Суточные — это денежные средства, которые работодатель выплачивает сотруднику для компенсации дополнительных расходов, связанных со служебной командировкой (питание, бытовые нужды и т.д.). Законодательство устанавливает необлагаемые лимиты суточных, однако на практике компании нередко выплачивают суммы выше норматива. Такие выплаты называются сверхнормативными суточными, и с них придётся заплатить налоги и взносы. Разберёмся подробно, какие именно.
Нормативы суточных, не облагаемые налогами
Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ, от налогообложения освобождаются суточные в следующих пределах:
- 700 рублей в сутки, при командировках по территории Российской Федерации;
- 2 500 рублей в сутки — при заграничных командировках.
Всё, что выплачено сверх этих сумм, считается доходом работника и подлежит налогообложению. Важно: работодатель вправе установить в локальном нормативном акте (положении о командировках, коллективном договоре) любой размер суточных — хоть 5 000 рублей в день. Но налоговые последствия возникнут именно с суммы превышения лимита.
Какие налоги начисляются на сверхнормативные суточные
НДФЛ (налог на доходы физических лиц)
Сумма превышения норматива включается в основную налоговую базу работника по НДФЛ. Налог удерживается по ставке, применяемой к доходам сотрудника (как правило, 13%, а при высоких доходах — по прогрессивной шкале). Работодатель выступает налоговым агентом: он обязан исчислить, удержать НДФЛ из доходов работника и перечислить его в бюджет.
Особенности отражения:
- Датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных считается последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт после возвращения работника из командировки;
- Удерживается налог при ближайшей выплате денежных средств сотруднику (например, зарплаты);
- С 2024 года для отражения сверхнормативных суточных в справке о доходах используется код дохода 2017;
- В отчёте 6-НДФЛ сумма налога отражается в том периоде, когда налог был фактически удержан.
Страховые взносы
Пункт 2 статьи 422 НК РФ прямо отсылает к нормам, установленным для НДФЛ в пункте 3 статьи 217 НК РФ. Это означает, что суточные сверх лимитов (700 / 2 500 рублей) облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование по единому тарифу (в общем случае — 30% в пределах единой предельной величины базы).
В расчёте по страховым взносам (РСВ) облагаемая сумма сверхнормативных суточных отражается в соответствующих графах, если база для исчисления взносов не превысила единую предельную величину.
Важное исключение: взносами на травматизм (на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний) суточные не облагаются — ни в пределах норм, ни сверх них, поскольку эти взносы регулируются отдельным законодательством.
Пример расчёта
Сотрудник находился в командировке по России 5 дней. Положением о командировках установлены суточные в размере 1 500 рублей в сутки.
- Всего выплачено суточных: 1 500 × 5 = 7 500 рублей;
- Необлагаемый лимит: 700 × 5 = 3 500 рублей;
- Сумма сверх нормы: 7 500 − 3 500 = 4 000 рублей;
- НДФЛ (13%): 4 000 × 13% = 520 рублей — удерживается из зарплаты сотрудника;
- Страховые взносы (30%): 4 000 × 30% = 1 200 рублей — уплачиваются за счёт работодателя.
Налог на прибыль и УСН: можно ли учесть в расходах
Здесь действует выгодное для бизнеса правило: для целей налога на прибыль и УСН суточные не нормируются. Это значит, что компания вправе учесть в расходах всю сумму суточных, включая сверхнормативную часть, при условии, что размер выплат закреплён в локальном нормативном акте организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 13 ст. 346.16 НК РФ).
Особые ситуации
Разъездной характер работы
С 1 января 2024 года вступило в силу важное изменение: суточные (надбавки за разъездной характер работы), выплачиваемые сотрудникам, чья работа носит разъездной характер или выполняется в пути, облагаются НДФЛ и страховыми взносами по тем же правилам, что и командировочные суточные, то есть освобождаются только в пределах 700 рублей по РФ и 2 500 рублей за рубежом. Ранее такие выплаты не облагались в размерах, установленных локальными актами.
Водители в служебных поездках
ФНС России в Письме от № БС-4-11/1289 разъяснила порядок удержания НДФЛ с суточных, выплачиваемых водителям автотранспортных средств при направлении их в служебные поездки: применяются общие нормы о лимитах 700/2 500 рублей.
Однодневные командировки
При однодневных командировках по России суточные по общему правилу не выплачиваются. Однако если работодатель компенсирует расходы сотрудника в такой поездке, по позиции Верховного Суда РФ такие выплаты могут не облагаться НДФЛ и взносами как возмещение расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей.
- Суточные в пределах 700 руб. (РФ) и 2 500 руб. (заграница) налогами и взносами не облагаются;
- С суммы превышения удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы (кроме взносов на травматизм);
- Доход в виде сверхнормативных суточных возникает в последний день месяца утверждения авансового отчёта;
- В справке о доходах применяется код 2017;
- В расходах по налогу на прибыль и УСН суточные учитываются полностью, без нормирования;
- С 2024 года те же правила распространяются на выплаты сотрудникам с разъездным характером работы.
Чтобы избежать претензий налоговых органов, закрепите размеры суточных в положении о командировках, своевременно утверждайте авансовые отчёты и корректно отражайте сверхнормативные суммы в отчётности 6-НДФЛ и РСВ.