Нарушение трудового законодательства — одна из самых распространённых причин наложения административных штрафов на организации и их должностных лиц. Проверки проводит Государственная инспекция труда (ГИТ), а ответственность установлена главой 5.27 КоАП РФ. Для бухгалтера важно правильно отразить начисление и уплату такого штрафа в учёте, чтобы не допустить ошибок и в самом бухгалтерском, и в налоговом учёте.

За что могут оштрафовать работодателя

Наиболее типичные нарушения, выявляемые трудовой инспекцией:

• неоформление или ненадлежащее оформление трудовых договоров;
• невыплата или несвоевременная выплата заработной платы;
• нарушение правил охраны труда;
• отсутствие обязательных локальных нормативных актов;
• нарушение порядка предоставления отпусков;
• допуск сотрудника к работе без медосмотра или обучения по охране труда.

Штрафы по статье 5.27 КоАП РФ для организаций могут достигать десятков и сотен тысяч рублей, а при повторном нарушении — ещё выше. Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушение трудового законодательства составляет один год со дня совершения правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Бухгалтерский учёт штрафа

Штраф за нарушение трудового законодательства не связан с обычной деятельностью организации, поэтому в бухгалтерском учёте он относится к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99). Для отражения используеться счёт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчёт 91.02 «Прочие расходы», в корреспонденции со счётом 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами».

Основные проводки

Начисление отражается на дату вступления постановления о наложении штрафа в силу (по общему правилу, по истечении 10 дней с момента вручения, если постановление не обжаловано). Основанием для проводки служит само постановление и бухгалтерская справка.

Налоговый учёт

Это ключевой момент: штрафы за нарушение законодательства, уплачиваемые в бюджет, не уменьшают базу по налогу на прибыль (п. 2 ст. 270 НК РФ). Это касается и штрафов ГИТ, и налоговых санкций, и штрафов иных госорганов.

В результате у организаций на ОСНО возникает постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (ПНО) по ПБУ 18/02:

• Дт 99 Кт 68, отражено ПНО (сумма штрафа × ставка налога на прибыль).

Организации на УСН также не учитывают такие штрафы в расходах, поскольку они не поименованы в закрытом перечне статьи 346.16 НК РФ.

Можно ли взыскать штраф с виновного работника

Иногда работодатель хочет удержать сумму штрафа с должностного лица, по вине которого допущено нарушение. Здесь нужно быть осторожным:

• удержание из зарплаты возможно только в случаях, предусмотренных ст. 137 ТК РФ, и штраф ГИТ в этот перечень не входит;
• взыскание возможно через механизм возмещения материального ущерба (гл. 39 ТК РФ), если вина работника доказана, при этом с работника с ограниченной материальной ответственностью можно взыскать не более среднего месячного заработка;
• удержания отражаются проводкой Дт 70 Кт 76 (или Дт 73) с последующим зачётом.

Обратите внимание: если штраф наложен персонально на должностное лицо (например, на директора), а организация оплатила его за него, сумма штрафа признаётся доходом работника и облагается НДФЛ.

Пример

ООО «Вектор» по результатам проверки ГИТ оштрафовано на 50 000 руб. за нарушение сроков выплаты зарплаты. Бухгалтер сделает проводки:

1. Дт 91.02 Кт 76, 50 000 руб. — начислен штраф на основании постановления;
2. Дт 76 Кт 51 — 50 000 руб. — штраф перечислен в бюджет;
3. Дт 99 Кт 68 — 10 000 руб. — отражено ПНО (50 000 × 20%).

В налоговой декларации по прибыли сумма штрафа в расходах не отражается.

• Штраф за нарушение трудового законодательства учитывается в составе прочих расходов: Дт 91.02 Кт 76, оплата — Дт 76 Кт 51.
• В налоговом учёте такие штрафы расходы не уменьшают, что приводит к возникновению ПНО.
• Удержание штрафа с работника возможно только через процедуру взыскания материального ущерба с соблюдением ограничений ТК РФ.
• Лучшая стратегия — профилактика: своевременное оформление кадровых документов и соблюдение сроков выплат поможет избежать и штрафов, и лишних проводок.