Секретарь заводской администрации, это сотрудник, который обеспечивает организационно-техническую поддержку руководства предприятия. Одним из ключевых инструментов его ежедневной работы является телефон: именно через телефонную связь проходит значительная часть коммуникаций между администрацией завода, работниками, партнёрами и внешними организациями.
Роль секретаря в структуре заводской администрации
Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей и подчиняется непосредственно руководителю предприятия или структурного подразделения. Его главная задача — организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководства.
В условиях крупного промышленного предприятия секретарь выполняет функцию «первого лица» приёмной: именно с ним чаще всего контактируют посетители и звонящие, прежде чем попасть к руководителю.
Основные обязанности секретаря
- организация работы приёмной руководителя;
- приём и распределение телефонных звонков;
- организация телефонных переговоров руководителя;
- приём, регистрация и обработка корреспонденции;
- ведение календаря встреч и совещаний;
- подготовка и оформление приказов, распоряжений и других документов;
- работа с офисной техникой: телефоном, факсом, копировальными аппаратами;
- организация совещаний и протоколирование;
- передача поручений руководителя структурным подразделениям завода.
Телефон как главный рабочий инструмент
Работа с телефоном — одна из важнейших функций секретаря заводской администрации. В её рамках сотрудник:
- Принимает входящие звонки — отвечает на обращения работников, партнёров, представителей контролирующих органов и жителей.
- Фильтрует звонки — определяет, какие вопросы требуют личного участия руководителя, а какие можно решить на уровне профильных отделов.
- Организует переговоры — соединяет руководителя с нужными абонентами, согласовывает время телефонных конференций.
- Фиксирует информацию — записывает сообщения, переданные по телефону, и своевременно доводит их до адресата.
- Консультирует звонящих — сообщает режим работы администрации, адреса, порядок приёма граждан и контактные данные профильных специалистов.
Требования к телефонному общению секретаря
Профессиональный секретарь должен соблюдать правила делового телефонного этикета:
- отвечать на звонок оперативно, как правило, после второго-третьего гудка;
- представляться: называть организацию, структурное подразделение и своё имя;
- говорить вежливо, чётко и спокойно;
- грамотно формулировать ответы и не разглашать конфиденциальную информацию;
- при необходимости перенаправлять звонок в компетентный отдел;
- вести журнал регистрации телефонных сообщений.
Где найти телефон секретаря администрации
Контактные телефоны секретарей и приёмных администраций, как правило, публикуются в открытом доступе:
- на официальных сайтах администраций и предприятий в разделах «Контакты» или «Сотрудники администрации»;
- в телефонных справочниках организаций;
- на информационных стендах в здании администрации.
Если сведения в телефонном справочнике устарели или содержат ошибки, уточнения обычно можно направить на электронную почту организации, указанную на официальном портале.
Профессиональные качества секретаря
Современный секретарь заводской администрации, это не просто технический исполнитель, отвечающий на звонки. От него требуются:
- грамотная устная и письменная речь;
- владение офисной техникой и компьютерными программами;
- знание делопроизводства и документооборота;
- стрессоустойчивость и коммуникабельность;
- умение работать в режиме многозадачности;
- аккуратность, внимательность и ответственность.
Секретарь заводской администрации играет важную роль в обеспечении бесперебойной работы руководства предприятия. Телефон остаётся его главным рабочим инструментом: через него проходят сотни звонков, поручений и обращений. Профессионализм секретаря во многом определяет оперативность и качество коммуникации всей администрации завода.