Справка о доходах и удержанных суммах налога на доходы физического лица (форма 2-НДФЛ) остается ключевым документом для подтверждения официального заработка. Однако с 2021 года кардинально изменился её статус: справка 2-НДФЛ перестала быть самостоятельной отчетной формой для налоговой инспекции и стала приложением к годовому расчету по форме 6-НДФЛ. В данной статье подробно разберем, как выглядит справка за 2025 год (сдаваемая в 2026 году), какие бланки используются для налоговой и для сотрудника, а также предоставим актуальные образцы заполнения.

Главное изменение: 2-НДФЛ как приложение к 6-НДФЛ

Основной правовой основой является Приказ ФНС России от № ЕД-7-11/753. С 2021 года налоговые агенты (работодатели) не сдают справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию отдельно. Информация о доходах и удержанном налоге за год передается исключительно в составе Годового расчета 6-НДФЛ в виде Приложения № 1.

• Для налоговой инспекции: используется форма Приложения № 1 к 6-НДФЛ (утверждена Приказом ФНС от № ЕД-7-11/649).
• Для выдачи сотруднику (на руки): используется отдельный бланк «Справка о доходах и суммах удержанного налога физического лица», который также утвержден Приказом № ЕД-7-11/649, но имеет иную структуру (без разделов, заполняемых только для ФНС).

Важно: Бланк справки для сотрудника и бланк Приложения № 1 к 6-НДФЛ визуально отличаются. Не путайте их при заполнении.

Сроки сдачи и выдачи за 2025 год

Поскольку отчетность сдается в следующем за отчетным году, сроки для 2025 года приходятся на 2026 год:

1. Сдача Годового расчета 6-НДФЛ с Приложением № 1 (2-НДФЛ для ФНС): не позднее 25 февраля 2026 года.
2. Выдача справки 2-НДФЛ сотруднику (в т.ч. уволенному): не позднее 28 февраля 2026 года (в 2026 году 28 февраля, суббота, поэтому крайний рабочий день — 2 марта 2026 года).

Актуальные бланки и приказы на 2025–2026 годы

Для формирования отчетности за 2025 год используются формы, утвержденные Приказом ФНС России от № ЕД-7-11/649 (в ред. от № ЕД-7-21/697). Данный приказ установил единые бланки на 2024, 2025 и 2026 годы.

Структура Приложения № 1 к 6-НДФЛ (для ФНС):

• Титульный лист (сведения о налоговом агенте).
• Раздел 1 — Сведения о доходах, полученных налогоплательщиком, и суммах налога, удержанных с них (заполняется по каждому получателю дохода).
• Раздел 2, Сведения о доходах, полученных налогоплательщиком в виде доходов по ценным бумагам (заполняется при наличии таких операций).
• Раздел 3 — Сведения о налоговых вычетах, предоставленных налоговым агентом (стандартные, социальные, имущественные, профессиональные).

Структура Справки для работника (на руки):

Это упрощенная форма, содержащая сведения о выплаченных доходах, удержанном налоге и предоставленных вычетах за календарный год. Она не содержит разделов 2 и служебных кодов, необходимых только для автоматической обработки ФНС.

Образец заполнения справки 2-НДФЛ за 2025 год (для сотрудника)

Ниже приведена пошаговая инструкция и логика заполнения основных полей справки, выдаваемой работнику. Для наглядности рекомендуем скачать официальный бланк с сайта ФНС или из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант).

Шапка справки

• Код вида дохода: ставится в соответствии со справочником кодов видов дохода (Приказ ФНС от № ММВ-7-11/158@). Например, 2000 — заработная плата, 2001 — вознаграждение по ГПХ, 2760 — материальная помощь до 4000 руб.
• Код основания: указывается код основания для применения налогового вычета (например, 1 — стандартный вычет на себя, 2 — на детей, 310 — социальный вычет на обучение/лечение).
• ОКТМО: код территории налогового органа, в которую сдается 6-НДФЛ.

Раздел «Сведения о доходах и удержанном налоге» (Таблица)

Заполняется по строкам для каждого кода вида дохода.

