Когда сотрудник уходит в отпуск, на больничный, в командировку или отпуск по беременности и родам, его функции нужно кому-то передать․ Трудовой кодекс РФ позволяет возложить обязанности отсутствующего работника на другого сотрудника, но только с его письменного согласия․ Разберём, как правильно оформить такое согласие, какие документы потребуются и какие нюансы важно учесть․
Законодательная основа
Основной нормой, регулирующей выполнение обязанностей временно отсутствующего работника, является статья 60․2 Трудового кодекса РФ․ Согласно ей, с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с основной работой дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату․
Дополнительная работа может поручаться в виде:
- совмещения профессий (должностей) — когда сотрудник выполняет работу по другой должности;
- расширения зон обслуживания или увеличения объёма работы — по той же должности;
- исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы․
Также применяется статья 151 ТК РФ, устанавливающая право работника на доплату за выполнение дополнительной работы․ Размер доплаты определяется соглашением сторон с учётом содержания и объёма поручаемой работы․
Когда требуется согласие работника
Письменное согласие обязательно в следующих ситуациях:
- сотрудник выполняет обязанности отсутствующего коллеги наряду со своей основной работой (ст․ 60․2 ТК РФ);
- работник временно переводится на другую должность для замещения отсутствующего (ст․ 72․2 ТК РФ) — за исключением случаев производственной необходимости, когда перевод возможен без согласия на срок до одного месяца;
- поручается работа, не предусмотренная трудовым договором и должностной инструкцией․
Важно: если выполнение обязанностей отсутствующего работника изначально прописано в трудовом договоре или должностной инструкции (например, «замещает руководителя в период его отсутствия»), отдельное согласие не требуется — достаточно приказа․
Порядок оформления: пошаговая инструкция - Направить работнику предложение о выполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника с указанием срока, объёма работы и размера доплаты․
- Получить письменное согласие работника — в виде отдельного заявления либо отметки на предложении работодателя․
- Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о поручении дополнительной работы (по мнению Роструда, именно так может быть выражено согласие)․
- Издать приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, с которым сотрудник знакомится под подпись․
- Производить доплату в установленном размере в течение всего периода замещения․
Образец заявления о согласии на выполнение обязанностей временно отсутствующего работника
Заявление составляется в свободной форме на имя руководителя организации․ Ниже приведён типовой образец:
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И;И․
от бухгалтера
Петровой Анны Сергеевны
Заявление
Я, Петрова Анна Сергеевна, работающая в должности бухгалтера, выражаю согласие на выполнение обязанностей временно отсутствующего работника — главного бухгалтера Сидоровой Марии Николаевны — в период её ежегодного оплачиваемого отпуска с по наряду с выполнением обязанностей по основной должности в течение установленной продолжительности рабочего дня․
С условиями выполнения дополнительной работы и размером доплаты (30% от оклада по основной должности) ознакомлена и согласна․
«09» января 2026 г․ ____________ /Петрова А․С․/
Что обязательно указать в документе - наименование организации и ФИО руководителя;
- ФИО и должность работника, который будет выполнять обязанности;
- ФИО и должность временно отсутствующего сотрудника;
- причину отсутствия (отпуск, больничный, командировка);
- точный период исполнения обязанностей;
- объём поручаемой работы (полностью или частично);
- размер доплаты (в процентах или фиксированной сумме);
- дату и подпись работника․
Дополнительное соглашение к трудовому договору
Альтернативой заявлению (или дополнением к нему) служит дополнительное соглашение․ В нём фиксируется:
- поручение работнику выполнения обязанностей временно отсутствующего работника по конкретной профессии (должности);
- срок выполнения дополнительной работы;
- содержание и объём работы;
- размер доплаты;
- право каждой из сторон досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за три рабочих дня (ч․ 4 ст․ 60․2 ТК РФ)․
Типичные ошибки работодателей - Отсутствие письменного согласия․ Устная договорённость не имеет юридической силы и может привести к спорам и штрафам․
- Неустановленная доплата․ Выполнение дополнительной работы без оплаты нарушает ст․ 151 ТК РФ․
- Неопределённый срок․ Всегда указывайте конкретные даты начала и окончания замещения․
- Возложение обязанностей без освобождения от основной работы сверх нормы рабочего времени․ Дополнительная работа выполняется в пределах рабочего дня․
Согласие на выполнение обязанностей временно отсутствующего работника — обязательный документ, защищающий интересы обеих сторон трудовых отношений․ Правильное оформление (предложение → согласие → допсоглашение → приказ → доплата) позволяет избежать трудовых споров и претензий со стороны контролирующих органов․ Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под специфику вашей организации․