Справка-вызов — это официальный документ, который выдаёт образовательная организация работнику, совмещающему трудовую деятельность с обучением. Именно на основании этой справки работодатель обязан предоставить сотруднику учебный отпуск и связанные с ним гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом РФ. В данной статье подробно разберём, что представляет собой шаблон справки-вызова, какие сведения он должен содержать и как правильно его оформить.

Что такое справка-вызов и для чего она нужна

Справка-вызов — это документ, дающий право на предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования. Она подтверждает, что сотрудник действительно обучается в конкретном учебном заведении и нуждается в освобождении от работы на определённый период.

Справка-вызов предоставляется работникам, которые получают:

• высшее образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры;
• высшее образование по программам подготовки кадров высшей квалификации (аспирантура, ординатура, ассистентура-стажировка);
• среднее профессиональное образование;
• основное общее или среднее общее образование по очно-заочной форме обучения.

Кроме того, справку-вызов выдают и тем, кто только поступает в учебное заведение — для прохождения вступительных испытаний.

Нормативная база и унифицированная форма

Форма справки-вызова утверждена приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 19 декабря 2013 г. № 1368 (с изменениями, внесёнными приказами Минобрнауки России от № 134 и от № 525). Форма является унифицированной, поэтому учебные заведения не вправе изменять её структуру или использовать собственные бланки.

Документ состоит из двух частей, разделённых линией отрыва:

1. Справка-вызов — основная часть, которую работник предъявляет работодателю до начала учебного отпуска;
2. Справка-подтверждение — отрывная часть, которая заполняется после окончания сессии и подтверждает факт нахождения работника в образовательной организации в указанный период.

Структура и содержание шаблона справки-вызова

Шаблон справки-вызова включает следующие обязательные реквизиты и сведения:

Реквизиты документа

• дата выдачи справки (от «__» ________ 20__ г.);
• номер документа.

Адресат

Указывается работодатель, которому предназначена справка:

• полное наименование организации-работодателя, либо
• фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица.

Сведения о работнике и основание выдачи

• ссылка на соответствующую статью Трудового кодекса РФ (ст. 173, 173.1, 174, 176 и др.);
• фамилия, имя, отчество работника в дательном падеже;
• статус обучающегося: допущенный к вступительным испытаниям, слушатель подготовительного отделения или обучающийся (нужное подчёркивается);
• форма обучения: очная, очно-заочная или заочная;
• курс обучения.

Цель предоставления гарантий и компенсаций

В шаблоне указывается, для чего предоставляется отпуск:

• прохождение вступительных испытаний;
• промежуточная аттестация (сессия);
• государственная итоговая аттестация;
• итоговая аттестация;
• подготовка и защита выпускной квалификационной работы и/или сдача итоговых государственных экзаменов.

Период предоставления гарантий

Указываются даты начала и окончания периода (число, месяц, год), а также продолжительность в календарных днях.

Сведения об образовательной организации

• полное наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность;
• наименование аккредитационного органа, выдавшего свидетельство о государственной аккредитации;
• реквизиты свидетельства о государственной аккредитации;
• уровень образовательной программы (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее образование);
• код и наименование профессии, специальности или направления подготовки.

Подпись и печать

Документ подписывает руководитель образовательной организации или иное уполномоченное должностное лицо. Подпись заверяется печатью (М.П.).

Отрывная часть — справка-подтверждение

В отрывной части указываются:

• фамилия, имя, отчество работника;
• полное наименование образовательной организации (в предложном падеже);
• период фактического нахождения работника в учебном заведении;
• подпись руководителя или уполномоченного лица и печать.

Важные особенности заполнения шаблона

При оформлении справки-вызова следует учитывать ряд нюансов:

• Сведения об аккредитации не заполняются для работников, допущенных к вступительным испытаниям, слушателей подготовительных отделений, обучающихся по программам подготовки кадров высшей квалификации, а также для обучающихся по программам, не имеющим государственной аккредитации;
• для работников, осваивающих программы подготовки кадров высшей квалификации, основание предоставления гарантий и компенсаций указывается в особом порядке (согласно изменениям, внесённым приказом № 525);
• отсутствие любого из обязательных реквизитов является достаточным основанием для отказа работодателя в предоставлении учебного отпуска.

Как и где получить справку-вызов

Справку-вызов оформляет учебное заведение, в котором обучается студент. Обычно этим занимается учебная часть (деканат) или отдел по работе с обучающимися. Для получения документа работнику необходимо предоставить в вуз:

1. заявление на выдачу справки-вызова;
2. студенческий билет или зачётную книжку;
3. документ, подтверждающий факт трудоустройства (если требуется) — например, копию трудовой книжки или справку с места работы.

Справка действует на период, указанный в ней, и даёт право на учебный отпуск на весь срок сдачи экзаменов или прохождения аттестации.

Бумажный или электронный формат

Закон прямо не запрещает оформление справки-вызова в электронном виде. Документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), имеет такую же юридическую силу, как и бумажный оригинал. Однако, поскольку типовая форма содержит отрывную часть, на практике предпочтительнее бумажный вариант. Работодатель не вправе отказаться принять электронный документ, если он подписан УКЭП.

Условия предоставления учебного отпуска по справке-вызову

Работодатель обязан предоставить учебный отпуск при одновременном соблюдении трёх условий:

1. сотрудник работает в организации по основному месту работы (совместителям оплачиваемый учебный отпуск не положен — ч. 1 ст. 287 ТК РФ);
2. работник получает образование соответствующего уровня впервые (ч. 1 ст. 177 ТК РФ);
3. на имя работника поступила заверенная справка-вызов из учебного заведения, имеющего государственную аккредитацию.

Продолжительность отпуска зависит от уровня образования и курса:

• 1-й и 2-й курсы, 40 календарных дней;
• 3-й курс и далее (заочная форма) — 50 календарных дней;
• сдача государственных экзаменов — до 1 месяца;
• защита диплома вместе с госэкзаменами — до 4 месяцев.

Проверка подлинности справки-вызова

Работодатель вправе направить запрос в учебное заведение, чтобы удостовериться в подлинности документа. При этом необходимо получить письменное согласие сотрудника на обработку и передачу его персональных данных. Если справка окажется поддельной, предоставленный отпуск может быть расценён как прогул со всеми вытекающими последствиями.

Шаблон справки-вызова строго регламентирован приказом Минобрнауки России № 1368 и не допускает произвольных изменений. Корректно заполненный документ — это гарантия того, что работник сможет законно воспользоваться учебным отпуском, а работодатель — правильно оформить отсутствие сотрудника и избежать претензий со стороны проверяющих органов. Перед приёмом справки кадровой службе рекомендуется сверить документ с унифицированной формой и проверить наличие всех обязательных реквизитов.