Наименование столбца	Что заполняем	Пример / Примечание
Начислено всего дохода (столбец 3)	Сумма начисленного дохода по данному коду вида дохода за год (до удержания НДФЛ).	500 000,00
В том числе доход, облагаемый по ставке 13% (столбец 4)	Часть дохода, облагаемая базовой ставкой (резиденты РФ).	500 000,00
В том числе доход, облагаемый по ставке 15% (столбец 5)	Доход сверх 5 млн руб. в год (для резидентов) или доход нерезидентов (если применимо к коду).	0,00 или сумма сверх 5 млн
В том числе доход, облагаемый по ставке 30% (столбец 6)	Доход нерезидентов РФ (код вида дохода, облагаемый по 30%).	0,00
Удержан налог (столбец 7)	Фактически удержанная сумма НДФЛ за год по этому коду.	65 000,00
В том числе по ставке 13% (столбец	Сумма удержанного налога по ставке 13%.	65 000,00
В том числе по ставке 15% (столбец 9)	Сумма удержанного налога по ставке 15% (с дохода сверх 5 млн).	0,00
В том числе по ставке 30% (столбец 10)	Сумма удержанного налога по ставке 30%.	0,00
Невычтенная сумма налога (столбец 11)	Сумма налога, которую не удалось удержать (переходит в следующий год).	0,00

Раздел «Сведения о предоставленных налоговых вычетах»

Заполняется, если работодатель предоставлял стандартные, социальные или имущественные вычеты.

• Код вычета: согласно справочнику (1, 2, 3, 4 — стандартные; 310, 311, 312 — социальные; 410, 411 — имущественные).
• Сумма вычета: сумма дохода, уменьшенная на вычет (база для расчета налога).
• Сумма налога, не удержанная в связи с предоставлением вычета: экономия налога сотрудника.

Особенности заполнения Приложения № 1 к 6-НДФЛ (для ФНС) за 2025 год

При заполнении отчета для налоговой (сдается электронно через ТКС/ЭДО) необходимо учитывать:

1. Коды видов дохода: Обязательно используйте актуальный справочник (утв. Приказом ФНС от № ММВ-7-11/158@). Неверный код — частая причина ошибок при контроле ФНС.
2. Разделение по ставкам (13% / 15% / 30%): В 2025 году сохраняется прогрессивная шкала для резидентов. Если совокупный доход сотрудника за год превысил 5 млн руб., часть дохода облагается по 15%. В Приложении № 1 это отражается раздельно в столбцах 5 и 9.
3. Строка 030 «Сумма налога, подлежащего удержанию»: В Разделе 1 Приложения № 1 есть строка для расчетной суммы налога (до применения вычетов) и строки для удержанного налога. Они должны сходиться.
4. Перерасчет за прошлые годы (2022–2024): С 1 января 2025 года вступил в силу Приказ ФНС от № ЕД-7-21/697, утвердивший форму «Заявления на перерасчет суммы налога». Если у работника есть право на перерасчет за 2022–2024 гг., он подает это заявление работодателю в 2025 году. Работодатель производит перерасчет и отражает его в 6-НДФЛ за 2025 год (в строке 180 Раздела 2 6-НДФЛ «Суммы налога, исчисленные за предыдущие налоговые периоды»). В Приложении № 1 (2-НДФЛ) за 2025 год такие суммы не отражаются (оно только за текущий год), но по результатам перерасчета может возникнуть переплата, которую нужно вернуть сотруднику.

Коды для заполнения 2-НДФЛ (шпаргалка)

Зная основные коды, вы сможете правильно прочесть справку и заполнить её без ошибок:

• 2000 — Заработная плата, оклады, тарифные ставки.
• 2001 — Вознаграждение по гражданско-правовым договорам (ГПХ).
• 2002 — Дивиденды (для резидентов).
• 2003 — Проценты по облигациям/вкладам (если выплачивает налоговый агент).
• 2700 — Пособия по временной нетрудоспособности (больничные) — не облагаются НДФЛ, в 2-НДФЛ не вносятся.
• 2760 — Материальная помощь, подарки (в пределах 4000 руб. в год — не облагаются, свыше, облагаются, код 2760 для облагаемой части).
• 4800 — Доходы нерезидентов (облагаемые 30%).

Коды оснований для вычетов (столбец «Код основания»):

• 1 — Стандартный вычет на себя (400/500/3000/6000 руб.).
• 2 — Стандартный вычет на детей (1400/3000/6000/12000 руб.).
• 3 — Стандартный вычет «Чернобыльцы» и приравненные (500/3000 руб.).
• 4 — Стандартный вычет на детей-инвалидов (12000/6000 руб.).
• 310, Социальный вычет (лечение, обучение, взносы НПФ, страхование жизни).
• 410 — Имущественный вычет при приобретении жилья.
• 411, Имущественный вычет по процентам по ипотеке.

