Работа с персональными данными сотрудников, одна из ключевых обязанностей любого работодателя. В 2025–2026 годах требования к оформлению согласия на обработку персональных данных (ПДн) ужесточились: выросли штрафы за нарушения, изменились требования к содержанию документа, появились новые способы его предоставления и отзыва, в т.ч. через Госуслуги. В этой статье разберём, когда согласие нужно, как его правильно составить, и приведём заполненный образец.
Что такое персональные данные работника
Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ «О персональных данных», персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому физическому лицу. К персональным данным работника относятся:
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- паспортные данные;
- адрес регистрации и фактического проживания;
- номера телефонов, адреса электронной почты;
- сведения об образовании, квалификации, трудовой деятельности;
- ИНН, СНИЛС, данные военного билета;
- сведения о состоянии здоровья (специальная категория ПДн);
- фотографии, биометрические данные.
Когда согласие работника обязательно, а когда — нет
Важно понимать: далеко не на все операции с данными сотрудника требуется согласие. Статья 88 Трудового кодекса РФ и статья 6 закона № 152-ФЗ устанавливают, что работодатель вправе обрабатывать ПДн без согласия, если это необходимо для исполнения трудового договора, ведения кадрового, бухгалтерского и налогового учёта, исполнения требований законодательства.
Согласие требуется в следующих случаях:
- Передача данных третьим лицам, не связанным с исполнением трудового договора (например, банку для оформления зарплатной карты сверх обязательных требований, страховой компании по программе ДМС).
- Обработка специальных категорий данных (о здоровье, национальности, политических взглядах).
- Обработка биометрических данных (фото для системы контроля доступа, отпечатки пальцев).
- Использование фото и видео сотрудника в рекламных материалах, на сайте, в соцсетях.
- Публикация данных о работнике в открытых источниках.
- Проверка данных через третьих лиц при приёме на работу (запросы бывшим работодателям).
Обязательные элементы согласия
Часть 4 статьи 9 закона № 152-ФЗ требует, чтобы согласие содержало:
- ФИО, адрес, паспортные данные субъекта (работника);
- наименование и адрес оператора (работодателя);
- цель обработки персональных данных;
- перечень данных, на обработку которых даётся согласие;
- перечень действий с данными (сбор, запись, систематизация, хранение, уточнение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение);
- срок действия согласия и порядок его отзыва;
- подпись субъекта.
Согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Общие формулировки вроде «согласен на обработку всех моих данных для любых целей» Роскомнадзор признаёт ничтожными.
Заполненный образец согласия
Ниже приведён пример заполненного документа.
СОГЛАСИЕ на обработку персональных данных
Я, Иванов Сергей Петрович, дата рождения , паспорт серия 4510 № 123456, выдан Отделом УФМС России по г. Москве по району Арбат , зарегистрированный по адресу: г. Москва, ул. ###, д. 10, кв. 25,
даю согласие Обществу с ограниченной ответственностью «Пример» (ИНН ###, ОГРН 1157746123456, адрес: 119019, г. Москва, ул. ###, д. 5), далее — Оператор, на обработку моих персональных данных.
Цель обработки: передача данных в ПАО «Банк» для выпуска зарплатной банковской карты и перечисления заработной платы, а также в ООО «Страховая компания» для оформления полиса добровольного медицинского страхования.
Перечень персональных данных: фамилия, имя, отчество; дата рождения; паспортные данные; адрес регистрации; номер контактного телефона; адрес электронной почты; ИНН; СНИЛС.
Перечень действий с данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
Срок действия согласия: с момента подписания до прекращения трудовых отношений либо до отзыва согласия.
Отзыв согласия: согласие может быть отозвано мною путём направления письменного заявления Оператору по адресу: 119019, г. Москва, ул. ###, д. 5, либо через портал Госуслуг.
Электронное согласие и отзыв через Госуслуги
Современное законодательство допускает оформление согласия в электронном виде. Однако простого скана подписанного документа недостаточно — если сотрудник подписывает согласие в электронной системе, должна использоваться усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись, позволяющая достоверно идентифицировать подписанта.
Кроме того, граждане теперь могут предоставлять организации согласие на обработку своих персональных данных или отзывать его через портал Госуслуг. Это упрощает контроль за тем, кому и на какие цели предоставлен доступ к данным.
Ответственность за нарушения
Штрафы за нарушения в сфере персональных данных существенно выросли. За обработку данных без согласия, когда оно обязательно, или с нарушением требований к его содержанию юридическое лицо может быть оштрафовано на значительную сумму, а при утечке данных введён оборотный штраф, до 3% от годовой выручки (но не менее установленного минимума). Поэтому слепое копирование шаблонов из интернета недопустимо: документ нужно адаптировать под конкретные цели и процессы компании.
Практические рекомендации работодателю
- Оформляйте отдельное согласие на каждую цель, не предусмотренную трудовым договором.
- Не включайте в согласие данные, обработка которых и так разрешена законом, — это создаёт ложное впечатление обязательности согласия.
- Храните подписанные согласия в личном деле работника.
- При отзыве согласия прекратите соответствующую обработку в установленный законом срок.
- Регулярно актуализируйте формы документов с учётом изменений законодательства.
Правильно оформленное согласие на обработку персональных данных работника — это не формальность, а обязательный элемент защиты компании от штрафов и претензий Роскомнадзора. Используйте приведённый заполненный образец как основу, но обязательно адаптируйте его под цели обработки, категории данных и внутренние процессы вашей организации, а при сомнениях привлекайте юриста по защите данных.