Справка о трудовой деятельности по форме СТД-Р — это документ, который по своей сути заменяет бумажную трудовую книжку для сотрудников, отказавшихся от её ведения. В ней отражаются все кадровые мероприятия, произошедшие с работником за время работы в конкретной организации. В этой статье подробно разберём, что представляет собой справка, кому и когда её выдавать, как правильно заполнить, а также чем она отличается от других похожих документов.

Что такое справка СТД-Р

Форма СТД-Р утверждена постановлением Правления ПФР и применяется работодателями для предоставления работнику сведений о его трудовой деятельности. Документ содержит перечень всех кадровых событий:

• приём на работу;
• переводы на другие должности;
• переименование должности или организации;
• установление второй и последующих профессий;
• приостановление и возобновление действия трудового договора;
• увольнение с указанием основания.

Важно понимать, что СТД-Р — не полностью эквивалентная замена бумажной трудовой книжки. В справке отражаются только данные о работе в текущей компании. В ней нет сведений о смене фамилии, награждениях, образовании и предыдущих местах работы. Однако у документа есть и преимущество: если сотрудник потеряет справку, ему достаточно запросить в отделе кадров новую — собирать подтверждающие документы и оформлять дубликат не потребуется.

Кому и когда выдаётся справка

Оформлять форму обязаны все компании и индивидуальные предприниматели, у которых есть наёмные работники. Справку выдают сотрудникам, работающим по трудовому договору, в т.ч.:

• внешним и внутренним совместителям;
• дистанционным работникам;
• надомникам.

Ключевое условие: СТД-Р предоставляется только тем работникам, которые отказались от бумажной трудовой книжки и перешли на электронный формат. Если сотрудник не подавал заявление о выборе формата ведения трудовой или выбрал традиционный бумажный вариант, выдавать ему справку не нужно.

Случаи выдачи

1. По заявлению в период работы. Сотрудник пишет заявление на имя руководителя — на бумаге или в электронном виде (при наличии электронной подписи); Унифицированной формы заявления нет.
2. При увольнении. Справку выдают в день прекращения трудового договора, заявление в этом случае не требуется. Если работник в последний день не вышел на работу, документ направляют заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения по адресу его места жительства. Согласие на отправку запрашивать не нужно.

Структура и образец заполнения СТД-Р

Форма состоит из нескольких разделов, которые заполняются последовательно.

Раздел 1. Сведения о работодателе

• полное наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
• регистрационный номер в СФР;
• ИНН и КПП (для организаций).

Раздел 2. Сведения о работнике

• фамилия, имя, отчество (при наличии);
• дата рождения;
• СНИЛС;
• сведения о выборе формата ведения трудовой книжки (дата подачи заявления).

Раздел 3. Сведения о трудовой деятельности

Заполняется в табличной форме. Для каждого кадрового мероприятия указывают:

• дату события (приём, перевод, увольнение);
• наименование структурного подразделения;
• должность (специальность, профессию) с указанием квалификации;
• реквизиты приказа или иного документа-основания (дата и номер);
• при увольнении — основание со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.

Раздел 4. Подписи

Справку подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо (кадровый специалист). При наличии печати ставиться оттиск. Работник расписывается в получении документа.

Чем СТД-Р отличается от других форм

СТД-Р и ЕФС-1

Форма ЕФС-1 пришла на смену отчёту СЗВ-ТД в 2023 году. Информация в справке и в электронной трудовой по сути идентична: данные о работодателе, работнике, кадровых событиях и выборе формата трудовой книжки. Разница в том, что ЕФС-1 — это отчёт, который компания подаёт в Социальный фонд России при наступлении кадровых мероприятий. На руки сотруднику его не выдают. СТД-Р же предоставляется работнику по требованию или при увольнении.

СТД-Р и СТД-СФР

Эти справки часто считают полными аналогами, но это не совсем верно. Обе нужны для трудоустройства на новое место работы, получения кредита и контроля сведений, переданных работодателем в СФР. Однако именно СТД-СФР понадобится работнику для подтверждения страхового стажа при ликвидации или реорганизации компании либо при прекращении деятельности ИП. Выдавать её следует только тем работникам, которые перешли на электронные трудовые книжки.

Практические рекомендации кадровику

• Проверяйте, подавал ли сотрудник заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, прежде чем оформлять СТД-Р.
• Заполняйте все кадровые события в хронологическом порядке, без пропусков.
• Сверяйте данные справки со сведениями, переданными в СФР по форме ЕФС-1, — расхождения могут вызвать вопросы у работника и проверяющих органов.
• При увольнении выдавайте справку строго в последний рабочий день сотрудника.
• Храните копии выданных справок и подтверждения их вручения (подпись работника, почтовые квитанции).

Справка о трудовой деятельности по форме СТД-Р — важный кадровый документ, который подтверждает стаж и кадровую историю сотрудника, выбравшего электронную трудовую книжку. Правильное и своевременное оформление справки защищает интересы работника и избавляет работодателя от претензий со стороны контролирующих органов. Используйте актуальную форму, внимательно заполняйте все разделы и соблюдайте сроки выдачи — тогда кадровый документооборот будет безупречным.