для доходов в натуральной форме, в день передачи;
• для материальной выгоды — в последний день каждого месяца в течение срока пользования заёмными средствами.

Налог исчисляется по формуле:

НДФЛ = (Доход − Налоговые вычеты) × Ставка налога

Ставки в 2026 году применяются по прогрессивной шкале: от 13% до 22% в зависимости от размера годового дохода налогоплательщика.

Что такое удержанный НДФЛ

Удержанный НДФЛ — это сумма налога, которую налоговый агент фактически удержал при выплате дохода в денежной форме. Иными словами, это величина, которая остаётся у работодателя с целью последующей передачи её в бюджет.

Ключевое правило: удержать налог можно только при фактической выплате дохода. Нельзя удержать НДФЛ из средств самого налогового агента — налог удерживается именно из дохода физического лица.

В чём разница между исчисленным и удержанным налогом

Разница между этими показателями заключается в моменте возникновения:

1. Исчисленный налог — рассчитанная обязанность, возникающая на дату получения дохода (начисления).
2. Удержанный налог, фактически изъятая из дохода сумма при его выплате.

Если доход начислен, но ещё не выплачен, суммы исчисленного и удержанного налога не будут совпадать. Классический пример, зарплата за декабрь, выплаченная в январе: налог исчислен в декабре, а удержан только в январе при выдаче денег.

Разница также может возникать из-за технической невозможности удержания налога на дату выплаты дохода — например, при выдаче дохода в натуральной форме, когда денежных выплат физлицу больше не производится. В этом случае налог отражается как неудержанный.

Отражение в расчёте 6-НДФЛ

В 2026 году налоговые агенты продолжают сдавать расчёт 6-НДФЛ по обновлённой форме. Наибольшие сложности вызывает правильное заполнение двух ключевых показателей раздела 2:

• Строка 140 — сумма исчисленного налога. Включается в периоде, когда доход считается полученным (для зарплаты, в периоде начисления).
• Строка 160 — сумма удержанного налога. Включается в периоде, когда доход фактически выплачен в денежной форме и налог удержан.

При выплате дохода в денежной форме удержанный налог должен быть равен исчисленному. Если удержать налог невозможно, его сумма отражается в строке 170 как неудержанная.

Бухгалтерский учёт: проводки по НДФЛ

Для учёта расчётов по НДФЛ используется счёт 68, субсчёт «Расчёты по НДФЛ»:

• Дт 70 (73, 76) — Кт 68 — удержан НДФЛ с заработной платы, отпускных, премий и иных выплат;
• Дт 68 — Кт 51 — налог перечислен в бюджет.

Удержанный налог подлежит перечислению на единый налоговый счёт (ЕНС) в составе единого налогового платежа. Сроки перечисления зависят от периода удержания налога и указываются в уведомлении об исчисленных суммах.

Особенности учёта в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом порядок учёта удержанного НДФЛ зависит от настроек:

• Если настройка «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учёту как удержанный» не установлена, налог будет удержан документом выплаты «Зарплата к выплате организаций».
• Если ведётся упрощённый учёт взаиморасчётов — документами «Расходный кассовый ордер» или «Выписка из банка на перечисление зарплаты».

Важно, чтобы дата документа выплаты совпадала с датой выплаты дохода, указанной в документе начисления, — иначе возможны расхождения в отчётности.

Типичные ситуации и ошибки

1. Межрасчётные выплаты. При выплате аванса, отпускных или премий в середине месяца налог исчисляется и удерживается одновременно — в день выплаты.
2. Отпускные. Выплачиваются сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска, НДФЛ удерживается в момент выплаты.
3. Доходы подрядчиков. С возмещаемых расходов на проезд и проживание необходимо удержать НДФЛ, так как они считаются доходом подрядчика.
4. Невозможность удержания. Если доход выдан в натуральной форме и денежных выплат нет, налоговый агент обязан сообщить в ИФНС о невозможности удержания налога.

Понимание разницы между исчисленным и удержанным НДФЛ критически важно для правильного заполнения расчёта 6-НДФЛ и справок о доходах. Исчисленный налог отражает рассчитанную обязанность на дату получения дохода, а удержанный, фактически изъятую сумму при выплате. Совпадение этих показателей при денежных выплатах и своевременное перечисление налога на ЕНС позволяют избежать штрафов и пеней со стороны налоговых органов.