С 2021 года документ, привычно называемый «справкой 2-НДФЛ», официально переименован в «Справку о доходах и суммах налога физического лица». Она перестала быть самостоятельной отчетной формой и стала приложением к годовому расчету по форме 6-НДФЛ. Тем не менее, для сотрудников, банков и визовых центров это всё еще основной документ, подтверждающий доход и удержанный налог.

В статье подробно разбираем: как рассчитывается сумма НДФЛ, отражаемая в справке, какие ставки и вычеты действуют в 2024–2026 годах, как правильно заполнить бланк и в какие сроки его сдавать.

Нормативная база и актуальные бланки на 2024–2026 годы

Главный документ, регулирующий форму и порядок заполнения — Приказ ФНС России от № ЕД-7-11/649 (в редакции Приказа от № ЕД-7-11/1 и от ).

• Для налоговой инспекции (электронный вид): Формат XML, сдается как приложение к расчету 6-НДФЛ.
• Для сотрудника (бумажный/PDF): Бланк из Приложения № 4 к указанному Приказу. Это именно тот документ, который просят в банке или при оформлении визы.

Важно: С 2024 года единый бланк справки входит в состав расчета 6-НДФЛ. Отдельной «старой» формы 2-НДФЛ (утвержденной приказом 2011 года) больше не существует.

Сроки представления и выдачи

Как рассчитать сумму НДФЛ, отражаемую в справке

Сумма налога в справке (строки 170, 180 раздела 2) — это фактически удержанный и перечисленный в бюджет налог за календарный год. Расчет производится кумулятивно (нарастающим итогом) за каждый месяц, но в годовую справку попадают итоговые годовые цифры.

Определение налоговой базы

Налоговая база, это сумма всех доходов, полученных физлицом в налоговом периоде (году), за вычетом применяемых вычетов (стандартных, социальных, имущественных, профессиональных).

Формула:

Налоговая база = (Сумма доходов по кодам 2000, 2001 и др.) – (Сумма предоставленных вычетов)

Ставки НДФЛ для налоговых резидентов РФ (актуально с 2025 года)

С введен шкалированный (прогрессивный) порядок налогообложения доходов резидентов (ст. 224 НК РФ в ред. ФЗ от № 243-ФЗ):

1. 13%, на доход до 2 400 000 руб. в год.
2. 15% — на доход от 2 400 000 до 5 000 000 руб. (базовый налог 312 000 руб. + 15% от суммы сверх 2,4 млн).
3. 18% — на доход от 5 000 000 до 20 000 000 руб. (базовый налог 702 000 руб. + 18% от суммы сверх 5 млн).
4. 20% — на доход от 20 000 000 до 50 000 000 руб. (базовый налог 3 402 000 руб. + 20% от суммы сверх 20 млн).
5. 22% — на доход свыше 50 000 000 руб. (базовый налог 9 402 000 руб. + 22% от суммы сверх 50 млн).

Для нерезидентов: ставка 30% (15% — на дивиденды), вычеты не предоставляются (кроме отдельных случаев по ДСС).

Особые ставки (для резидентов и нерезидентов):

• 13% / 15% — дивиденды (15% если сумма дивидендов > 5 млн руб. в год для резидентов).
• 35% — призы, выигрыши в рекламных акциях, проценты по вкладам сверх лимита (ключевая ставка ЦБ × 1 млн руб.), материальная выгода по льготным кредитам.

Порядок расчета ежемесячно (для удержания у работодателя)

Работодатель — налоговый агент. Он обязан удерживать налог при фактической выплате дохода (зарплаты, аванса, премии).

Алгоритм расчета за месяц:

1. Накопить доход с начала года (включая текущий месяц).
2. Накопить сумму предоставленных стандартных вычетов (на детей) с начала года (в пределах лимитов: 1400/3000/6000/12000 руб. в месяц до накопления дохода 350 000 руб. за год — лимит 350 тыс. руб. действует до 2025 г., с 2025 г. лимит на накопление дохода для вычетов на детей повышен до 450 000 руб.).
3. Рассчитать налог по шкалированным ставкам от накопленной базы (с 2025 г.) или по ставке 13% (до 2025 г.).
4. Вычесть сумму уже удержанного налога за прошлые месяцы.
5. Результат — сумма к удержанию в текущем месяце.

Что попадает в строки справки (Раздел 2)

• Строка 150 (Код вида дохода): Код из Приложения № 2 к Приказу ЕД-7-11/649 (например, 2000 — заработная плата, 2001, вознаграждение по ГПХ, 2760 — дивиденды).
• Строка 160 (Сумма дохода): Общая сумма начисленного дохода за год по данному коду.
• Строка 180 (Сумма налога, перечисленная в бюджет): Должна совпадать со строкой 170 (если нет ошибок перечисления).
• Строки 190–210: Суммы предоставленных вычетов (стандартные, социальные, имущественные, профессиональные).

Пошаговое заполнение справки для сотрудника (Приложение 4)

Заполнение производится в 2 экземплярах (один сотрудник, второй у работодателя) или в электронном виде с ЭЦП/ЭДО.

Раздел 1. Сведения о налоговом агенте (Работодателе)

• Строка 010: Наименование организации / ФИО ИП.
• Строка 020: ИНН / КПП (для ИП КПП не ставится).
• Строка 030: Код по ОКПО (если есть).
• Строка 040: Адрес местонахождения/регистрации.