Типичные ошибки при заполнении 2-НДФЛ за 2025 год

1. Использование устаревшего бланка. Нельзя использовать бланки 2020 года или старые шаблоны 1С без обновлений. Обязательно бланк Приказа № ЕД-7-11/649.
2. Путаница между формой для ФНС и для сотрудника. В справку на руки не нужно прописывать ОКТМО налогового органа (хотя поле есть, часто оставляют пустым или ставят прочерк), а в Приложение № 1 к 6-НДФЛ — обязательно.
3. Незаполнение Раздела 2 Приложения № 1. Если были доходы по ценным бумагам (дивиденды, купоны), Раздел 2 заполнять обязательно.
4. Ошибки в кодах видов дохода. Например, использование кода 2000 для выплат по ГПХ (нужен 2001) или пропуск кода 2760 для облагаемой части материальной помощи.
5. Неверное распределение по ставкам 13%/15%. Порог 5 млн руб. считается по совокупности всех доходов, облагаемых по 13%, у данного налогового агента. Если сотрудник работал не весь год или имел несколько работодателей — каждый агент считает свой порог отдельно.

Где скачать официальные бланки и образцы заполнения

Официальные бланки в формате PDF/XLS/XSD и примеры заполнения можно получить из первоисточников:

• Сайт ФНС России (nalog.gov.ru) — раздел «Налоговые формы» -> «НДФЛ» -> «Формы отчетности».
• Справочно-правовые системы: КонсультантПлюс, Гарант, Кодекс (имеют бесплатный пробный доступ для просмотра образцов).
• Сервисы электронной отчетности: Контур.Экстерн, СБИС, 1С-Отчетность (бланки встроены в программу и обновляются автоматически).

Совет: Не скачивайте бланки с сомнительных сайтов «скачать бесплатно бланк 2-ндфл word». Используйте только официальные XSD-схемы для программного заполнения или PDF-бланки с nalog.gov.ru для ручного заполнения (если сотрудников мало).

Электронная выдача справки сотруднику

С 2023 года (ФЗ от № 272-ФЗ) работодатель обязан предоставить справку 2-НДФЛ в электронном виде через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС (ЛК ФЛ), если сотрудник не заявил в письменном виде, что хочет получить её на бумаге.

• Справка формируется в программе учета (1С, Контур и т.д.) и отправляется в ФНС через оператора ЭДО одновременно со сдачей 6-НДФЛ или отдельно.
• Сотрудник видит её в своем ЛК ФНС практически сразу после обработки.
• Это снимает с работодателя обязанность печатать, подписывать, ставить печать (если есть) и выдавать под роспись бумажный экземпляр.

Резюме: чек-лист для бухгалтера на 2026 год (отчет за 2025)

1. Обновите конфигурацию 1С / программу отчетности до последней версии (под Приказ № ЕД-7-11/649).
2. Проверьте справочник кодов видов дохода на актуальность.
3. Рассчитайте базу по ставке 15% для сотрудников с доходом > 5 млн руб.
4. Отработайте заявления на перерасчет за 2022–2024 гг. (форма Приказа № ЕД-7-21/697), поданные в 2025 году.
5. Сформируйте Годовой расчет 6-НДФЛ с Приложением № 1.
6. Проверьте контрольные соотношения (суммы в 6-НДФЛ = суммам в Приложении № 1).
7. Отправьте отчет в ФНС до .
8. Выдайте/направьте в ЛК ФНС справки сотрудникам до .

Заполнение справки 2-НДФЛ за 2025 год (сдаваемой в 2026 году) требует внимательности к деталям: использованию актуального бланка Приказа ФНС № ЕД-7-11/649, правильному распределению доходов по ставкам 13% и 15%, а также учету новых правил перерасчета за прошлые годы. Главное правило — не путать Приложение № 1 к 6-НДФЛ (для ФНС) и Справку для работника (на руки). Использование автоматизированных систем учета (1С, облачные сервисы) с регулярными обновлениями практически исключает риск ошибок в бланках.

Материал подготовлен на основании нормативных актов ФНС России, актуальных на г. Перед сдачей отчетности рекомендуется сверить информацию с последними изменениями на официальном сайте ФНС.