Среднесписочная численность работников (ССЧ), один из ключевых показателей, который используется при расчете налога на прибыль организаций. Он нужен для распределения налога между обособленными подразделениями, подтверждения права на льготы и применения специальных налоговых режимов. В этой статье разберем, как правильно рассчитать численность, какие формулы использовать и на что обратить внимание бухгалтеру.
Зачем численность нужна для налога на прибыль
Показатель среднесписочной численности применяется в нескольких случаях:
- Распределение налога на прибыль между обособленными подразделениями. Согласно статье 288 НК РФ, региональная часть налога на прибыль распределяется между головной организацией и ее обособками пропорционально доле среднесписочной численности работников (либо расходов на оплату труда — по выбору налогоплательщика) и доле остаточной стоимости амортизируемого имущества.
- Подтверждение права на льготы. Например, ИТ-компании подтверждают право на пониженные тарифы и льготы, организации, использующие труд инвалидов,, освобождение по налогу на имущество и НДС по отдельным операциям.
- Применение специальных режимов. Численность влияет на право применения УСН, патента и других режимов.
Чем среднесписочная численность отличается от средней
Эти понятия часто путают, но между ними есть разница:
- Среднесписочная численность — включает только работников, состоящих в списочном составе организации, то есть оформленных по трудовым договорам (основных сотрудников).
- Средняя численность, это среднесписочная численность плюс внешние совместители и работники по гражданско-правовым договорам (ГПХ).
Для целей налога на прибыль (распределения между подразделениями) используется именно среднесписочная численность. Внешние совместители и подрядчики по договорам ГПХ в расчет не включаются.
Кого включать в расчет, а кого нет
Включаются в списочную численность:
- работники, фактически явившиеся на работу;
- сотрудники на больничном;
- работники в командировках;
- сотрудники в отпусках (ежегодных, учебных, без сохранения зарплаты);
- работники, отстраненные от работы по статье 76 ТК РФ (например, по медицинскому заключению), учитываются как целая единица за каждый календарный день;
- сотрудники на испытательном сроке;
- работники, принятые на неполное рабочее время (учитываются пропорционально отработанному времени);
- внутренние совместители — учитываются как одна единица.
Не включаются в расчет:
- внешние совместители;
- лица, работающие по договорам ГПХ;
- женщины в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком;
- сотрудники, направленные на обучение с отрывом от работы;
- адвокаты, военнослужащие, исполняющие обязанности военной службы.
Формулы расчета
Шаг 1. Среднесписочная численность за месяц
ССЧ за месяц = сумма списочной численности за каждый календарный день месяца / количество календарных дней в месяце.
Важно: учитываются все календарные дни, включая выходные и праздники. За выходной день берется численность предшествующего рабочего дня.
Шаг 2. Среднесписочная численность за квартал, полугодие, год
ССЧ за период = сумма ССЧ за все месяцы периода / количество месяцев в периоде.
Например, за год: ССЧ = (ССЧ января + ССЧ февраля + … + ССЧ декабря) / 12.
Учет работников с неполным рабочим временем
Такие сотрудники учитываются пропорционально отработанному времени:
ССЧ неполного времени = (отработанные человеко-часы за месяц) / (нормальная продолжительность рабочего дня × число рабочих дней в месяце).
Пример расчета
Допустим, в организации в марте (31 календарный день):
- с 1 по 10 марта (10 дней) работало 70 человек;
- с 11 по 20 марта (10 дней) — 72 человека;
- с 21 по 31 марта (11 дней) — 68 человек.
Расчет: ССЧ = (70 × 10 + 72 × 10 + 68 × 11) / 31 = (700 + 720 + 748) / 31 = 2168 / 31 ≈ 69,9 ≈ 70 человек.
Результат округляется до целых единиц по правилам математики.
Распределение налога на прибыль между подразделениями
Если организация выбрала в качестве показателя среднесписочную численность, доля прибыли подразделения рассчитывается так:
- Определите удельный вес ССЧ подразделения: ССЧ подразделения / ССЧ всей организации × 100%.
- Определите удельный вес остаточной стоимости амортизируемого имущества подразделения аналогичным образом.
- Найдите среднее арифметическое двух удельных весов.
- Умножьте полученную долю на налоговую базу по организации в целом, это прибыль, приходящаяся на подразделение.
Выбранный показатель (ССЧ или расходы на оплату труда) нужно закрепить в учетной политике, и он не может меняться в течение налогового периода.
Практические рекомендации
- Ведите табель учета рабочего времени аккуратно — именно он служит базой для расчета.
- Проверяйте, чтобы работники в отпусках по беременности и уходу за ребенком были исключены из расчета.
- Не забывайте округлять итоговый показатель до целых единиц.
- При наличии обособленных подразделений рассчитывайте ССЧ отдельно по каждому из них и по головной организации.
- Закрепите выбранный метод распределения прибыли в учетной политике.
Расчет среднесписочной численности для налога на прибыль — несложная, но ответственная процедура. Ошибки в ней могут привести к неправильному распределению налога между бюджетами регионов и претензиям со стороны налоговых органов. Используйте приведенные формулы, внимательно относитесь к составу учитываемых работников и фиксируйте методику расчета в учетной политике организации.