Когда компания отправляет курьера, водителя или сотрудника, чтобы забрать товар у поставщика, важно выдать ему документ, по которому продавец сможет законно передать груз. Таким документом является доверенность на получение товара. В этой статье разберём, как правильно составить доверенность, какие реквизиты она должна содержать и как оформить её в программе Word.

Что такое доверенность на получение товара

Доверенность на получение товара — это письменное уполномочие, которое организация (доверитель) выдаёт своему представителю (поверенному) для получения товарно-материальных ценностей у поставщика. Документ подтверждает право конкретного лица принять товар, расписаться в накладных и актах приёмки.

Это важно не только для поставщика, но и для покупателя. В случае спорной ситуации в суде может неожиданно выясниться, что лицо, которое фактически приняло товар, не являлось работником компании-покупателя и не имело доверенности, следовательно, не могло действовать от её имени. Это создаёт риски при подтверждении факта поставки и принятия товара к учёту.

Когда нужна доверенность

• при самовывозе товара со склада поставщика;
• при получении груза водителем или экспедитором;
• при привлечении транспортной компании — в этом случае для отгрузки товара следует получить у водителя копию доверенности покупателя, выданную на транспортную организацию, и доверенность самой транспортной компании на водителя;
• при получении товара по договору поставки, когда получатель не является руководителем организации.

Обязательные реквизиты доверенности

Хотя унифицированная форма М-2 (М-2а) с 2013 года не является обязательной, многие компании продолжают использовать её как образец. Доверенность должна содержать:

1. Наименование организации-доверителя (полное и сокращённое), ИНН, ОГРН, юридический адрес.
2. Дату выдачи — без неё доверенность недействительна (ст. 186 ГК РФ).
3. Срок действия доверенности.
4. Данные поверенного: ФИО, паспортные данные, должность.
5. Перечень полномочий: получение товара по конкретному договору, счёту или накладной, право подписи документов.
6. Реквизиты документа-основания: номер и дата договора, счёта, заказа.
7. Перечень получаемых ценностей (наименование, количество) или ссылка на приложение.
8. Подпись руководителя и печать организации (при наличии).

Как оформить шаблон в Word

Создать шаблон доверенности в Word несложно. Рекомендуемая структура документа:

Шаг 1. Шапка документа

В верхней части листа разместите название организации, ИНН, ОГРН и адрес. По центру, заголовок «ДОВЕРЕННОСТЬ № ___».

Шаг 2. Дата и место выдачи

Укажите город и дату выдачи прописью, например: «г. Москва, второе октября две тысячи двадцать шестого года».

Шаг 3. Основной текст

Примерная формулировка:

«Общество с ограниченной ответственностью «Пример» (ИНН ###, ОГРН 1234567890123), в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Петра Петровича, паспорт серия 4500 № 123456, выдан…, получить у ООО «Поставщик» товар по договору № 15 от согласно накладной № ___, и подписать все документы, связанные с получением указанного товара».

Шаг 4. Таблица с перечнем товара

В Word удобно вставить таблицу с колонками: № п/п, наименование товара, единица измерения, количество. Если перечень большой, сделайте отметку «согласно приложению к доверенности».

Шаг 5. Срок действия и подписи

Укажите срок действия (например, «до »), образец подписи поверенного, подпись руководителя и место для печати.

Практические рекомендации

• Сохраните готовый шаблон в формате .dotx, чтобы использовать его многократно, заполняя только переменные данные.
• Проверяйте паспортные данные поверенного — ошибка в цифрах может сделать документ спорным.
• Выдавайте доверенность на конкретную поставку или ограниченный срок — это снижает риски злоупотреблений.
• Ведите журнал учёта выданных доверенностей.
• Помните: руководитель организации действует без доверенности на основании устава, поэтому доверенность ему не нужна.

Правильно оформленная доверенность на получение товара защищает интересы и покупателя, и поставщика. Создав один раз грамотный шаблон в Word, вы сможете быстро оформлять документы для каждой поставки и избежать споров о том, кто и на каком основании принял товар.