СЗВ-ТД — это отчетная форма о кадровых событиях сотрудника (прием на работу, перевод, увольнение, переименование организации и т.д.), которую работодатель направляет в Социальный фонд России (СФР) для формирования электронных трудовых книжек. С 2023 года форма называется ЕФС-1 (раздел 1.1), но многие по привычке продолжают называть её СЗВ-ТД. Ошибки в этом отчете встречаются часто, и работодателей волнует главный вопрос: грозит ли за них штраф?
Какие ошибки встречаются чаще всего
- Неверные персональные данные работника: СНИЛС, ИНН, ФИО, дата рождения;
- Неправильная дата кадрового события (приема, перевода, увольнения);
- Ошибка в наименовании должности или структурного подразделения;
- Неверный код кадрового мероприятия;
- Неправильные реквизиты приказа (номер, дата);
- Пропуск кадрового события, отчет вообще не сдан или сдан с опозданием;
- Дублирование сведений об одном и том же событии;
- Ошибки в данных самого работодателя (ИНН, КПП, регистрационный номер).
За какие ошибки предусмотрен штраф
Ответственность работодателя за нарушения при сдаче сведений о трудовой деятельности установлена статьей 15.33.2 КоАП РФ. Штрафы предусмотрены за:
- Несдачу отчета в установленный срок — штраф для должностных лиц от 300 до 500 рублей за каждое нарушение;
- Представление неполных или недостоверных сведений — также от 300 до 500 рублей.
Важный нюанс: штраф может быть наложен за каждого работника, в отношении которого допущена ошибка. Если недостоверные сведения поданы на 20 сотрудников, сумма штрафа может вырасти до 10 000 рублей и более.
Когда штрафа можно избежать
Законодательство предусматривает важное послабление: если работодатель сам обнаружил ошибку и подал корректирующие (отменяющие) сведения до того, как нарушение выявил СФР, ответственности, как правило, удается избежать. Поэтому регулярная сверка данных — лучшая профилактика штрафов.
Также не наказывают за ошибки, которые:
- не влияют на пенсионные права работника и были своевременно исправлены;
- возникли из-за технического сбоя, если работодатель может это подтвердить;
- устранены в рамках уточненного отчета до проверки фонда.
Как исправить ошибку в СЗВ-ТД (ЕФС-1)
Порядок исправления зависит от типа ошибки:
Ошибка в кадровом событии (дата, должность, приказ)
Подается форма с признаком «отмена» ошибочного события, а затем — форма с корректными сведениями. В отменяющем отчете указывается тот же UUID события, что и в первоначальном.
Ошибка в персональных данных (СНИЛС, ФИО)
Сначала подается отменяющая форма с неверными данными, затем корректная форма с правильными сведениями о работнике.
Лишнее (не состоявшееся) событие
Подается только отменяющая форма с указанием UUID ошибочного события.
Сроки сдачи отчета
Напомним актуальные сроки подачи сведений:
- Прием на работу и увольнение, не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
- Иные кадровые события (перевод, переименование и др.) — не позднее следующего рабочего дня;
- Корректирующие сведения — как можно скорее после обнаружения ошибки.
Практические рекомендации работодателю
- Сверяйте данные с личными карточками сотрудников и приказами перед отправкой отчета;
- Проверяйте протоколы приема отчетов из СФР, в них указываются выявленные ошибки;
- Исправляйте ошибки оперативно, не дожидаясь проверки фонда;
- Используйте актуальные версии программного обеспечения для формирования отчетности;
- Храните подтверждения отправки отчетов, они пригодятся при спорах с фондом;
- Назначьте ответственного за кадровую отчетность и контролируйте сроки.
Штраф за ошибки в СЗВ-ТД (ЕФС-1) предусмотрен, но его размер относительно невелик — от 300 до 500 рублей за нарушение. Однако при большом количестве сотрудников сумма может стать ощутимой. Главное правило: самостоятельно выявленная и своевременно исправленная ошибка практически всегда позволяет избежать санкций. Поэтому регулярный контроль отчетности и оперативная подача корректировок — лучшая защита работодателя от штрафов.