Справка 2-НДФЛ (ныне официально называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица») — один из самых востребованных документов как для работников, так и для работодателей. Она подтверждает полученные доходы, удержанный налог и период работы у конкретного налогового агента. В этой статье подробно разберём, как правильно заполнить справку, какие изменения произошли в последние годы и как оформить документ за два года.

Что такое справка 2-НДФЛ и зачем она нужна

Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) — официальный документ, который отражает:

• суммы доходов физического лица, полученные от налогового агента;
• суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ;
• применённые налоговые вычеты (стандартные, социальные, имущественные);
• период работы у конкретного работодателя.

Документ может понадобиться в самых разных ситуациях:

• при оформлении кредита или ипотеки в банке;
• при получении налоговых вычетов (за лечение, обучение, покупку жилья);
• при трудоустройстве на новое место работы;
• для оформления визы в некоторые страны;
• при назначении пособий и социальных выплат;
• для подтверждения платёжеспособности в суде или иных инстанциях.

Важные изменения: отмена формы 2-НДФЛ

С 2021 года форма 2-НДФЛ как самостоятельный отчёт в ИФНС отменена. Теперь сведения о доходах сотрудников подаются в налоговую инспекцию в составе расчёта 6-НДФЛ (Приложение № 1 к годовому расчёту). Такое решение было принято, чтобы упростить отчётность и снизить нагрузку на ФНС: вместо двух отдельных документов теперь сдаётся один.

Однако для работников справка сохранилась, она выдаётся по запросу сотрудника и называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Её форма утверждена Приказом ФНС России от № ЕД-7-11/753@ (Приложение № 4), код по КНД — 1175018. Серьёзных изменений форма не претерпела: основные поля для заполнения остались прежними.

За какой период выдаётся справка

Справка формируется за конкретный календарный год. Если вам нужны сведения за два года (например, за 2024 и 2025 годы), оформляются два отдельных документа — по одному на каждый год. Объединить данные за два года в одной справке нельзя, форма этого не предусматривает.

Кроме того, важно помнить: по каждой налоговой ставке формируется отдельный документ. Если доходы работника облагались по разным ставкам (например, 13% и 15% при превышении порога), на каждую ставку заполняется своя справка.

Структура справки: какие разделы нужно заполнить

Справка о доходах состоит из нескольких разделов. Заполнять их удобнее не по порядку, а в следующей последовательности:

Раздел 1. Данные о налоговом агенте

Здесь указываются:

• ИНН и КПП организации (для ИП — только ИНН);
• наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
• код по ОКТМО;
• контактный телефон.

Раздел 2. Данные о физическом лице — получателе дохода

В этом разделе отражаются:

• ИНН работника (при наличии);
• фамилия, имя, отчество;
• статус налогоплательщика (1, резидент РФ, 2, нерезидент и т.д.);
• дата рождения;
• код страны гражданства (643 — Россия);
• код документа, удостоверяющего личность (21 — паспорт РФ), его серия и номер.

Раздел 3. Доходы, облагаемые по ставке

Заполняется помесячно. Для каждого месяца указываются:

• код дохода (например, 2000, заработная плата, 2002 — премия, 2012 — отпускные, 2300 — больничные);
• сумма дохода;
• код и сумма вычета (если применяется).

Раздел 4. Стандартные, социальные и имущественные вычеты

Указываются коды вычетов и их суммы (например, 126 — вычет на первого ребёнка, 311, имущественный вычет).

Раздел 5. Общие суммы дохода и налога

• общая сумма дохода;
• налоговая база;
• сумма налога исчисленная;
• сумма налога удержанная;
• сумма налога перечисленная;
• сумма налога, излишне удержанная или не удержанная (при наличии).

Пошаговый алгоритм заполнения справки

1. Проверьте актуальность бланка. Используйте форму, действующую на момент выдачи справки (Приложение № 4 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/753@).
2. Заполните данные налогового агента — ИНН, КПП, наименование, ОКТМО, телефон.
3. Внесите персональные данные работника на основании паспорта и ИНН.
4. Отразите доходы помесячно с указанием кодов доходов и вычетов по справочникам ФНС.
5. Укажите применённые вычеты в разделе 4.
6. Подведите итоги в разделе 5: общая сумма дохода, база, исчисленный, удержанный и перечисленный налог.
7. Проверьте контрольные соотношения: налоговая база = доходы минус вычеты; исчисленный налог = база × ставка.
8. Подпишите документ. Справку подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. При наличии печати на справке ставится её оттиск.

Пример заполнения (условный образец)

Рассмотрим пример: работник Иванов Иван Иванович получал в 2025 году зарплату 60 000 рублей в месяц, ему предоставлялся стандартный вычет на ребёнка 1 400 рублей в месяц.

• Раздел 1: ИНН ###, КПП 770801001, ООО «Пример», ОКТМО 45315000.
• Раздел 2: Иванов Иван Иванович, ИНН ###8, статус 1, дата рождения , гражданство 643, паспорт 4501 № 123456.
• Раздел 3: за каждый месяц (январь–декабрь) код дохода 2000, сумма 60 000,00; код вычета 126, сумма 1 400,00.
• Раздел 4: вычет 126 — 16 800,00 (за 12 месяцев).
• Раздел 5: общая сумма дохода — 720 000,00; налоговая база — 703 200,00; налог исчисленный — 91 416; удержанный — 91 416; перечисленный, 91 416.

Аналогичным образом заполняется справка за второй год — с данными того периода, за который она формируется.

Как и где получить справку

Получить справку о доходах можно несколькими способами:

• У работодателя. Для этого подаётся заявление в бухгалтерию в свободной форме. Работодатель обязан выдать справку в течение 3 рабочих дней.
• Через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС (nalog.gov.ru) — там доступны справки, сданные работодателем в ИФНС, их можно скачать с электронной подписью.
• Через портал Госуслуги, в разделе «Сведения о доходах».
• В МФЦ или налоговой инспекции — по личному обращению с паспортом.

Типичные ошибки при заполнении

• неверные коды доходов и вычетов;
• арифметические ошибки в итоговых суммах;
• несоответствие данных паспорту работника;
• отсутствие подписи уполномоченного лица;
• использование устаревшего бланка;
• объединение данных за несколько лет в одну справку.

Несмотря на отмену формы 2-НДФЛ как отчёта в ИФНС, справка о доходах остаётся востребованным документом для работников. Заполнить её несложно, если следовать алгоритму: указать данные налогового агента и работника, отразить доходы помесячно с правильными кодами, применить вычеты и подвести итоги. Если нужны сведения за два года — оформляется две отдельные справки, по одной на каждый календарный год. Актуальный бланк и образец заполнения всегда можно найти на официальном сайте ФНС или в справочно-правовых системах.