С 1 января 2023 года в России произошли кардинальные изменения в порядке подтверждения заработка при увольнении. Привычная многим справка по форме 182н была официально отменена в связи с объединением Пенсионного фонда (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) в единый Социальный фонд России (СФР). Данные о доходах и страховом стаже теперь хранятся в системе персонифицированного учёта в электронном виде.

Тем не менее, согласно статье 62 ТК РФ, работник сохраняет право получить на руки документ, подтверждающий его доходы и периоды работы, — как в день увольнения, так и в любой последующий момент. Работодатель обязан выдать такую справку в течение трёх рабочих дней с момента подачи письменного заявления.

Какую справку выдают сейчас вместо формы 182н?

Поскольку единой утверждённой формы больше не существует, вид документа зависит от того, за какой период нужны сведения:

• За периоды до 31 декабря 2022 года: допускается оформление справки по структуре отменённой формы 182н. Это удобно для подтверждения «исторических» доходов, например, при замене расчётных лет для назначения пособий.
• За периоды с 1 января 2023 года и позже: форму 182н применять нельзя. Выдается справка о заработке в свободной форме, разработанной самим работодателем (утверждённой локальным нормативным актом).

Образец заполнения справки по структуре формы 182н (для периодов до 2023 года)

Если сотруднику нужны данные за 2021–2022 годы (или ранее), документ готовят, опираясь на старый бланк. Ниже приведён подробный разбор разделов.

Реквизиты документа

• Название: «Справка о заработке (доходах) застрахованного лица» (или просто «Справка по форме 182н» с пометкой «по структуре отменённой формы»).
• Дата выдачи и порядковый номер (по журналу учёта выданных справок).

Сведения о работодателе

• Полное наименование с расшифровкой ОПФ (например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка», а не ООО «Ромашка»).
• ИНН / КПП.
• Адрес местонахождения и контактный телефон.

Данные из ФСС (СФР) — реквизиты страхователя

• Название территориального органа СФР (ранее ФСС), куда сдавалась отчётность.
• Регистрационный номер страхователя в СФР.
• Код подчиненности (если есть отдельные подразделения).

Сведения о сотруднике

• Фамилия, Имя, Отчество (полностью).
• Паспортные данные (серия, номер, кем выдан, когда, код подразделения).
• Адрес регистрации (проживания).
• СНИЛС (обязательно).

Периоды, исключаемые из страхового стажа (когда не было отчислений)

В этот раздел вносятся календарные периоды, за которые страховые взносы в ПФР/ФСС не перечислялись. Они не учитываются при расчёте пособий по нетрудоспособности.

• Больничные листы (временная нетрудоспособность).
• Отпуск по беременности и родам.
• Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 или 3 лет.
• Другие периоды без выплаты заработка (прогул, административный арест и т.д.).

Формат заполнения строки: Дата начала, Дата окончания — Количество календарных дней. Если строк стандартного бланка не хватает, допускается приложение дополнительного листа или расширение таблицы.

Заработная плата (доходы), с которой начислены взносы

Указываются суммы за два календарных года, предшествующих году увольнения (или за те годы, о которых просит сотрудник).

Примечание: Предельная база страховых взносов в ПФР меняется ежегодно. Для 2021 г. — 1 465 000 руб., для 2022 г. — 1 565 000 руб. Суммы сверх базы в расчёт среднего заработка для пособий не включаются.

Подписи и печать

• Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) с расшифровкой.
• Подпись бухгалтера, составившего справку, с расшифровкой.
• Дата составления.
• Печать организации (если она используется; для МСП печать не обязательна, но желательна для достоверности).

Образец справки в свободной форме (для периодов с 2023 года)

Для подтверждения доходов за 2023, 2024, 2025 и 2026 годы используеться собственный бланк компании. В него обязательно должны входить сведения, необходимые для расчёта пособий (средний заработок, периоды исключения).

Обязательные реквизиты свободной формы:

1. Название организации (полное).
2. Название документа: «Справка о заработке (доходах) работника за период с [дата] по [дата]».
3. Данные работника: ФИО, СНИЛС, Табельный номер.
4. Период работы в организации (Дата приёма — Дата увольнения).
5. Таблица доходов по годам/месяцам:
   • Расчётный период (год/месяц).
   • Сумма начислений, подлежащих облагать взносами.
   • Сумма начислений, НЕ подлежащих облагать взносами (материальная помощь, дивиденды и т;п. — они не входят в расчёт пособий).
6. Периоды исключения из расчётного периода (больничные, декрет, уход за ребёнком) — с указанием дат и количества дней.
7. Сведения о выплаченных пособиях по нетрудоспособности за расчётный период (если выплачивал работодатель).
8. Подписи руководителя и бухгалтера, дата, печать.

Как работодатель получает данные для справки?

С 2023 года основным источником являются сведения СФР. Работодатель может:

• Запросить выписку из индивидуального личного счёта (ИЛС) сотрудника через личный кабинет СФР или оператора ЭДО.
• Использовать данные из сданной отчётности (ЕФС-1, РСВ).
• Сформировать справку на основании внутренних данных бухгалтерского учёта (ведомостей начислений), сверив их с данными СФР.

Частые ошибки при оформлении

• Выдача формы 182н за 2023–2026 годы. Это грубое нарушение, так как форма отменена. Для новых периодов — только свободная форма.
• Отказ в выдаче справки со ссылкой на «всё в электронном виде». Работодатель обязан выдать документ по заявлению за 3 рабочих дня (ч. 2 ст. 62 ТК РФ);
• Отсутствие разделения доходов на облагаемые и не облагаемые взносами в свободной форме. Без этого новый работодатель (или СФР при прямой выплате) не сможет корректно посчитать пособие.
• Неуказание периодов исключения (больничные, декреты). Это приведёт к завышению среднего дневного заработка и начислению излишней суммы пособия, которую потом придётся возвращать.

Сроки хранения и выдачи

• Справка выдаётся бессрочно — работник может попросить её через 5, 10 или 20 лет после увольнения.
• Срок подготовки, не более 3 рабочих дней с даты регистрации заявления.
• Вручается под роспись в журнале выдачи документов или по почте (ценным письмом с вложением) по требованию работника.

Резюме

В 2026 году понятие «справка ФСС при увольнении» трансформировалось в «справку о заработке из СФР». Единого бланка нет:

• Для «старых» периодов (до 2023) — используйте структуру 182н.
• Для «новых» периодов (с 2023) — используйте свободную форму с разделением доходов и периодами исключения.

Главное, соблюдать сроки выдачи (3 дня) и полноту сведений, чтобы у бывшего сотрудника не возникло проблем с назначением пособий в новом месте работы или напрямую в Социальном фонде России.