Вопрос о сроках хранения протоколов комиссии по распределению стимулирующих выплат возникает у кадровиков, бухгалтеров и архивистов бюджетных учреждений достаточно часто. Разберемся, какие нормативные документы регулируют этот вопрос и какой срок хранения следует применять на практике.
Что представляют собой протоколы комиссии
Комиссия по распределению стимулирующей части фонда оплаты труда создается в образовательных, медицинских и иных бюджетных учреждениях. В ее состав, как правило, входят представители администрации, работники учреждения, а иногда и представители профсоюзного органа. Результаты работы комиссии оформляются протоколами заседаний, на основании которых руководитель издает приказ о начислении стимулирующих выплат конкретным сотрудникам.
Таким образом, протокол комиссии — это документ, непосредственно связанный с оплатой труда и премированием работников, что и определяет срок его хранения.
Нормативная база
Основные документы, на которые следует опираться:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Росархива от № 236, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения.
Какой срок хранения применять
Здесь есть важный нюанс. Статья 405 Перечня, утвержденного приказом Росархива № 236, устанавливает срок хранения 5 лет для расчетов, справок и списков о премировании работников. Однако протоколы заседаний комиссии в этой статье прямо не поименованы.
В то же время статья 403 Перечня относит документы об оплате труда к документам по личному составу со сроком хранения 50 лет (для документов, созданных после 2003 года) или 75 лет (для документов, созданных до 2003 года). Поскольку протоколы о распределении стимулирующей части фонда оплаты труда по своей сути относятся к документам о премировании и оплате труда, эксперты рекомендуют применять именно длительный срок хранения.
Практическая рекомендация
Безопаснее хранить протоколы комиссии по стимулирующим выплатам 50 лет (для современных документов), поскольку:
- протокол является основанием для издания приказа о выплатах, который хранится длительный срок;
- документ может понадобиться при подтверждении стажа и заработка работника для назначения пенсии;
- при архивной проверке уничтожение таких протоколов раньше срока может быть расценено как нарушение.
Может ли организация установить свой срок
Конкретные особенности хранения документов могут закрепляться во внутренних нормативных актах учреждения, например, в положении об оплате труда, положении о комиссии или номенклатуре дел архива. Однако установленные внутренними актами сроки не должны быть меньше сроков, определенных законодательством об архивном деле и перечнями Росархива.
Протоколы заседаний комиссии по распределению стимулирующих выплат относятся к документам по личному составу и оплате труда. Несмотря на то что статья 405 Перечня № 236 предусматривает 5-летний срок для ряда документов о премировании, протоколы в ней прямо не указаны. Поэтому надежным и юридически грамотным решением будет хранить такие протоколы 50 лет (для документов, созданных после 2003 года). Это защитит учреждение от претензий при проверках и обеспечит права работников на подтверждение своих выплат в будущем.