Увольнение сотрудника — одна из самых чувствительных процедур в кадровом делопроизводстве. Ошибки в оформлении документов, нарушение сроков или неправильная формулировка основания могут привести к трудовым спорам, штрафам со стороны Государственной инспекции труда и восстановлению работника на рабочем месте через суд. Чтобы минимизировать риски, во многих компаниях разрабатывают внутренний регламент по увольнению сотрудников, локальный документ, который пошагово описывает действия всех участников процесса. В этой статье разберём, зачем нужен такой регламент, что в него включить, и приведём образец его структуры.

Зачем компании нужен регламент увольнения

Трудовой кодекс РФ подробно регулирует процедуру расторжения трудового договора, однако на практике возникает множество организационных вопросов: кто и в какие сроки передаёт документы, как согласовывается увольнение с руководителями подразделений, как организуется передача дел и возврат имущества компании. Регламент решает следующие задачи:

• Стандартизация процедуры. Все увольнения оформляются по единой схеме, независимо от того, какой сотрудник кадровой службы ведёт процесс.
• Снижение юридических рисков. Чёткое следование прописанным шагам помогает не пропустить обязательные этапы: уведомления, приказы, записи в трудовой книжке, расчёт.
• Распределение ответственности. В регламенте закрепляется, кто отвечает за каждый этап — руководитель подразделения, кадровик, бухгалтерия, служба безопасности, IT-отдел.
• Защита интересов компании. Регламент предусматривает передачу дел, возврат имущества, отзыв доступов к информационным системам.
• Обучение новых сотрудников HR-службы. Документ служит готовой инструкцией для специалистов, которые раньше не занимались увольнениями.

Нормативная база, на которую опирается регламент

При разработке регламента необходимо учитывать положения следующих документов:

• Трудовой кодекс РФ (в первую очередь статьи 77–84.1, 127, 140, 178–181, 192–193);
• Федеральный закон «О персональных данных» — в части обработки данных увольняемого работника;
• законодательство об электронных трудовых книжках и персонифицированном учёте (подача сведений в СФР по форме ЕФС-1);
• локальные нормативные акты компании: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о коммерческой тайне.

Структура регламента по увольнению: что должно входить в документ

Общие положения

В этом разделе указывают цель документа, область его применения (все работники, включая дистанционных и совместителей), а также перечень нормативных актов, которыми руководствуется компания при увольнении.

Термины и сокращения

Расшифровываются понятия: трудовой договор, основание увольнения, день увольнения, обходной лист, КЭДО (кадровый электронный документооборот) и т. д.

Основания увольнения

Перечисляются основания расторжения трудового договора по статье 77 ТК РФ:

1. соглашение сторон (ст. 78 ТК РФ);
2. истечение срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ);
3. инициатива работника — увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77, ст. 80 ТК РФ);
4. инициатива работодателя (ст. 81 ТК РФ): сокращение, несоответствие должности, неоднократное неисполнение обязанностей, прогул и др.;
5. обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ст. 83 ТК РФ);
6. перевод к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Пошаговая процедура увольнения по каждому основанию

Это центральная часть регламента. Для каждого основания прописывается алгоритм действий с указанием ответственных лиц и сроков.

Оформление документов

Перечень обязательных документов: заявление работника, приказ об увольнении (форма Т-8 или самостоятельно разработанная), запись в трудовой книжке и личной карточке, сведения в СФР, справки и выписки, выдаваемые работнику.

Окончательный расчёт

Порядок и сроки выплаты заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск, выходного пособия (если предусмотрено). Согласно ст. 140 ТК РФ все суммы выплачиваются в день увольнения.

Передача дел и возврат имущества

Процедура заполнения обходного листа: сдача ключей, пропусков, оборудования, документов, отзыв доступов к корпоративным системам.

Ответственность и заключительные положения

Указывается, кто контролирует исполнение регламента, порядок его изменения и хранения.

Образец регламента (сокращённый вариант)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Пример»
_______________ /Иванов И.И./
«___» __________ 20___ г.

РЕГЛАМЕНТ № ___
по увольнению сотрудников ООО «Пример»

Общие положения

Настоящий Регламент определяет порядок расторжения трудовых договоров с работниками ООО «Пример» (далее — Компания) по всем основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ.

Регламент обязателен для исполнения руководителями структурных подразделений, специалистами отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и IT-отдела.

Ответственным за организацию процедуры увольнения является начальник отдела кадров.

Увольнение по инициативе работника (ст. 80 ТК РФ)

Работник подаёт заявление об увольнении по собственному желанию не позднее чем за две недели до даты предполагаемого увольнения. Заявление подаётся на бумаге с собственноручной подписью либо в электронной форме через систему КЭДО с использованием усиленной электронной подписи.

