Каждый налоговый агент — организация или индивидуальный предприниматель, выплачивающие доходы физическим лицам, — обязан ежегодно представлять в налоговую инспекцию сведения о доходах работников и удержанном налоге (ранее, справки по форме 2-НДФЛ, с 2021 года — приложение к расчету 6-НДФЛ). Если сведения не представлены вовремя, представлены с ошибками или не приняты налоговым органом, налогового агента ждут штрафные санкции. Разберем подробно, какие именно.

Почему сведения могут быть «не приняты»

Формально налоговая инспекция не может отказать в приеме отчетности, но сведения считаются непредставленными, если:

• отчет отправлен с нарушением установленного срока;
• файл не прошел форматно-логический контроль (ошибки в структуре, неверные КБК, ИНН, КПП);
• сведения представлены не по установленной форме или не в том налоговом органе;
• нарушен способ представления (например, при обязательной электронной сдаче отчет принесен на бумаге);
• в сведениях обнаружены недостоверные данные, и уточненный расчет не подан вовремя.

Во всех этих случаях налоговый агент рискует получить штраф, как если бы отчетность не сдавалась вовсе.

Размеры штрафов

Штраф за несвоевременное представление сведений

Согласно пункту 1 статьи 126 НК РФ, за просрочку представления справок о доходах физических лиц налоговый агент привлекается к ответственности в виде штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (по ранее действовавшей редакции — 50 рублей). Если в организации работают сотни сотрудников, сумма штрафа может оказаться весьма ощутимой.

Штраф за недостоверные сведения

Пункт 1 статьи 126.1 НК РФ предусматривает штраф 500 рублей за каждый документ, содержащий недостоверные сведения. Однако от ответственности можно освободиться, если налоговый агент самостоятельно выявил ошибки и представил уточненные документы до того, как об ошибках узнала налоговая инспекция.

Административная ответственность должностных лиц

Помимо штрафа на организацию, к ответственности могут привлечь и должностных лиц — руководителя или главного бухгалтера. По статье 15.6 КоАП РФ за непредставление (несвоевременное представление) сведений, а также за представление их в неполном объеме или в искаженном виде налагается штраф в размере от 300 до 500 рублей (по ранее действовавшей редакции — от 100 до 300 рублей).

Штраф за неперечисление налога

Если налоговый агент не удержал или не перечислил НДФЛ в бюджет, применяется статья 123 НК РФ — штраф в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и перечислению. Дополнительно начисляются пени за каждый день просрочки.

Сроки представления сведений

Чтобы не столкнуться со штрафами, важно помнить ключевые даты:

• ежеквартально — расчет 6-НДФЛ: не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;
• по итогам года — годовой расчет 6-НДФЛ со справками о доходах: не позднее 25 февраля следующего года;
• сведения о невозможности удержать налог (с признаком «2») — также не позднее 25 февраля.

Как избежать штрафов: практические рекомендации

1. Проверяйте отчет перед отправкой. Используйте программу тестирования от ФНС или встроенную проверку в бухгалтерском ПО — это позволит выявить форматные ошибки до отправки.
2. Следите за квитанциями. После отправки отчета через оператора ЭДО обязательно дождитесь квитанции о приеме. Если получено уведомление об отказе — исправьте ошибки и отправьте повторно в тот же срок.
3. Сдавайте уточненные расчеты самостоятельно. Если обнаружили ошибку раньше налоговой, подайте корректировку, это освобождает от штрафа по статье 126.1 НК РФ.
4. Сверяйте данные с работниками. Ошибки в ФИО, ИНН, датах рождения — частая причина непринятия сведений.
5. Не затягивайте со сдачей. Отправляйте отчетность заблаговременно, чтобы оставить запас времени на исправление возможных ошибок.

Можно ли оспорить штраф

Да. Судебная практика показывает, что налогоплательщики нередко успешно оспаривают штрафы, если:

• отчет был отправлен вовремя, но отклонен по техническим причинам, не зависящим от налогового агента;
• ошибки в сведениях были незначительными и не повлияли на исчисление налога;
• имеются смягчающие обстоятельства (статья 112 НК РФ): нарушение совершено впервые, отсутствует ущерб бюджету и т.д.

Обжаловать решение инспекции можно в вышестоящий налоговый орган в течение одного года, а затем — в арбитражный суд.

Штрафы за непринятые или несвоевременно представленные сведения по НДФЛ поштучно невелики, но при большом штате сотрудников сумма может стать существенной. Кроме того, ответственность несут и должностные лица. Лучшая защита — своевременная сдача отчетности, тщательная проверка данных перед отправкой, контроль квитанций о приеме и оперативное представление уточненных расчетов при обнаружении ошибок.