Справка о заработной плате — один из самых востребуемых документов‚ который работник запрашивает у работодателя для решения различных жизненных задач: оформления кредита‚ получения субсидии‚ исчисления пособий по безработице‚ уплаты алиментов или визового оформления. В 2026 году порядок выдачи и формы документов претерпели существенные изменения‚ связанные с вступлением в силу нового Приказа Минтруда России от № 637н. В данной статье подробно разберем‚ какие виды справок существуют‚ по каким бланкам их заполнять‚ какие реквизиты обязательны и как избежать ошибок.

Нормативная база: какие документы регулируют выдачу справок в 2026 году

До конца 2024 года единой обязательной формы справки о заработке для всех случаев жизни не существовало (кроме специфических форм для госзадач). Работодатели использовали свободную форму или устаревшую форму 182н. Ситуация кардинально изменилась с принятием Приказа Минтруда России от № 637н «Об утверждении формы справки о заработке (доходе) работника и порядка ее заполнения».

• Приказ Минтруда № 637н (вступил в силу ): Утверждает единую обязательную форму справки о заработке (доходе) работника для исчисления среднего заработка (пособия по временной нетрудоспособности‚ декретные‚ отпускные и т.д.)‚ а также для предоставления работнику по его просьбе.
• Форма 182н (Приказ Минтруда от № 604н): Продолжает применяться для целей Социального фонда России (СФР) — исчисления страховых пенсий‚ пособий по материнству и т.д. С 2025 года она состоит из двух частей: сведения о работодателе и сведения о работнике.
• Письмо ФНС России от № БС-4-11/15166 (Приложение 4): Рекомендуемая форма справки о доходах физического лица для налоговых целей (например‚ для получения социального налогового вычета по НДФЛ).
• Ст. 62 ТК РФ: Работодатель обязан выдать справку по просьбе работника не позднее чем через 3 рабочих дня.

Основные виды справок о заработной плате

Выбор формы и содержания справки зависит от цели ее предоставления. Выделяют следующие основные типы:

Справка о среднем заработке (по форме Приказа № 637н)

Это основной универсальный документ с 2025 года. Он выдается:

• Для исчисления среднего заработка при оплате отпусков‚ больничных‚ простоев.
• По запросу работника (для банка‚ визы‚ алиментов и др.)‚ если иная форма не установлена специальным законом.

Структура справки (Приложение к Приказу № 637н):

1. Сведения о работодателе: наименование‚ ИНН/КПП‚ адрес‚ телефон.
2. Сведения о работнике: ФИО‚ СНИЛС‚ табельный номер‚ должность‚ дата приема на работу.
3. Расчетный период: за какой период исчисляется средний заработок (обычно 12 календарных месяцев).
4. Табличная часть: по месяцам указываются: количество отработанных дней‚ начисленная заработная плата (с разбивкой по видам: оклад‚ премии‚ надбавки и т.д.)‚ суммы‚ не включаемые в средний заработок (материальная помощь‚ диетические питание и др. по списку Приказа № 922).
5. Подписи: руководителя‚ бухгалтера‚ дата выдачи‚ печать (при наличии).

Справка в форме 182н (для СФР / бывшего Пенсионного фонда и ФСС)

Необходима для назначения страховых пенсий‚ пособий по беременности и родам‚ временной нетрудоспособности (если период расчета выходит за пределы работы у текущего работодателя).

Особенности заполнения актуальной формы (Приказ № 604н):

• Заполняется в двух экземплярах (один работнику‚ второй остается у работодателя).
• Содержит сведения за два календарных года‚ предшествующих году обращения‚ плюс текущий год.
• Отражаются суммы начислений‚ с которых исчислялись страховые взносы.

Справка для получения субсидии на оплату ЖКУ

Имеет строго установленную форму (утвержденной Правительством РФ или региональным актом). Обычно требует указания дохода за 6 месяцев‚ предшествующих месяцу обращения. Важно: в доход включаются все начисления‚ за вычетом НДФЛ.

