Справка о доходах и суммах налога физического лица (бывшая форма 2-НДФЛ, код КНД 1175018) — это официальный документ, который подтверждает размер доходов гражданина и суммы удержанного с них налога на доходы физических лиц. С 2024 года действует обновлённая форма, утверждённая Приказом ФНС России от № ЕД-7-11/649. В этой статье подробно разберём, что представляет собой справка, кому и когда она нужна, как её правильно заполнить и где получить.
Что такое справка о доходах и суммах налога физического лица
Справка о доходах — это документ, который налоговый агент (работодатель, заказчик по договору ГПХ и другие) составляет в отношении каждого физического лица, получавшего от него доходы. В справке отражаются:
- сведения о налоговом агенте (наименование, ИНН, КПП, ОКТМО);
- данные физического лица (ФИО, ИНН, дата рождения, статус налогоплательщика);
- суммы начисленных и фактически выплаченных доходов с разбивкой по месяцам и кодам;
- налоговые вычеты (стандартные, социальные, имущественные);
- суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ.
Документ оформляется на основании статьи 230 Налогового кодекса РФ и используется как для отчётности в налоговый орган (в составе расчёта 6-НДФЛ), так и для выдачи работнику по его заявлению.
В каких случаях нужна справка
Справка о доходах может потребоватся физическому лицу в самых разных ситуациях:
- Оформление кредита или ипотеки — банки запрашивают справку для подтверждения платёжеспособности заёмщика.
- Получение налоговых вычетов — при подаче декларации 3-НДФЛ для возврата налога (за лечение, обучение, покупку жилья).
- Устройство на новую работу — для предоставления стандартных вычетов на детей с учётом дохода с начала года.
- Оформление визы — консульства ряда стран требуют подтверждение доходов.
- Назначение пособий и субсидий, органы соцзащиты учитывают доходы семьи.
- Судебные споры — например, при взыскании алиментов.
Структура справки: из чего состоит бланк
Актуальная форма справки (КНД 1175018) включает следующие разделы:
Титульная часть
Здесь указываются:
- ИНН и КПП налогового агента;
- отчётный год и номер справки;
- дата составления;
- код налогового органа;
- признак (1 — налог удержан, 2, налог удержать невозможно и др.);
- номер корректировки (00 — первичная, 01, 02 — уточняющие).
Раздел 1. Данные о физическом лице — получателе дохода
Указываются ФИО, ИНН (при наличии), статус налогоплательщика (1 — резидент РФ, 2 — нерезидент и т.д.), дата рождения, код страны гражданства, код и реквизиты документа, удостоверяющего личность.
Раздел 2. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода
Отражаются налоговая база, общая сумма дохода, суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога, а также излишне удержанный или неудержанный налог. С 2025 года в России действует прогрессивная шкала НДФЛ — ставки от 13% до 22% в зависимости от уровня дохода, поэтому суммы могут отражаться по разным ставкам.
Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты
Приводятся коды и суммы предоставленных вычетов, а также сведения об уведомлениях из налогового органа, подтверждающих право на вычет.
Раздел 4. Сумма дохода, с которого не удержан налог
Заполняется, если налоговый агент не смог удержать НДФЛ (например, при выдаче дохода в натуральной форме).
Приложение. Сведения о доходах и вычетах по месяцам
Самая объёмная часть справки: помесячная разбивка доходов с указанием кодов доходов (например, 2000 — заработная плата, 2002, премия, 2012 — отпускные, 2300 — больничные) и соответствующих вычетов.
Образец заполнения: пошаговая инструкция
Рассмотрим пример заполнения справки для работника Иванова Ивана Ивановича, получавшего в ООО «Пример» зарплату 80 000 рублей в месяц.
- Шапка документа. Указываем ИНН/КПП организации, отчётный год (например, 2025), порядковый номер справки, дату, код ИФНС, признак «1», номер корректировки «00».
- Раздел 1. Вносим ФИО работника, его ИНН, статус «1» (резидент), дату рождения, код гражданства «643» (Россия), код документа «21» (паспорт), серию и номер паспорта.
- Раздел 2. Общая сумма дохода за год: 960 000 руб. Налоговая база: 960 000 руб. (если вычетов нет). Налог исчисленный, удержанный и перечисленный: 124 800 руб. (13%).
- Раздел 3. Если работнику предоставлялся вычет на ребёнка (код 126), указываем сумму вычета за год.
- Приложение. По каждому месяцу указываем код дохода 2000 и сумму 80 000 руб.; если были отпускные — код 2012 с соответствующей суммой.
Справку подписывает руководитель организации или уполномоченный представитель. Печать ставится при её наличии (для организаций, отказавшихся от печати, она не обязательна).
Как получить справку
У работодателя
Работник подаёт заявление в бухгалтерию или кадровую службу в свободной форме. Работодатель обязан выдать справку в течение трёх рабочих дней. Документ может быть выдан на бумаге или в электронном виде, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью.
Через личный кабинет ФНС
Самый удобный способ — сервис «Личный кабинет налогоплательщика для физических лиц» на сайте ФНС России. Там в разделе «Доходы» доступны справки, переданные всеми налоговыми агентами. Их можно скачать в формате PDF с электронной подписью налогового органа — такой документ имеет полную юридическую силу. Также справка доступна через портал «Госуслуги».
Частые ошибки при заполнении
- неверные коды доходов и вычетов;
- несоответствие сумм налога данным расчёта 6-НДФЛ;
- ошибки в ИНН, ФИО или паспортных данных работника;
- неправильный статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);
- отсутствие помесячной разбивки в приложении.
За ошибки в справках, сдаваемых в налоговый орган, предусмотрен штраф — 500 рублей за каждый документ с недостоверными сведениями. Поэтому перед сдачей или выдачей справки данные следует тщательно проверить.
Справка о доходах и суммах налога физического лица, важный документ, подтверждающий официальный заработок гражданина. Актуальный бланк (КНД 1175018) утверждён ФНС России и обязателен к применению всеми налоговыми агентами. Получить справку можно у работодателя по заявлению или самостоятельно, через личный кабинет на сайте ФНС. При заполнении важно использовать корректные коды доходов и вычетов, а также сверять данные с расчётом 6-НДФЛ, чтобы избежать штрафных санкций.