Смена адреса компании, распространённая процедура, с которой сталкивается практически любой бизнес: при переезде офиса, смене арендодателя или оптимизации расходов; Однако юридический и фактический адреса, это разные понятия, и порядок их изменения отличается. Разберёмся подробно.
Что такое юридический и фактический адрес
Юридический адрес — это официальное место нахождения организации, которое вносится в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). По этому адресу компанию могут найти налоговая инспекция, контрагенты и государственные органы. Именно сюда направляется официальная корреспонденция.
Фактический адрес — это реальное место, где компания ведёт деятельность: расположен офис, склад, производство. Стоит отметить, что в законодательстве такое понятие официально не закреплено, однако на практике оно широко используется. Фактический адрес может совпадать с юридическим, а может отличаться от него.
Когда нужно менять адрес
- переезд офиса в другое помещение или город;
- окончание договора аренды по текущему адресу;
- признание адреса «адресом массовой регистрации»;
- желание привести юридический адрес в соответствие с фактическим местонахождением.
Порядок смены юридического адреса
Шаг 1. Подготовка документов
Потребуется решение (протокол) участников общества о смене адреса, а также документы, подтверждающие право пользования новым помещением: договор аренды, гарантийное письмо от собственника, свидетельство о праве собственности.
Шаг 2. Определение формы заявления
Здесь важный нюанс:
- Если адрес указан в уставе компании, его изменение требует внесения изменений в учредительные документы — подаётся заявление по форме Р13014 с уплатой госпошлины.
- Если в уставе указан только населённый пункт, а точный адрес содержится лишь в ЕГРЮЛ, подаётся форма Р14001 — без госпошлины.
Шаг 3. Подача документов в налоговую
Документы подаются в регистрирующий орган (обычно налоговую инспекцию) лично, через МФЦ, нотариуса или в электронном виде. Срок регистрации изменений — 5 рабочих дней.
Шаг 4. Уведомление контрагентов
После внесения изменений в ЕГРЮЛ необходимо уведомить банк, партнёров, контрагентов и при необходимости внести правки в договоры.
Как поменять фактический адрес
Если фактический адрес не совпадает с юридическим, отдельной регистрации в ЕГРЮЛ он не требует. Однако нужно учитывать:
- при открытии обособленного подразделения (филиала, представительства или отдельного рабочего места) необходимо уведомить налоговую и встать на учёт по новому месту;
- трудовые книжки сотрудников филиала можно хранить и учитывать непосредственно по месту нахождения филиала;
- следует обновить информацию в договорах, на сайте компании и в рекламных материалах.
Риски несвоевременной смены адреса
Если компания фактически не находится по юридическому адресу, налоговая может внести в ЕГРЮЛ отметку о недостоверности сведений. Это грозит блокировкой расчётных счетов, отказом контрагентов в сотрудничестве и даже исключением организации из реестра.
Смена юридического адреса — формальная процедура, требующая регистрации в налоговой, а смена фактического адреса сводится в основном к уведомлению заинтересованных сторон и постановке на учёт обособленных подразделений. Главное, действовать своевременно и следить за достоверностью сведений в ЕГРЮЛ, чтобы избежать санкций и проблем в работе бизнеса.