Справка для налогового вычета (по форме ФНС / 2-НДФЛ / свободная форма)

• Форма 2-НДФЛ: выдаеться ежегодно до 28 февраля следующего года. Стандартная форма ФНС (утв. Приказом ФНС от № ЕД-7-11/874@).
• Справка в свободной форме (для вычета за текущий год): по Письму ФНС от № БС-4-11/15166 (Приложение 4). Содержит данные о полученных доходах и удержанном НДФЛ с начала года.

Справка для Центра занятости (биржа труда)

Выдается по форме 182н (для расчета пособия по безработице) или по форме 637н‚ если работник уволен и ему нужно подтвердить заработок за последние 3 месяца для определения размера пособия (согласно ст. 31.1 Закона о занятости).

Справка в свободной форме (для банка‚ визы‚ алиментов)

Если законом не установлена строгая форма (как для СФР или субсидии)‚ работодатель имеет право выдать справку по собственной форме‚ разработанной в ЛНА (локальном нормативном акте). Однако с 2025 года рекомендуется использовать форму Приказа № 637н‚ так как она содержит все необходимые реквизиты и признана всеми структурами.

Обязательные реквизиты любой справки о зарплате

Независимо от формы‚ документ не будет принят получателем (банком‚ судом‚ СФР)‚ если в нем отсутствуют следующие данные (согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 62 ТК РФ):

• Наименование документа («Справка о заработной плате» / «Справка о среднем заработке»).
• Дата составления.
• Наименование организации (работодателя) или ФИО ИП.
• ИНН/КПП работодателя.
• ФИО работника полностью.
• Должность работника (по штатному расписанию/трудовому договору).
• Период‚ за который выдается справка (например‚ «за январь-декабрь 2025 г.»).
• Суммы начислений (помесячно или итогово) с разделением на виды выплат (оклад‚ премии‚ северные надбавки‚ материальная помощь и т.д.).
• Сумму удержанного НДФЛ (обязательно для банков и налоговой).
• Сумму «на руки» (к выплате).
• Должность‚ подпись и расшифровка подписи руководителя и главного бухгалтера (или лица‚ выполняющего его обязанности).
• Печать организации (если она используется в документообороте‚ согласно Уставу/ЛНА).

Порядок выдачи справки: пошаговая инструкция для HR и бухгалтера

1. Получение заявления: Работник пишет заявление (свободной формы) с указанием цели справки‚ требуемого периода и адресата (банк‚ СФР‚ суд и т.д.).
2. Регистрация: Заявление регистрируется в журнале учета исходящих документов или журнале выдачи справок.
3. Подготовка данных: Бухгалтер формирует данные из программы учета (1С:ЗУП‚ 1С:Бухгалтерия и др.) за нужный период.
4. Выбор формы:
   • Для СФР/пенсии -> Форма 182н (Приказ № 604н).
   • Для среднего заработка (больничный‚ отпуск) и универсального запроса работника -> Форма Приказа № 637н.
   • Для субсидии -> Региональная форма.
   • Для НДФЛ -> 2-НДФЛ или форма ФНС (Приложение 4 к письму БС-4-11/15166).
5. Заполнение и подписание: Проверка арифметики‚ соответствия данным учета. Подпись руководителя и бухгалтера.
6. Выдача работнику: Под роспись в журнале или во втором экземпляре заявления. Срок — не позднее 3 рабочих дней со дня обращения (ст. 62 ТК РФ).

Актуальные нюансы 2025–2026 годов

Переход на форму № 637н

Многие организации до сих пор используют старые «свободные формы» или бланки 2014 года. Это рискованно. Банки и госорганы имеют право отказать в принятии справки‚ не соответствующей утвержденному формату‚ если такой формат установлен законом (для среднего заработка, он установлен Приказом № 637н). Переведите шаблоны в 1С и печатные формы на новый стандарт.

Электронные справки и СЭД

С развитием системы электронного документооборота (СЭД) и портала «Госуслуги»‚ справки для СФР (форма 182н) и Налоговой (2-НДФЛ) часто передаются только в электронном виде через операторов ЭДО или личный кабинет налогоплательщика. Работнику на руки выдается лишь уведомление или копия. Для банков все чаще принимаются справки с ЭЦП (усиленной/неквалифицированной) по защищенным каналам связи.

