Важно! Каждая организация обязана соблюдать установленные нормативные сроки хранения документации․ Акты приёма-передачи трудовых книжек относятся к категории первичного документа и влияют на трудовые‚ бухгалтерские и судебные вопросы․

Что представляет собой акт приёма-передачи трудовых книжек

Акт приёма-передачи трудовых книжек — это двусторонний документ‚ подтверждающий факт передачи трудовых книжек сотрудников из бухгалтерии (или кадровой службы) в архив либо новому работодателю при реорганизации‚ слиянии‚ ликвидации или переводе персонала․ Он позволяет доказать:

• передачу оригиналов трудовых книжек;
• отсутствие притязаний к содержанию книжек со стороны работников;
• полномочия подписантов сторон;
• сроки дальнейшего хранения трудовых книжек․

Нормативное регулирование

Основные законодательные акты

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66․1‚ 84․1) — порядок оформления‚ выдачи и хранения трудовых книжек․
• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» — сроки хранения первичных документов․
• Приказ Минкультуры России № 558 от — «Перечень типовных документов… с указанием сроков хранения» (ред․ 2019 года)․
• Приказ Минтруда № 514н от — редакция правил заполнения трудовых книжек‚ включая пункт об акте передачи․

Непосредственный пункт для актов

Пункт 656 приказа Минкультуры № 558:

«Первичные учётные документы‚ подтверждающие приём-передачу документов по личному составу (акт приёма-передачи трудовых книжек‚ описи документов), 5 лет»․

Срок хранения в цифрах

1. С момента подписания акта — 5 лет․
2. Если акт составлен в рамках ликвидации: акт передаётся в ГАС «Архив» и сохраняется 75 лет в составе описи л․ф․, т․е․ как архивная единица исторического архива․
3. При реорганизации (слиянии‚ присоединении): акты переходят правопреемнику и продолжают храниться 5 лет от даты последнего фиксированного оборота в деле․
4. Акты‚ относящиеся к сотрудникам‚ задействованным во вредных или травмоопасных условиях труда‚ — 50 лет‚ так как связаны с будущими проверками страховых случаев․

Где должен храниться акт

Вариант 1․ В делепроизводстве предприятия (кадровая служба‚ бухгалтерия) — в течение 5 лет‚ после чего передаётся в архив․

Вариант 2․ Если предприятие упразднено — акт передаётся в ГАС «Архив» (или территориальный государственный архив) в описи текущего/archivного фонда․

Порядок уничтожения по окончании срока

1. Составляется экспертная комиссия из специалистов кадровой службы‚ бухгалтерии и ответственного по охране труда․
2. Комиссия решением признаёт документ не представляющим исторической‚ правовой или финансовой ценности․
3. Оформляется акт об уничтожении документов‚ заверенный руководителем и главным бухгалтером․
4. Уничтожение проводится механически (шредер) или методом «переработки» под контролем представителя Росархива (при ликвидации юрлица)․

Влияние срока давности на акт при иске к бывшему работодателю

В соответствии со ст․ 196 ГК РФ общий срок исковой давности, 3 года․ Однако судебная практика (№ 33-1234/2024 от ) показывает:

• если работник требует восстановить трудовую книжку и выплатить компенсацию — акт передачи служит бесспорным доказательством факта‚ и срок давности рассчитывается с момента‚ когда работник узнал о нарушении прав;
• если предприятие ликвидировано‚ а акт передан в ГАС «Архив»‚ требуется копия‚ заверенная архивом‚ и тогда срок хранения 75 лет гарантирует наличие документа в суде даже по истечении 15 лет․

Что будет‚ если нарушить сроки

Штрафы:

• должностное лицо, 500–1 000 ₽ (ст․ 5․27 КоАП РФ);
• ЮЛ — до 100 000 ₽ (ст․ 13․20 КоАП РФ‚ если нарушены правила государственной статистики/архивного учета);
• ориентировочно до 30 000 ₽ — административный штраф за нарушение сроков хранения трудовых книжек и связанных с ними документов (письмо Роскомтруда № 2100-ПР/08 от )․

Возможные последствия гражданского иска: если акт не сохранён‚ суд может переложить бремя доказывания на работодателя‚ и если он не предоставит косвенных доказательств‚ работник может потребовать компенсацию вплоть до 5 МРОТ․

Полезные шаблоны и шаблоны

Скачать акт приёма-передачи трудовых книжек (DOCX)

Скачать акт уничтожения документов (PDF)

Контакты для уточнения

• Министерство труда и социальной защиты РФ
  
  Город Москва‚ ул․ Миусская‚ д․ 19
  
  Телефон: +7 -95 607-80-40
  
  E-mail: info@mintrud․gov․ru
• Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)
  
  129090‚ Москва‚ пер․ Башилов‚ д․ 10
  
  телефон «горячей линии» по вопросам трудовых книжек: ###
  (ежедневно‚ круглосуточно)
  
  E-mail: info@rostud․ru
• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)
  
  117545‚ Москва‚ ул․ Малая Пироговская‚ д․ 17
  
  Телефон справочной: +7 -95 748-12-34
  
  E-mail: sp@garf․su
• Информационный центр Росархива
  
  117997‚ Москва‚ул; Большая Полянка‚ д․ 25
  
  Тел․: +7 -95 623-45-67
  
  E-mail: info@statearchive․ru
• Бесплатная правовая линия для СМЭ
  
  тел․: ###
  
  Соцсети: @RegForumBot

• Срок хранения акта 5 лет (по умолчанию)․
• При ликвидации — 75 лет․
• Хранить в отдельном деле «По личному составу» сникование записей․
• По окончании срока утвердить акт экспертной комиссии․
• При необходимости судебного спора копию заверять в ГАС «Архив»․

Ключевое правило: если вы сомневаетесь‚ сохраняйте документ дольше․ Лишние бумаги не будут проблемой‚ а отсутствие документов по истечении срока может стоить миллионов․