Раздел 2. Сведения о получателе дохода (Сотруднике)

• Строка 100: Фамилия, Имя, Отчество полностью.
• Строка 110: ИНН сотрудника (если нет — прочерк или «Нет ИНН»).
• Строка 120: Категория получателя дохода (код: 1 — резидент, 2 — нерезидент, 3 — высокооплачиваемый специалист и т.д.).
• Строка 130: Код вида дохода (см. Приложение № 2 к Приказу). Отдельной строкой на каждый код вида дохода.
• Строка 140: Наименование вида дохода (автоматически по коду).
• Строки 150–210: Заполняются как описано в п. 3.4 выше.

Раздел 3. Подписи

• Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и главного бухгалтера.
• Дата выдачи справки.
• Мпечатать печатью (если используется печать).

Нюансы 2024–2026 годов: на что обратить внимание

Пересчет налога в декабре (Годовой расчет)

Если за год сотрудник получил доход, подлежащий налогообложению по прогрессивной шкале (с 2025 г.), или были изменения в вычетах (рождение ребенка, предоставление справок на социальные/имущественные вычеты), в декабре (или при последней выплате года) производится итоговый годовой пересчет.

Разница между начисленным за год налогом и суммой удержанной за 11 месяцев удерживается/возвращается в последней зарплате за год. Именно итоговые суммы за год идут в справку.

Социальный вычет за лечение/обучение (предоставляется работодателем)

Если сотрудник предоставил справки о праве на вычет (выданные ФНС) в текущем году, работодатель применяет вычет, уменьшая налоговую базу. В справке это отражается строкой 200 (Сумма социального вычета). Если справка на вычет предоставлена в декабре, но налог уже удержан — перерасчет делается в следующем году (строкой 180 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за следующий год отражается возврат).

Коды видов дохода (Основные)

• 2000 — Заработная плата, оклады, тарифные ставки.
• 2001 — Доплаты, надбавки, премии, поощрения.
• 2002 — Компенсационные выплаты (за исключением не облагаемых).
• 2760 — Дивиденды (ставка 13%/15%).
• 2700, Доходы по ГПХ (для физлиц, не являющихся ИП).
• 4800 — Доходы нерезидентов (ставка 30%).

Полный список, в Приложении № 2 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/649.

Ошибки и корректировки

• Если в сданной справке (как части 6-НДФЛ) найдена ошибка — сдается исправленный расчет 6-НДФЛ с исправленными данными приложения (справки).
• Сотруднику перевыпускается справка с пометкой «Исправленная» (в XML-файле признак исправления).

Как получить/сформировать справку: инструменты

1. Бухгалтерские программы (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, Контур.Бухгалтерия, Эльба, Мой Дело и др.): Автоматически формируют XML для 6-НДФЛ и печатную форму Приложения 4 для сотрудников на основании начисленных зарплат и удержанных налогов.
2. Личный кабинет налогоплательщика (ЛК ИП/Орг на nalog.gov.ru): Сервис «Заполнение 6-НДФЛ» позволяет вручную заполнить расчет и распечатать справки для сотрудников.
3. Сайт ФНС (Сервис «Печать справок 2-НДФЛ»): Доступен для формирования справок по уже сданным расчетам.

Частые вопросы (FAQ)

Нужно ли сдавать справку в налоговую отдельно от 6-НДФЛ?

Нет. С 2021 года справка сдается только как приложение (Раздел 2) к годовому расчету 6-НДФЛ до 25 февраля.

Что писать в справке, если сотрудник не работал весь год?

Указываются фактические суммы начисленного дохода и удержанного налога за период работы. Если дохода не было, справка не выдается (или выдается с нулями, если сотрудник просит подтвердить отсутствие дохода).

Как отразить возврат НДФЛ сотруднику (переплата) в справке?

В справке (Приложении 4) отражается только удержанный и перечисленный налог (строки 170, 180). Сумма возвращенного налога (выплаченной сотруднику из бюджета) в справке не отражается. Она учитывается в расчете 6-НДФЛ (строка 180 раздела 2, «Суммы налога, возвращенные налоговым агентом»).

Действует ли старый бланк 2-НДФЛ (утв. приказом Минфина от 2011 г.)?

Нет. Использование старого бланка для выдачи сотрудникам с 2021 года не соответствует законодательству. Необходимо использовать бланк Приложения 4 к Приказу ЕД-7-11/649.

Резюме

Расчет суммы НДФЛ для справки 2-НДФЛ (Справки о доходах), это итог работы налогового агента за год. Ключевые моменты:

• Используйте актуальный бланк Приложения 4 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/649.
• Рассчитывайте налог кумулятивно с учетом прогрессивной шкалы ставок (13–22%) для резидентов с 2025 года.
• Предоставляйте стандартные вычеты на детей ежемесячно до накопления лимита дохода (450 тыс. руб. с 2025 г.).
• Сдавайте отчетность (6-НДФЛ + Приложение) до 25 февраля следующего года.
• Выдавайте справку сотруднику в течение 3 дней по запросу или при увольнении.

Использование современных бухгалтерских программ или сервисов ФНС минимизирует риск арифметических ошибок и несоответствия бланков действующим форматам.