Справка за 3 месяца (для пособия по безработице)

Согласно изменениям в Законе о занятости‚ для назначения пособия по безработице справка о заработке за последние 3 месяца выдается по форме‚ утвержденной Минтрудом (ныне это форма Приказа № 637н‚ заполняемая за 3 месяца). Ранее использовалась форма 182н за 3 месяца‚ но сейчас приоритет у единой формы 637н.

Исключение из среднего заработка

При заполнении табличной части формы 637н критически важно правильно выделить суммы‚ не включаемые в средний заработок (п. 5 Постановления Правительства РФ № 922):

• Единовременные выплаты (помощь при рождении ребенка‚ смерти родственника‚ юбилейные и т.д.).
• Материальная помощь (в пределах 4000 руб. в год налоговым кодексом‚ но полностью исключается из среднего по Постановлению № 922).
• Питание‚ жилье‚ транспорт (если не входит в заработную плату по ТК РФ).
• Призы‚ подарки к праздникам.
• Дивиденды по акциям (если работник акционер).

Ошибка здесь приведет к завышению больничного/отпускных и начислению доп. НДФЛ/взносов.

Образец заполнения справки по форме Приказа Минтруда № 637н (фрагмент)

Ниже приведена структура табличной части для наглядности (реальный бланк скачивается с сайта Минтруда или в справочно-правовых системах: КонсультантПлюс‚ Гарант).

Примечание: В колонках «В том числе» детализируются виды выплат (оклад‚ премии производственного характера‚ надбавки за вредность и т.д.). Суммы не включаемые — материальная помощь‚ подарки и т.п.

Типичные ошибки при оформлении

• Использование устаревшей формы 182н (Приказ № 101н от 2011 г.) для целей‚ не связанных со СФР. Она недействительна для расчета больничных/отпускных с 2025 года.
• Отсутствие СНИЛС работника в форме 637н (обязательный реквизит).
• Неполный расчетный период: не учитываются месяцы работы у предыдущего работодателя (если справка 182н для СФР) или периоды сохранения места работы (армия‚ уход за ребенком до 1.5 лет — исключаются из расчетного периода по форме 637н).
• Включение в средний заработок «черновых» сумм без вычета НДФЛ (в справке для банка указывают «на руки»‚ в справке для среднего — «начислено до удержания НДФЛ»).
• Просрочка выдачи (более 3 рабочих дней) — основание для штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1000 до 5000 руб. для должностных лиц).

Где получить готовые бланки и образцы

Официальные тексты приказов и приложения к ним (бланки) доступны в открытых источниках:

• Официальный интернет-портал правовой информации (pravo.gov.ru).
• Сайт Минтруда России (mintrud.gov.ru) — раздел «Нормативная деятельность».
• Справочно-правовые системы: КонсультантПлюс‚ Гарант‚ Кодекс (имеют удобные печатные формы с автозаполнением из 1С).
• Сайт ФНС России (nalog.gov.ru), для форм 2-НДФЛ и справки по Приложению 4 к письму БС-4-11/15166.

Резюме: какую справку выбрать в 2026 году?

Грамотное оформление справки о заработной плате в 2026 году — это не только выполнение требований Трудового кодекса (срок 3 дня)‚ но и использование актуальных утвержденных форм. Главный документ года — Приказ Минтруда № 637н — унифицировал процесс для большинства HR-задач. Бухгалтерия и кадровый отдел должны обновить шаблоны в учетных системах (1С‚ SAP‚ «Мой Склад» и др.)‚ научить сотрудников правильно разделять доходы на «включаемые» и «не включаемые» в средний заработок‚ а также своевременно переводить отчетность в СФР и ФНС в электронном виде. Это исключит риски штрафов‚ претензий банков и перерасчетов пособий.

Статья подготовлена на основании действующего на года законодательства РФ (ТК РФ‚ Приказы Минтруда № 637н‚ № 604н‚ Письма ФНС‚ Постановление Правительства № 922). Перед применением рекомендуется сверить актуальность форм на официальных ресурсах.