Специалист отдела кадров в день получения заявления регистрирует его в журнале регистрации заявлений и в течение одного рабочего дня передаёт копию руководителю подразделения работника.

Сроки предупреждения об увольнении:

• общий срок — 14 календарных дней;
• работник на испытательном сроке — 3 календарных дня;
• руководитель организации — 1 месяц;
• работник по срочному договору до 2 месяцев и сезонный работник — 3 календарных дня.

Отсчёт срока предупреждения начинается со дня, следующего за днём получения заявления работодателем.

По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут до истечения срока предупреждения.

Работник вправе отозвать заявление в любое время до истечения срока предупреждения, если на его место не приглашён в письменной форме другой работник, которому по закону нельзя отказать в заключении договора.

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

Стороны подписывают соглашение о расторжении трудового договора с указанием даты увольнения и, при необходимости, размера компенсационной выплаты.

Соглашение оформляется в двух экземплярах: один хранится в отделе кадров, второй выдаётся работнику.

Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)

Руководитель подразделения направляет в отдел кадров служебную записку с обоснованием предполагаемого увольнения и приложением подтверждающих документов (актов, докладных записок, результатов аттестации).

Отдел кадров проверяет соблюдение процедурных требований: наличие дисциплинарных взысканий, соблюдение сроков, учёт мнения профсоюза (при наличии), запрет увольнения отдельных категорий работников (беременных женщин и др.).

При сокращении штата работник уведомляется персонально под подпись не менее чем за два месяца, ему предлагаются имеющиеся вакансии, уведомляются служба занятости и профсоюз;

Оформление приказа и документов в день увольнения

В последний рабочий день отдел кадров оформляет приказ о прекращении трудового договора и знакомит с ним работника под подпись.

В трудовую книжку (или в сведения о трудовой деятельности) вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ.

Работнику выдаются: трудовая книжка (если велась на бумаге), сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), справка о заработке за два календарных года, выписки из форм ЕФС-1, СЗВ-СТАЖ, раздел 3 расчёта по страховым взносам.

Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа отдел кадров направляет в Социальный фонд России сведения по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1).

Окончательный расчёт

Бухгалтерия в день увольнения выплачивает работнику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск и иные причитающиеся суммы (ст. 140 ТК РФ).

Если работник в день увольнения не работал, расчёт производится не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчёте.

Передача дел и возврат имущества

Не позднее чем за три рабочих дня до увольнения отдел кадров выдаёт работнику обходной лист.

Работник передаёт дела руководителю подразделения или назначенному им сотруднику, возвращает имущество Компании (ноутбук, телефон, пропуск, ключи, корпоративную карту).

IT-отдел в день увольнения блокирует учётные записи работника и доступ к корпоративным системам.

Служба безопасности проверяет отсутствие задолженности и нарушений обязательств о неразглашении.

Заключительные положения

Регламент вступает в силу с даты его утверждения.

Контроль за исполнением Регламента возлагается на начальника отдела кадров.

Типичные ошибки, которых помогает избежать регламент

• Нарушение сроков расчёта. Задержка выплат влечёт обязанность уплатить компенсацию по ст. 236 ТК РФ и штраф.
• Неправильная формулировка основания. Запись в трудовой книжке должна дословно соответствовать формулировке ТК РФ со ссылкой на статью.
• Отсутствие подписи работника на приказе. Если работник отказывается знакомиться с приказом, об этом составляется акт.
• Принуждение к увольнению «по собственному желанию». Такие действия незаконны и влекут восстановление работника и штрафы.
• Пропуск срока подачи сведений в СФР. Форма ЕФС-1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
• Принятие скана заявления по электронной почте без КЭДО. Если в компании не введён кадровый электронный документооборот, безопаснее требовать бумажное заявление с собственноручной подписью.

Рекомендации по внедрению регламента

1. Согласуйте проект регламента с юристом или юридическим отделом — это поможет учесть актуальные изменения законодательства.
2. Утвердите регламент приказом руководителя и ознакомьте с ним под подпись всех сотрудников, участвующих в процедуре увольнения.
3. Приложите к регламенту шаблоны документов: заявления, соглашения о расторжении, обходного листа, акта об отказе от подписи.
4. Пересматривайте регламент не реже одного раза в год и при каждом изменении трудового законодательства.
5. Проводите обучение руководителей подразделений — именно они чаще всего допускают ошибки на этапе инициирования увольнения.

Регламент по увольнению сотрудников — это не формальность, а рабочий инструмент управления рисками. Он обеспечивает единообразие кадровых процедур, защищает компанию от трудовых споров и штрафов, а увольняемым сотрудникам гарантирует соблюдение их прав. Приведённый в статье образец можно адаптировать под специфику конкретной организации, дополнив его корпоративными требованиями и формами документов, принятыми в вашей компании.